Podjęcie się współpracy z nowym kontrahentem może okazać się dla Twojego biznesu bardzo korzystne – ale nie zawsze. W praktyce nie każdy partner biznesowy jest uczciwy. Sprawdź jak zmniejszyć ryzyko i w jaki sposób weryfikować potencjalnych kontrahentów. Gdzie szukać danych o firmach, aby mieć pewność swojej decyzji?
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- Dlaczego warto przeprowadzić weryfikację kontrahenta?
- Jak sprawdzić firmę w Internecie?
- Jak sprawdzić, czy firma jest zawieszona lub, czy istnieje?
Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta przed podjęciem współpracy?
Przepisy polskiego prawa nie zobowiązują do weryfikacji kontrahenta przed podpisaniem umowy. Tak więc tego typu ryzyko podejmujesz na własną rękę. Jeśli porozumienie zostało podpisane prawidłowo, to umowa wchodzi w życie zgodnie z prawem.
Weryfikacja kontrahenta może być zatem dobrą decyzją, która może ochronić się przed oszustami, manipulacją, a w najgorszym wypadku utratą pieniędzy. Oprócz strat finansowych nie zweryfikowanie kontrahenta może skończyć się dla Ciebie poważnymi skutkami prawnymi np. w wyniku współpracy z zarejestrowaną firmą czy działającą pod przykrywką nielegalną działalnością. Niezwykle ważne jest zatem zweryfikowanie czy dany podmiot zarejestrował działalność gospodarczą i czy jest podatnikiem VAT. Szczególnie jeśli w wyniku zawartych umów dokonujesz płatności. Jak sprawdzić firmę? Sposobów jest wiele, o których dowiesz się w dalszej części tego artykułu.
Jak sprawdzić firmę na własną rękę?
Przede wszystkim, aby zweryfikować podmiot warto sprawdzić, czy firma istnieje. W tym celu wystarczy, że wpiszesz jego nazwę w wyszukiwarkę i zapoznasz się z informacjami, które na jego temat się pojawiły. Możesz również sprawdzić informacje o kontrahencie w naszej bazie firm ALEO.com.
Profil firmy na ALEO.com to informacje o władzach firm, ich składzie i sposobie prezentacji. Uzyskane dane pozwolą Ci przeanalizować powiązania kapitałowe i osobowe członków przedsiębiorstwa z innymi firmami czy kontrahentami. Ważną kwestią są również opinie o danej firmie, dzięki którym możesz sprawdzić czy klienci, jak i inni kontrahenci byli zadowoleni ze współpracy z interesującą Cię firmą.
Weryfikacja firmy w rejestrze CEIDG i KRS
Skutecznym sposobem na weryfikację kontrahenta jest spojrzenie do ogólnodostępnych i darmowych rejestrów: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Aby znaleźć informacje o danym podmiocie, wystarczy podać co najmniej jedną informację, która go identyfikuje, może to być nazwa, NIP, REGON lub adres siedziby. Dostęp do danych jest darmowy, dzięki czemu każdy może sprawdzić, czy kontrahent nie ma zawieszonej działalności, czy jest zarejestrowany, czym zajmuje się jego przedsiębiorstwo, kto zasiada w zarządzie oraz czy nie jest prowadzone przeciwko niemu postępowanie upadłościowe.
CEIDG nie prowadzi rejestru podmiotów wykonujących działalność nierejestrowaną, w przeciwieństwie do KRD, które gromadzi dane osób prawnych np. spółek prawa handlowego, fundacji czy stowarzyszeń.
Weryfikacja kontrahenta w US i ZUS
Wielu przedsiębiorców może obawiać się niewypłacalności związanej z zadłużeniem podatkowym kontrahenta. W tym celu może pomóc Ci uzyskanie stosownego zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, które wykaże, że firma, która Cię interesuje, jest wolna od zaległości podatkowych i opłaca należności terminowo. Regularne opłaty składek na ubezpieczenia społeczne i innych podatków, pozytywnie wpływają na rzetelność takiego przedsiębiorstwa.
Prawo do uzyskania tego rodzaju informacji przysługuje każdemu przedsiębiorcy, jednakże jest odpłatne. Bez zgody kontrahenta sprawdzisz za to, czy jest on płatnikiem podatku VAT, co również jest istotną informacją.
Co daje sprawdzenie firmy na białej liście VAT?
Wykaz informacji o podatnikach VAT obowiązuje od 1 września 2019 roku i został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Dowiesz się z niego głównie tego, czy interesujący Cię kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT, czy został wykreślony lub przywrócony.
Informacje o kontrahencie znajdziesz pod adresem oficjalnej wyszukiwarki rządowej: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.
W wykazie podatników VAT znajdziesz informacje o kontrahencie, takie jak:
- imię i nazwisko lub nazwa firmy,
- czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
- czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym cię okresie (wskazujesz datę),
- data rejestracji jako podatnika VAT,
- data i powód jego wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji – jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym,
- numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie wpłacisz należności.
Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta w rejestrze VAT? Otóż sprawdzenie konta bankowego podmiotu jest niezwykle istotne, aby zabezpieczyć się przed uczestnictwem w nieuczciwej transakcji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na rachunek spoza białej listy naraża przedsiębiorcę na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z transakcji.
Jak sprawdzić, czy firma ma długi?
