Przedsiębiorcy, coraz częściej decydują się na kupno auta na firmę - i nic dziwnego, ponieważ to duże ułatwienie w transporcie, ale również sposób na skuteczną optymalizację podatkową. Dużo wątpliwości sprawia jednak kwestia sposobu finansowania pojazdu. Głównie chodzi o to, czy dokonać zakupu samochodu firmowego za gotówkę, leasing czy wziąć kredyt. Sprawdźmy, jak może przebiegać proces zakupu auta na firmę i o czym należy pamiętać.
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- Jak kupić samochód na firmę?
- W jaki sposób sfinansować zakup auta na firmę?
- Czym jest koszt uzyskania przychodu i amortyzacja?
Zakup samochodu na firmę 2023 - wiele możliwości
Bez wątpienia posiadanie auta firmowego jest w dzisiejszych czasach bardziej normą, niż wyjątkiem. Przed dokonaniem zakupu samochodu należy jednak rozważyć różne opcje i cel jego użytkowania. Inaczej wygląda sytuacja rozliczenia auta użytkowanego na potrzeby prywatne i firmowe, a inaczej w celach wyłącznie firmowych.
Decydując się na zakup samochodu na firmę, warto wziąć pod uwagę nie tylko kwestie finansowe, ale również podatkowe, niektóre opcje mogą być dla Ciebie pod tym względem mniej lub bardziej korzystne w zależności od sytuacji.
Zakup auta na firmę dla jednoosobowej działalności będzie rządził się innymi prawami, niż w przypadku dużego przedsiębiorstwa, chociażby pod względem warunków kredytowych. Jednakże obie strony posiadają możliwość sięgnięcia po jedną z form zakupu - leasing operacyjny, wynajem długoterminowy lub zakup za gotówkę.
Leasing operacyjny, zakup za gotówkę czy kredyt?
Leasing samochodu na firmę
Zawarcie umowy leasingu operacyjnego jest często wybieraną opcją zakupu auta na firmę. Wiąże się on z wygodą finansową i brakiem konieczności wydania dużej sumy pieniędzy jednorazowo.
Leasing samochodowy polega na wpłacie wkładu własnego, a następnie regularnie spłacanie rat, zawierających między innymi odsetki i prowizje. Po opłaceniu wszystkich rat, możliwy jest wykup samochodu i przejęcie go na własność. W tym wypadku, koszt wykupu samochodu na firmę wynosiłby od 1 do 50% wartości auta.
Przedsiębiorca korzystający z tej formy finansowania, może zaliczyć opłatę wstępną i raty leasingowe do kosztów uzyskania przychodu (70% lub 100%).
Zakup samochodu za gotówkę
Podstawową informacją jest to, że samochód kupiony na fakturę vat (za gotówkę) może być nowy z salonu lub pochodzić z rynku wtórnego. Dlatego, w zależności od formy zakupu, auto na firmę będzie inaczej rozliczane pod kątem odprowadzenia VAT-u. Poniżej przedstawiamy trzy możliwości:
- Kupno samochodu na firmę na fakturę VAT (23%) – jeśli kupujący jest czynnym podatnikiem VAT. może odliczyć podatek częściowo lub w całości.
- Kupno samochodu na firmę na fakturę VAT marża – kupujący nie może odliczyć VAT-u, natomiast może wliczyć w koszty firmy kwotę brutto widniejącą na fakturze.
- Kupno samochodu na firmę za gotówkę od osoby prywatnej – kupujący nie ma możliwości odliczenia VAT-u, ponieważ zawierana jest umowa kupna - sprzedaży.
Jeśli chodzi o ujęcie samochodu na firmę w kosztach uzyskania przychodu - jest to możliwe, jednakże auto musi być niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej.
Kredyt samochodowy
Przedsiębiorcy równie często dokonują zakupu samochodu firmowego poprzez zawarcie umowy kredytowej z bankiem. Obecnie można skorzystać z dwóch opcji - kredytu samochodowego lub kredytu gotówkowego, w zależności od indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa i celów, które chce osiągnąć.
Jest to opcja stosunkowo podobna do leasingu, jednakże posiadanie samochodu na firmę zakupionego kredytem, wiąże się z większą odpowiedzialnością i bardziej skomplikowanym procesem weryfikacji finansowej przedsiębiorstwa.
Warto pamiętać, że podczas spłacania kredytu w dalszym ciągu możesz rozliczyć 75% kosztów eksploatacyjnych.
Kupno auta na firmę a koszty uzyskania przychodu
Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mówi jasno o limitach dotyczących odpisów amortyzacji, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: (...) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
a) 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 908 i 1086),
b) 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych
Kupując samochód na firmę za gotówkę, można wliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki poniesione na eksploatację auta firmowego (np. zakup paliwa, serwis). Istnieje jednak konkretny podział odpisywania wydatków:
- 100% poniesionych wydatków - w przypadku przeznaczenia samochodu do celów tylko i wyłącznie służbowych.
