Zatory płatnicze to jedna z najczęstszych przyczyn utraty płynności finansowej. Na czym polegają? Jak im zapobiegać i co robić, jeśli mimo wszystko pojawią się w firmie?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym są zatory płatnicze;
✔ jak do nich dochodzi i dlaczego są groźne;
✔ jak im przeciwdziałać.
Czym są zatory płatnicze i jak do nich dochodzi?
Do zatorów płatniczych dochodzi, gdy firma nie otrzymuje na czas pieniędzy od kontrahentów. Jeśli takie oczekiwanie na płatności od partnerów biznesowych się przeciąga, może to mieć katastrofalny wpływ na jej finanse oraz wiarygodność.
Dla kogo zatory płatnicze są szczególnie groźne?
Zjawisko jest szczególnie groźne dla małych i średnich firm. Brak zapłaty w terminie często może oznaczać dla nich utratę płynności finansowej, a nawet bankructwo. Problem ten dotyka jednak nie tylko początkujących przedsiębiorców, ale także firmy z ugruntowaną pozycją na rynku.
Z badania “Jak MŚP korzysta z windykacji?”, przeprowadzonego przez Instytut Mands dla firmy Kaczmarski Inkasso, trudną sytuację firm w dobie pandemii COVID-19 pogorszyło dodatkowo niepłacenie przez kontrahentów faktur za towary i usługi w ustalonym terminie. Dla prawie ⅔ tego typu przedsiębiorstw co czwarta faktura VAT wystawiana średnio w miesiącu jest opłacana po terminie. Co trzecia firma zadeklarowała z kolei, że takich nieopłaconych w umówionym czasie faktur jest aż 50%.
Uczestniczący w badaniu przedsiębiorcy deklarowali, że z powodu problemów z zatorami płatniczymi w ostatnich dwóch latach do profesjonalnej windykacji skierowali nawet 500 faktur. Najwięcej z nich (85%) przekazało do 50 spraw, a 42% – od 1 do 10. Więcej niż 50 faktur oddało 15% firm. Każdą przeterminowaną fakturę przekazuje do odzyskania 15% MŚP1.
Jakie są przyczyny i skutki zatorów płatniczych?
Eksperci najczęściej wskazują trzy główne przyczyny powstawania zatorów:
• nienajlepsza kondycja finansowa płatnika;
• brak zapłaty przez płatnika od jego kontrahenta;
• celowe działanie – “kredytowanie się kosztem wierzyciela” ze względu na niskie odsetki ustawowe za zwłokę.
Nieterminowe płatności i zbyt długie terminy zapłaty mają negatywny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstw, a co za tym idzie – również ich rozwój. Zwiększają koszty prowadzenia działalności. W najgorszym scenariuszu mogą nawet doprowadzić do upadłości firmy lub jej likwidacji.
Powstanie zatoru płatniczego skutkuje szeregiem zjawisk towarzyszących.
Najczęściej powoduje ograniczenie kosztów: redukcje wynagrodzenia (a często nawet zwolnienia) i wstrzymanie wydatków na inwestycje, co z kolei hamuje rozwój firmy.
Często wiąże się również z brakiem możliwości terminowego regulowania własnych zobowiązań. Firma ryzykuje w ten sposób trafieniem na listę dłużników Biur Informacji Gospodarczej i utratę wiarygodności finansowej oraz wizerunku rzetelnego kontrahenta. To z kolei może wiązać się z mniejszą liczbą otrzymywanych zamówień lub zleceń czy problemami z zawarciem nowego kontraktu, zaciągnięciem kredytu czy skorzystaniem z usług innych firm.
Konieczność wystąpienia na drogę sądową lub zlecenie windykacji w celu odzyskania długu to kolejne koszty, na jakie narażony jest przedsiębiorca, który nie otrzymuje na czas płatności za dostarczone towary lub wykonane usługi.
Zatory płatnicze są zatem ogromnym zagrożeniem nie tylko dla uczciwych firm, ale także dla całej gospodarki, gdyż spowalniają tempo wzrostu gospodarczego.
Jak bronić się przed zatorami płatniczymi?
Istnieje wiele metod zapobiegania powstawaniu opóźnień w otrzymywaniu wpłat od kontrahentów. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.
