W polskim prawie zagwarantowano podatnikom możliwość wyboru: czy zostać czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług czy skorzystać ze zwolnienia? Może ono jednak przysługiwać im tylko w ściśle określonych sytuacjach, a do tego w wielu przypadkach rejestracja jako czynny płatnik VAT jest obowiązkowa.
W tym artykule wyjaśnimy kiedy warto, a kiedy nie opłaca się korzystać z takiej możliwości.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ kto musi być czynnym płatnikiem VAT;
✔ jak przebiega rejestracja;
✔ jakie obowiązki ma podatnik VAT.
Czym jest VAT?
VAT (Value Added Tax) to podatek od towarów i usług, naliczany od ceny końcowej produktu lub usługi. Opłaca go konsument. Przedsiębiorca przekazuje go tylko do urzędu skarbowego. Każda firma zostaje jednak czasem klientem innej firmy. Dzieje się to, gdy kupuje od niej materiały, środki trwałe lub korzysta z jej usług. Musi wtedy sama zapłacić VAT (naliczony w ramach zakupów), ale biorąc fakturę może go odliczyć od tego należnego fiskusowi. Wpłaca przez to mniej środków.
W praktyce wyróżniamy dwa rodzaje firm: vatowców i nievatowców. Płatnikami VAT są zazwyczaj duże firmy, które opłacają podatek, aby móc sobie go następnie odliczyć. Z kolei osoby indywidualne często korzystają ze zwolnienia VAT ze względu na rodzaj generowanych kosztów (na przykład sprzedają towary zwolnione ustawowo z VAT). Często taka forma stosowana jest wśród prowadzących targi warzywne lub korepetycje.
Kto musi być czynnym podatnikiem VAT?
Kwestie te jednoznacznie reguluje ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku. Spora grupa przedsiębiorców ma jednak prawo do podjęcia decyzji odnośnie tego, czy być czynnym podatnikiem VAT czy nie. Chociaż pierwsza z tych opcji kojarzy się przede wszystkim z dodatkowymi obowiązkami, wynikają z niej również pewne korzyści. Warto zatem przeanalizować wszystkie “za” i “przeciw” i podjąć odpowiednią decyzję.
Zgodnie ze wspomnianą już ustawą o VAT, czynnymi płatnikami tego podatku obligatoryjnie zostają firmy:
• zajmujące się dostawą określonych towarów, między innymi energii elektrycznej, samochodów osobowych, wyrobów tytoniowych, budynków i terenów budowlanych lub nowych środków transportu;
• świadczące usługi doradcze, prawnicze lub jubilerskie;
• których siedziba znajduje się poza terytorium Polski;
• których obrót z towarów niezwolnionych ustawowo z VAT w danym roku podatkowym wyniósł ponad 200 tysięcy złotych.
W praktyce oznacza to, że wiele jednoosobowych działalności gospodarczych może zrezygnować ze statusu czynnego podatnika VAT. Jednak nie zawsze jest to korzystna decyzja.
Kiedy warto być płatnikiem VAT?
Rozważając decyzję o złożeniu lub niezłożeniu formularza VAT-R (na którym rejestruje się firmę jako podatnika VAT) warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:
• typ odbiorców towarów i usług – jeśli grupę klientów stanowią głównie przedsiębiorstwa płacące VAT to niewątpliwie zarejestrowanie firmy jako czynnego podatnika VAT jest najlepszym rozwiązaniem;
• wysokość stawki VAT stosowanej przy sprzedaży towarów i usług;
• import towarów – istnieje możliwość odliczenia podatku z dokumentów celnych;
• możliwość odliczenia należności podatkowej z faktur VAT związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej od sumy podatku odprowadzanego do urzędu skarbowego (takiej możliwości uzyskania oszczędności nie mają podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT);
• planowane inwestycje – jeśli VAT naliczony od zakupów przewyższy sumę podatku od świadczonych usług lub sprzedanych towarów, możliwe będzie odzyskanie nadpłaconego VAT-u lub przeniesienie go i obniżenie należności w kolejnych okresach.