- 75% poniesionych wydatków - w przypadku przeznaczenia samochodu do celów mieszanych (służbowych i prywatnych).
W przypadku zakupu auta za kredyt do poniesionych kosztów uzyskania przychodu można dołączyć odsetki od rat leasingowych. Należy przy tym pamiętać, żeby zmieścić się w limicie odpisów amortyzacyjnych, który w przypadku firm wynosi 150.000 zł.
Odpisy amortyzacyjne dokonuje się na podstawie jednej z trzech rodzajów metod:
- Liniowo – 5 letni okres dokonywania odpisów z wykorzystaniem stawki 20%.
- Według stawki indywidualnej 40% – 2,5 letni okres dokonywania odpisów (w przypadku samochodu używanego).
- Jednorazowo – jednorazowy odpis (samochody o wartości poniżej 10.000 zł.).
Wartość początkową stanowi kwota zakupu pojazdu oraz opłaty dodatkowe poniesione do dnia wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych. Są nimi m.in: koszty załadunku, koszty przeładunku, koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, różnego rodzaju opłaty rejestracyjne, dodatkowe wyposażenie oraz jego montaż.
Aby móc uzyskać zgodę na włączenie wydatków w koszty uzyskania przychodów, należy również spełnić określone warunki: mieć dowód na moment powstania wydatku, posiadać możliwość wykazania, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodu oraz wydatek musi znajdować się w katalogu kosztów uzyskania przychodów.
Samochód na firmę a formalności
Przedsiębiorca decydujący się na zakup samochodu na firmę musi zdawać sobie sprawę, że jest to stosunkowo duży wydatek, który sprowadza się do wymagań związanych z formalnościami. W Polskim prawie obowiązuje zasada, że każde nabyte auto na firmę powyżej 10.000 zł (netto - w przypadku czynnych płatników VAT, brutto - w przypadku nievatowców) powinno być ujęte w ewidencji środków trwałych, jaki i podlegać amortyzacji.
Jaki podatek VAT od samochodu w leasingu?
Zakup samochodu firmowego wiąże się, jak już wiemy z możliwością odprowadzania podatku VAT od codziennego jego użytkowania (np. od zakupu paliwa czy innych bieżących kosztów). Zgodnie z Polskim prawem, auto firmowe może być rozliczane według stawek:
50% odliczenia podatku - jeśli auto używane jest do celów zawodowych, jak i prywatnych.
100% odliczenia pełnego podatku - jeśli auto używane jest wyłącznie do celów firmowych.
Wybierając tę drugą opcję, przedsiębiorca musi spełnić dodatkowe warunki:
- zgłosić samochód firmowy w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,
- stworzyć regulamin użytkowania samochodu w firmie,
- prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.
Niedokonanie wszystkich formalności związanych z rozliczeniem auta, może skutkować narażeniem się na grzywnę od Urzędu Skarbowego.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu - czy to konieczne?
W przypadku, gdy to pracownik korzysta z prywatnego samochodu do użytku firmowego, może ubiegać się o zwrot kosztów eksploatacyjnych, które liczone są na podstawie kilometrówki, czyli stawkę za 1 km przebiegu. W ewidencji przebiegu pojazdu powinny znaleźć się również informacje o przebiegu tras, aby w późniejszym czasie móc odliczyć wydatki eksploatacyjne (20%) oraz VAT.
Jak wcześniej wspomniano przedsiębiorcę obowiązuje stały limit wydatków związanych z eksploatacją samochodu prywatnego - 20%. Dla samochodów prywatnych przedsiębiorcy nie obowiązuje prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, dlatego z faktur (np. za zakup paliwa czy oleju) przedsiębiorca odliczy jedynie 20% do kosztów firmowych.
Podsumowanie
Posiadanie samochodu na firmę jest bez wątpienia wygodnym sposobem na prowadzenie działalności i rozliczania kosztów jego użytkowania. Przed zakupem auta na firmę, należy jednak rozważyć dostępne metody finansowania - leasing, kredyt lub najem długoterminowy i dopasować je do indywidualnych możliwości i potrzeb. Warto również zwrócić uwagę na opłacalność decyzji w kontekście przyszłości i popatrzeć nie tylko na korzyści majątkowe ale również na te związane z podatkami.
Sprawdź też artykuły na Firmove.pl:
1) Stawka godzinowa 2023 – jak się zmieniła i ile wynosi?
2) Jak samodzielnie rozliczać ryczałt krok po kroku?
3) Zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym – kiedy może być potrzebne?