Weryfikację kontrahenta warto również poprzeć sprawdzeniem rejestrów dłużników. Znajdziesz tam informacje o kondycji finansowej danego podmiotu i zadłużeniach.
Na ten moment możesz skorzystać z poniższych wyszukiwarek oraz instytucji zajmujących się osobami zadłużonymi:
- Rejestr Dłużników Niewypłacalnych,
- Biuro Informacji Gospodarczej,
- Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor).
- Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA,
- KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
- Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych,
- Wywiadownie gospodarcze.
Poniżej przedstawimy Ci pokrótce, jakie informacje możesz uzyskać w każdym z powyższych rejestrów, ile kosztuje pozyskanie informacji o dłużniku oraz w jaki sposób pobrać interesujący nas raport.
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych to państwowa instytucja prowadzona przez Krajowy Rejestr Sądowy. Podmioty, które są dłużnikami, są wpisywani na taką listę automatycznie z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu.
Aby odnaleźć firmę w takim rejestrze, musisz znać numer RDN, który jest indywidualnym identyfikatorem w rejestrze. Jeśli go nie posiadasz, musisz złożyć specjalny wniosek do Centralnej Informacji KRS o wydanie zaświadczenia, w którym będzie wskazane, czy dany podmiot jest, lub nie jest wpisany do Rejestru Dłużników NIewypłacalnych. Koszt wydania takiego dokumentu to 15 zł.
Biuro Informacji Gospodarczej (BIG)
Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) to instytucja, która umożliwia dostęp do baz Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich. Jej głównym zadaniem jest potwierdzanie wiarygodności finansowej podmiotów. Za sprawdzenie kontrahenta zapłacisz 29 zł netto.
Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA
KRD BIG SA to instytucja, która obsługuje wszystkie podmioty gospodarcze – jednoosobowe działalności, małe i średnie przedsiębiorstwa, ale także duże korporacje. Z usług Krajowego Rejestru Długów mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, gminy, jak i wtórni wierzyciele. Cena pakietu miesięcznego to koszt od 160 do 990 zł.
KBIG - Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej
Usługi świadczone przez KBIG S.A. pozwalają na bieżąco oceniać ryzyko biznesowe podczas każdej zawieranej na rynku transakcji. Informacje o płatnikach, zarówno te pozytywne, jak i negatywne są ujawniane, także na rynkach zagranicznych. Abonament miesięczny kosztuje od 290 do 590 zł.
Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych
KIDT to jedno z Biur Informacji Gospodarczej (BIG), które świadczy usługi z zakresu przyjmowania, przetwarzania i udostępniania informacji gospodarczych o osobach fizycznych i firmach z branży telekomunikacyjnej. Instytucja wspiera rynek telekomunikacji i dba o bezpieczeństwo finansowe podmiotów.
Wywiadownie gospodarcze
Wywiadownia gospodarcza to prywatna instytucja, która na zamówienie weryfikuje wiarygodność finansową wskazanego przez Ciebie podmiotu. Wywiadownie raportują informacje z rejestrów m.in. dane o wiarygodności sytuacji finansowej kontrahenta, stanu prawnego podmiotu i ewentualnym zadłużeniu. Usługi wywiadowni gospodarczej są oczywiście płatne w zależności od wybranego pakietu.
Sprawdzenie kontrahenta zagranicznego
Polscy przedsiębiorcy nierzadko współpracują z kontrahentami spoza granic kraju, a nawet spoza Unii Europejskiej. W tym wypadku takim samym ryzykiem, jak w przypadku polskiej firmy, jest obarczona umowa z zagranicznym kontrahentem.
Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić przy weryfikacji kontrahenta zagranicznego, jest sprawdzenie czy firma istnieje. Najprostszym sposobem będzie po prostu wpisanie jej nazwy w wyszukiwarkę Google oraz sprawdzenie, czy rzeczywiście jej siedziba znajduje się pod wskazanym adresem. Pomocne będą również opinie innych klientów na temat jej usług lub produktów.
Jeśli interesuje Cię głębsza analiza, możesz skorzystać z pomocy bardziej zaawansowanych usług, takich jak:
- Portal e-sprawiedliwość (zarządzany przez Komisję Europejską), który wskazuje, czy dane przedsiębiorstwo figuruje w oficjalnym rejestrze prawnym danego kraju,
- Portal Promocji Eksportu – jest to spis instytucji i polskich placówek dyplomatycznych, które pomagają w nawiązaniu kontaktu z zagranicznymi firmami,
- usługi międzynarodowej wywiadowni gospodarczej – są to firmy zewnętrzne, które podobnie jak w Polsce zajmują się zawodową weryfikacją wskazanego podmiotu.
Weryfikacja firmy i jej wiarygodności – podsumowanie
Podsumowując, weryfikacja kontrahenta powinna stanowić podstawę w procesie zawierania umów i podejmowania wspólnych inicjatyw. Sprawdzenie wiarygodności podmiotu pozwala zmniejszyć ryzyko i zwiększyć bezpieczeństwo transakcji. Dzięki odpowiednim instytucjom, narzędziom oraz własnej inicjatywie można sprawdzić niezbędne informacje o kontrahencie i uchronić przedsiębiorstwo przed potencjalnymi zagrożeniami. Jest to procedura, która zawiera zazwyczaj niewiele czasu a jej efekty mogą być bardzo satysfakcjonujące!
