Decydując się na wpłatę na poczet wykonywanej usługi za wykonaną pracę, wiele osób zastanawia się nad tym, czy wybrać zadatek, czy zaliczkę. Wbrew pozorom, różnice są spore i warto dokładnie się z nimi zapoznać przed podjęciem decyzji.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest zaliczka i zadatek;
✔ jakie są między nimi różnice;
✔ kiedy je stosować.
Czym jest zaliczka?
Zadatek, jak i zaliczka są nierozerwalnie związane z prawem cywilnym, a dokładnie z umowami, na których poczet strony je zawierają. Główną cechą zaliczki jest to, że ta jest zawsze zwrotna, a jej nadrzędną intencją jest przekazanie pieniędzy, które umożliwią wykonanie objętej umową czynności.
Doskonały przykład zaliczki to prace malarskie. Przed rozpoczęciem prac może zdarzyć się, że osoba je wykonująca oczekuje gratyfikacji finansowej – zostaną za nią zakupione farby, którymi następnie będzie wymalowany metraż uwzględniony w umowie.
Co ważne, jeśli usługa z różnych względów nie została wykonana, a więc nasz malarz nie wykonał zlecenia i nie pomalował pomieszczeń mimo wcześniejszej deklaracji, jest on zobowiązany do oddania zaliczki, która w całości musi zostać zwrócona.
Wysokość zaliczki nie jest uregulowana prawnie. Dlatego też jej kwota powinna być efektem konsensusu między zamawiającym a zlecającym. Nieczęsto zdarza się jednak, aby nie mieściła się ona w progu 10-20%. Można znaleźć takie sytuacje, które czasem zależą od specyfiki branży.
Należy pamiętać o tym, że jeśli część prac została wykonana, to niezależnie od zaliczki, która musi zostać zwrócona w całości, wykonawca musi otrzymać wynagrodzenie za zrealizowaną część zamówienia. Wykonawca może oddać część zaliczki w sytuacji, jeśli ta w pełni pokrywa koszty robocizny, gdy strony wyrażą na to zgodę.
Czym jest zadatek?
Za jego umocowanie prawne odpowiada artykuł 394 Kodeksu cywilnego. Można pokusić się o stwierdzenie, że zadatek to broń obosieczna, ponieważ może on stanowić substytut dla kar przewidzianych umową. Decyzja o zadatku może być korzystna dla wykonawcy prac.
Jeśli malarz nie mógł wykonać prac, bo – na przykład – właściciel mieszkania nie wpuścił go na teren posesji lub nie wydał kluczy czy przeciągał termin remontu w nieskończoność, to wykonawca może zatrzymać zadatek, informując o jednoczesnym odstąpieniu od umowy w formie pisemnej.
Ten rodzaj umowy może też chronić zlecającego. Jeśli zdarzy się sytuacja odwrotna, a więc to osoba, która miała nam odmalować mieszkanie, mimo ponawianych prób kontaktu, nie wywiąże się ze swojej części umowy, to będzie musiała oddać dwukrotność wartości zadatku.
Ta forma występuje nie tylko w umowach opiewających na wykonanie jakiejś usługi. Częściej można go spotkać w umowach przedwstępnych, na przykład w chwili, gdy decydujemy się na zakup/sprzedaż samochodu czy posesji prywatnej. Decyduje się na niego wiele firm, gdyż zadatek dobrze zabezpiecza interesy obu stron.
Należy też wskazać na to, że zadatek – w przeciwieństwie do zaliczki – jest dobrze umocowany prawnie (artykuł 394 KC). Ustawodawca podaje też jego precyzyjną definicję. Zaliczka, mimo tego, że wielokrotnie pojawia się w Kodeksie cywilnym, nie doczekała się swojej pełnej definicji.
Mając na uwadze, że wiele osób myli zaliczkę z zadatkiem, warto w umowie bardzo precyzyjnie określić, czy kwota, jaką decydujemy się wydać to zadatek, czy może jednak zaliczka. Potencjalne problemy z ustaleniem tego stanu rzeczy nakazują też domniemywać, że umowa – nawet jeśli zawieramy ją z osobą, którą znamy – powinna być sporządzona w wersji papierowej.