Sprawdźmy na przykładzie, na czym polega różnica pomiędzy firmami będącymi czynnymi podatnikami VAT a tymi, które korzystają ze zwolnienia.
Sklepy X i Y prowadzą sprzedaż sprzętu RTV. Pierwszy z nich jest podatnikiem VAT, a drugi korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Zarówno jeden, jak i drugi sklep mają zamiar przedstawić potencjalnemu kontrahentowi ofertę sprzedaży nowego telewizora 4K.
Obydwa kupują towar od tego samego hurtownika za cenę 1800 złotych netto za sztukę. Przy zakupie telewizorów zapłacą zatem kwotę 2214 złotych (z czego 414 złotych stanowi podatek VAT). Sklepy chcą zyskać na sprzedaży sprzętu 600 złotych.
Firma X (płatnik VAT) ustala cenę w kwocie: 1800 zł (cena netto zakupu) + 600 zł (zysk) + 552 zł (cena netto + zysk powiększone o 23% VAT) = 2952 zł.
Z kolei Firma Y (zwolniona z podatku VAT) ustala cenę na poziomie: 2214 zł + 600 zł = 2814 zł.
Firma zainteresowana zakupem telewizora zapewne dokona transakcji z pierwszym dostawcą. W tym przypadku całkowity koszt związany z tą operacją wyniesie 2400 złotych. Podatek w wysokości 552 złotych, który zapłaci podczas zakupu, będzie mogła sobie w przyszłości odliczyć. Kupując telewizor od dostawcy Y firma musiałaby ponieść koszt w wysokości 2814 złotych.
W tym przypadku zwolnienie przedsiębiorstwa Y z podatku VAT oznacza w praktyce spadek jego konkurencyjności. Zaoferowało niższą cenę, ale dla kupującego jego oferta jest droższa o kwotę nieodliczonego wcześniej podatku VAT (414 złotych).
Ta firma może się okazać bardziej konkurencyjna poprzez pozyskiwanie większej ilości klientów detalicznych, którzy nie mogą odliczać zapłaconego podatku, albo podmiotów zwolnionych z VAT-u. Z kolei w przypadku transakcji z podmiotami opodatkowanymi muszą walczyć poprzez obniżkę cen, a więc i mniejszy zysk.
Jak przebiega rejestracja podatnika VAT?
Już od dawna nie ma konieczności fizycznej obecności w urzędzie i składania wniosku w słynnym “okienku”. Wszystkie niezbędne formalności można załatwić łatwo i szybko siedząc przed komputerem (za pomocą Profilu Zaufanego), na przykład korzystając z platformy CEIDG. Do wniosku należy dodać formularz rejestracyjny VAT-R, na którym znajdują się podstawowe informacje o prowadzonej działalności, takie jak:
• NIP;
• dane naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie;
• cel złożenia wniosku (rejestracja lub aktualizacja danych);
• imię, nazwisko, dane adresowe firmy;
• okoliczność, z której wynika obowiązek podatkowy;
• rodzaje składanych deklaracji podatkowych;
• informacja o transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Zgłoszenie VAT-R należy złożyć:
• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży opodatkowanych VAT-em towarów lub usługi;
• przed dniem utraty prawa do zwolnienia, a więc przekroczenia limitu 200 tysięcy złotych wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego;
• przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia przysługującego jako rolnikowi ryczałtowemu.
Po złożeniu deklaracji VAT-R urząd skarbowy powinien przyznać przedsiębiorcy status płatnika VAT. Urzędnicy często weryfikują jednak adres prowadzenia działalności. Mają również prawo odmówić rejestracji czynnego podatnika VAT, jeśli zachodzi podejrzenie:
• dokonywania wyłudzeń;
• sądowego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej;
• niestawienia się na wezwanie urzędu.