Właściwa weryfikacja
Szczegółowa weryfikacja kontrahenta (zwłaszcza w przypadku nowych partnerów biznesowych), to podstawa. Jak ją przeprowadzić? Najlepiej skorzystać z dostępnych w sieci rozwiązań. Jednym z nich jest ALEO.com.
To największa baza informacji o ponad 3,5 miliona polskich firm. Dane pochodzą z oficjalnych rejestrów KRS, CEiDG oraz REGON i są na bieżąco aktualizowane. Dzięki ALEO.com można za darmo sprawdzić takie informacje o dowolnej firmie, jak:
• dane kontaktowe (adres, e-mail, numer telefonu);
• dane rejestrowe (NIP, REGON, KRS, forma prawna, numery PKD, kapitał zakładowy);
• odpisy z KRS-u;
• informacje o władzach firmy;
• powiązania między firmami (kapitałowe oraz osobowe);
• sprawozdania finansowe;
• wskaźniki finansowe (między innymi przychody netto ze sprzedaży, zysk / strata brutto. EBITDA, aktywa obrotowe, kapitał własny, zobowiązania i rezerwy na zobowiązania);
• informacje o przyznanych dotacjach z Unii Europejskiej;
• wiarygodne opinie klientów.
Dobra dokumentacja kontraktu
Nie wolno zapominać o rzetelnym prowadzeniu dokumentacji kontraktu. W razie potrzeby ułatwi ona skuteczne dochodzenie należności na drodze sądowej. Należy przede wszystkim upewnić się, czy dokumentacja związana z zawarciem umowy handlowej została podpisana przez osoby do tego upoważnione.
Warto także pozyskiwać pełne dane teleadresowe i stosowne zgody (na przykład na korespondencję pomiędzy stronami w formie elektronicznej) już na etapie zawierania kontraktów. Ma to kluczowe znaczenie na przykład w przypadku dokonywania wpisów w Biurach Informacji Gospodarczej.
Monitoring płatności
Tego typu działanie profilaktyczne jest niezwykle istotne, bo minimalizuje ryzyko wystąpienia opóźnień w płatnościach. Polega głównie na przypominaniu o zbliżających się terminach zapłaty.
Własnoręczne prowadzenie ewidencji wpłat otrzymanych i przypominanie kontrahentom o terminach płatności może okazać się nie tylko czasochłonne i pracochłonne, ale nieraz również nużące czy irytujące. Warto zatem skorzystać z istniejących na rynku rozwiązań.
Jednym z nich są Moje Usługi dla firm. Serwis jest częścią ekosystemu imoje, a jego operatorem jest ING Usługi dla Biznesu S.A.
Skierowany jest do firm usługowych, których wielkość i liczba klientów nie pozwala na stworzenie własnego elektronicznego Biura Obsługi Klienta, wyposażonego w mechanizm komunikacji (poprzez powiadomienia) i rozwiązanie płatnicze.
Oferowane przez nich usługi są “szyte na miarę”. Opłaty za ich wykonanie są czasem pobierane cyklicznie (indywidualnie lub od grupy). Mogą to być także takie usługi, których nie da się “opakować w sprzedaż e-commerce”, a więc wystawić na stronie internetowej, aby następnie klient mógł dodać je do koszyka i zapłacić. Do tej grupy firm należą zatem:
• żłobki, przedszkola i szkoły;
• małe biura podróży;
• przedsiębiorstwa prowadzące zajęcia edukacyjne (szkoły językowe, szkoły taneczne, kluby sportowe i tym podobne);
• firmy szkoleniowe / eventowe;
• lokalni dostawcy internetu i telewizji;
• dostawcy usług na miarę (stolarze, producenci mebli na zamówienie);
• firmy z tak zwanej “branży beauty” (kosmetyczki, fryzjerzy, podolodzy).
Serwis pozwala firmom wysyłać do klientów (poprzez sms czy e-mail) prośby o wpłatę za wykonane lub planowane usługi, które są następnie opłacane w sprawdzony w e-commerce sposób, czyli bramkę płatniczą. System automatycznie przypomina spóźnionym o zaległych płatnościach, a firmy otrzymują zestawienia dotyczące zebranych pieniędzy.