Zaliczka i zadatek a odstąpienie od umowy
Jeśli zakładamy, że do wykonania umowy nie dojdzie ze względu na możliwe problemy drugiej strony, to lepiej zaproponować wpisanie do umowy zadatku. Jeśli strona dająca zadatek zdecyduje się zrezygnować ze współpracy, to może odstąpić od umowy, ale zadatek zostaje u naszego partnera biznesowego.
Jeśli jednak to wykonawca nie zdoła wywiązać się z przedmiotu umowy, to na konto zlecającego powędruje dwukrotność kwoty zaliczki. Umowa koniecznie musi wskazywać na to, że jest to zadatek, ponieważ w przeciwnej sytuacji kwota „z automatu” stanie się zaliczką, przynajmniej pod kątem obowiązujących przepisów.
Jeśli obie strony zdecydują, że współpraca nie układa się dobrze i zgodzą się co do tego, że lepiej będzie zrezygnować z kooperacji, to można wysnuć domniemanie, że zwrotowi podlega sto procent kwoty zadatku. Zagadnienie to reguluje tak zwane umowne prawo odstąpienia, które jest zawarte w Kodeksie cywilnym.
Rekomenduje się też, aby w druku umowy wprowadzić zapis, który zdefiniuje czas, w jakim strony mogą odstąpić od współpracy bez ponoszenia daleko idących konsekwencji. Taka sytuacja może dotyczyć na przykład wykonania strony internetowej. Jeśli prace nad nią będą niemożliwe do realizacji ze względu na warunki techniczne, które wykonującemu nie były znane na etapie podpisywania umowy, taki zapis pozwoli mu na bezproblemowe wycofanie się ze współpracy.
Kiedy stosować zaliczkę, a kiedy zadatek?
Trudno o dokładne wytyczne, które byłyby w stanie udzielić jednoznacznej, precyzyjnej odpowiedzi na to pytanie. Należy przyjąć, że zaliczka, czyli częściowa zapłata na poczet zleconych prac, będzie raczej przewijać się w umowach z niższą wartością dzieła.
Zaliczka będzie też o wiele częściej występować w umowach o charakterze wykonawczym, a więc na przykład w sytuacji, gdy rozmawiamy z wykonawcą generalnym o remoncie. Ta sama forma może też dotyczyć na przykład sprzątania pomieszczeń. Można też wyjść z założenia, że będzie ona często występować na przykład w tłumaczeniach językowych itp.
Zadatek dobrze sprawdzi się w sytuacjach, kiedy umowa dotyczy obiektu o wyższej wartości, gdzie obie strony w pewnym sensie są od siebie zależne. Komis samochodowy powinien zastosować zadatek, jeśli osoba zainteresowana danym pojazdem prosi, aby objąć go rezerwacją.
Ten sam scenariusz powinien dotyczyć nieruchomości. Tutaj cała formuła umowy bazuje nie na uczciwości wykonawcy – jak ma to miejsce w przypadku usług remontowych – a na współpracy dwóch stron. Potencjalny kupujący dom musi sobie zdawać sprawę z tego, że zdjęcie ogłoszenia z popularnego portalu ogłoszeniowego może stanowić dla sprzedającego stratę.
W razie, gdyby ten się rozmyślił, taka rekompensata finansowa, która sprawi, że wpłacona zaliczka przepadnie, to dobry „motywator”, który zachęca klienta do tego, aby profesjonalnie podchodził do umów, wiedząc, że ryzykuje własnymi pieniędzmi.
Bez względu na to, na jaką formę umowy się zdecydujemy, warto pamiętać o tym, aby dokument spełniał szereg norm formalnych. Strony powinny być wymienione z imienia i nazwiska, a jeśli jedną z nich jest firma, powinny znaleźć się tam dane umożliwiające łatwą identyfikację podmiotu gospodarczego: NIP, dane teleadresowe, numer konta.
Zaleca się możliwie jak najdokładniej opisać zakres umowy, aby wszystkie strony dokładnie wiedziały, co leży w ich kompetencjach. Dobrą praktyką jest też precyzyjne uregulowanie informacji o terminie podjęcia i zakończenia prac. Tego typu dane szczególnie dobrze sprawdzą się w przypadku usług i pokrewnych dziedzin.