Możesz odwołać się od decyzji urzędu poprzez:
• wezwanie naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa;
• wystąpienie ze skargą do sądu administracyjnego.
Ile kosztuje rejestracja jako vatowca?
Proces rejestracji jest całkowicie bezpłatny. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia rejestracji, zapłać 170 złotych na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz zgłoszenie rejestracyjne. Jeśli załatwiasz sprawę przez pełnomocnika (ale nie męża, żonę, dzieci, rodziców, dziadków, wnuków lub rodzeństwo), musisz wnieść opłatę w wysokości 17 złotych.
Czy można zrezygnować ze statusu vatowca?
Osoby, które przekroczyły wspomniany limit 200 tysięcy złoty obrotu lub dobrowolnie zrezygnowały ze zwolnienia z VAT, mogą do niego powrócić najwcześniej po upływie roku, licząc od końca roku, w którym utracili prawo do zwolnienia lub sami z niego zrezygnowali. Może tego dokonać oczywiście tylko w sytuacji, gdy nie przekroczył w tym czasie limitu.
Podatnicy, którzy rozpoczęli działalność w ciągu roku, limit liczą proporcjonalnie do ilości miesięcy, jakie w danym roku działało przedsiębiorstwo.
Powrót do zwolnienia podmiotowego z VAT trzeba zgłosić poprzez aktualizację na formularzu VAT-R, zmieniając status podatnika z czynnego podatnika na zwolnionego. Takie zgłoszenie należy złożyć najpóźniej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpił wybór zwolnienia.
Obowiązki vatowca
Każdy przedsiębiorca opodatkowany VAT-em musi wpłacać należny podatek do urzędu skarbowego. Terminem na dokonanie takiej wpłaty jest 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym lub (w przypadku rozliczeń kwartalnych) 25. dzień miesiąca następującego po zakończeniu rozliczanego kwartału. Przykładowo dla pierwszego kwartału jest to 25 kwietnia.
Do dokonywania przelewów z tytułu rozliczenia podatku służy specjalny numer konta, indywidualny dla każdego podatnika.
Nawet jednodniowe opóźnienie z płatnością podatku może wiązać się karą (w wysokości od 260 złotych do 52 tysięcy złotych). Warto wtedy skorzystać z możliwości wyrażenia tak zwanego czynnego żalu.
Każdy czynny vatowiec musi prowadzić Ewidencję sprzedaży i zakupów VAT. Na jej podstawie oblicza się kwotę, którą należy przekazać do urzędu skarbowego.
Przy okazji rozliczania podatku należy przesłać do fiskusa informacje o wszystkich wystawionych przez firmę fakturach. W przypadku rozliczeń miesięcznych należy korzystać z deklaracji JPK_V7M, a w przypadku kwartalnych – JPK_V7K. Dokumenty w postaci elektronicznej trafiają do Ministerstwa Finansów.
Takie deklaracje najłatwiej tworzyć za pomocą księgowości elektronicznej. Wypełnienie formularza jest bardzo proste, wystarczy tylko kilka kliknięć. Nie jest wymagane posiadanie podpisu elektronicznego.
Biała lista podatników VAT
Aby wystrzec się różnego typu wyłudzeń podatku VAT, od 1 listopada 2019 roku wprowadzono tak zwaną Whitelistę podatników VAT oraz powiązany z nią mechanizm Split Payment.
Podsumowanie
Decyzja o rejestracji jako czynny podatnik VAT lub jej braku jest jedną z najważniejszych, jakie podejmuje każdy przedsiębiorca. Wpływa ona przede wszystkim na charakter sprzedaży, wysokość zysku i elastyczność podczas dokonywania transakcji. Warto uważnie przeanalizować wszystkie zalety i wady takiego rozwiązania, a przede wszystkim dostosować swoją decyzję do statusu działalności i własnych potrzeb jako przedsiębiorcy.