Jakie są najważniejsze cechy systemu?
| Dla przyjmującego wpłaty | Dla płatnika |
|---|---|
| nie musi być klientem ING | nie musi być klientem ING |
| może tworzyć indywidualne / grupowe lub cykliczne prośby o wpłatę | może skorzystać z wygodnej płatności przez bramkę płatniczą (na przykład za pomocą BLIK-a) z dowolnego banku |
| ma możliwość spersonalizowania treści powiadomień (wysyłanych przed / w / po terminie wpłaty) z linkiem do bramki płatniczej | może otrzymywać powiadomienia e-mailowe lub sms-owe, przypominające o płatności |
| dostaje od systemu jasną informację, kto zapłacił, a kto nie |
Więcej informacji o serwisie Moje Usługi dla firm: https://mojeuslugi.pl/firma/.
Rozpoczęcie procesu monitoringu na wczesnym etapie przynosi bardzo dobre rezultaty. Wpływa przede wszystkim na obniżenie kosztów ewentualnych działań windykacyjnych, ale także na:
• możliwość wykrycia nierzetelnych kontrahentów już na początku;
• zwiększenie skuteczności windykacji (należności monitorowane od wczesnej fazy można odzyskać znacznie szybciej i prościej).
Dodatkową korzyścią płynącą ze stosowania monitoringu płatności jest uniknięcie zachwiania dobrych relacji między firmami, a także poprawienie płynności finansowej przedsiębiorstw.
Faktoring
Bardzo dobrym rozwiązaniem dla firmy wystawiającej fakturę i oczekującej na płatność od klienta jest faktoring, na przykład ten oferowany przez ING Bank Śląski w ramach usługi Finansowanie Faktur.
Jak to działa?
• Należy zarejestrować się w systemie, potwierdzić dane osobowe (oraz adres e-mail i numer telefonu), a następnie wykonać przelew na kwotę 1 zł (aby potwierdzić prawo do reprezentowania przedsiębiorstwa i rachunek bankowy). Otrzymana złotówka wraca na firmowe konto.
• Po aktywacji profilu można przekazywać Bankowi faktury do finansowania. Dane są weryfikowane, a następnie do kontrahenta wysyłana jest prośba o potwierdzenie transakcji.
• Jeśli kontrahent potwierdzi fakturę, pieniądze przelewane są na konto nawet tego samego dnia.
Pierwsza faktura finansowana jest bez żadnych opłat, ani prowizji.
Więcej informacji o usłudze dostępnych jest na stronie: https://finansowaniefaktur.pl.
Ostateczne rozwiązanie: windykacja
Opóźnienie w płatności wynoszące ponad dwa tygodnie to już wystarczający sygnał do podjęcia szybkich i konsekwentnych działań. Wielu ekspertów wskazuje, że po około 60 dniach oczekiwania na otrzymanie zapłaty prawdopodobieństwo odzyskania długo spada statystycznie do 50%.
Konieczne może wtedy okazać się rozpoczęcie współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną. Może to w dużym stopniu zapobiec powstawaniu niekorzystnych zatorów płatniczych, a w konsekwencji utracie płynności finansowej.
Jak ustawodawca zapobiega powstawaniu zatorów płatniczych?
1 stycznia 2020 roku weszła w życie ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Jej zapisy regulują między innymi kwestię maksymalnych terminów płatności. Wynoszą one:
• 30 dni w przypadku transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny (ale nie podmioty lecznicze, na przykład szpitale);
• 60 dni w przypadku transakcji opłacanych przez publiczne podmioty lecznicze oraz zawieranych między przedsiębiorcami, w których dłużnikiem małej lub średniej firmy jest duże przedsiębiorstwo.
Ustawa przewiduje prawo do odstąpienia lub wypowiedzenia umowy w szczególnych warunkach, jeśli termin zapłaty za nią przekracza 120 dni.
Dodatkowo od stycznia 2020 roku wierzyciele mają prawo do odsetek za opóźnienie w wysokości 11,5%. Wcześniej odsetki te wynosiły 9,5%. Obecnie ta niższa stopa dotyczy jedynie podmiotów leczniczych.
W ustawie zawarto przepisy pozwalające na stosowanie kar administracyjnych dla przedsiębiorców tworzących zatory płatnicze. Za ich nakładanie odpowiedzialny będzie Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta.
Dodatkowe zmiany zaszły w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i od osób prawnych (CIT). Jeśli dłużnik nie spłaci należności w terminie 90 dni od daty upływu terminu płatności, wierzyciel będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania o brakującą kwotę.
Adres URL grafiki tytułowej: https://unsplash.com/photos/p-ER1gHMTYY
