Każdy obieg towarów lub usług i wynikająca z niej transakcja powinna być udokumentowana. W Polsce, podstawowym dokumentem księgowym wykorzystywanym do prowadzenia działalności gospodarczej jest faktura VAT. Generuje ona zobowiązanie do zapłaty oraz stanowi podstawę do rozliczenia podatku. Podobnym dokumentem do faktury sprzedaży jest faktura uproszczona, która pomimo tego, że jest pozbawiona większości danych, stanowi również dowód księgowy.
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- Co to jest faktura uproszczona i co zawiera?
- Kiedy można, a kiedy nie wystawić fakturę uproszczoną?
- Czy paragon fiskalny jest uproszczoną fakturą?
Faktura uproszczona - co to?
Bez wątpienia najczęściej spotykanym dokumentem sprzedaży w obiegu pomiędzy przedsiębiorcami jest faktura VAT. Uproszczona wersja tego dokumentu - dokładniej faktura uproszczona, zaczęła obowiązywać w Polsce w rozliczeniach pomiędzy kontrahentami od 1 stycznia 2013 roku. Czym dokładnie jest uproszczona faktura?
Faktura uproszczona jest to dokument finansowy poświadczający sprzedaż, który stanowi dowód księgowy, na podstawie którego podatnik ma możliwość odliczenia podatku VAT. Pomimo tego, że fv uproszczona nie zawiera wszystkich elementów, które są wymagane na fakturze VAT, może być stosowana jako uproszczony dokument księgowy np. paragon.
Warto pamiętać, że fakturę uproszczoną można wystawić, ale nie jest to obligatoryjne, a więc w większości przypadków wystarczy zwykła faktura VAT.
Czym faktura uproszczona różni się od faktury VAT?
Przede wszystkim, jak wcześniej zostało wspomniane w uproszczonej formie dokument ten nie musi zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT dotyczących nabywcy oraz danych z ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14.
W kontekście księgowym, fv uproszczona w niczym nie różni się od zwykłej faktury VAT – wciąż należy wystawić ją najpóźniej 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dostarczenia towarów lub wykonania usługi, a najwcześniej 30 dni przed dostawą lub wykonaniem. Również korekta faktury uproszczonej w żaden sposób nie różni się od korekty faktury VAT, zasady dokonywania zmian w obu dokumentach są więc takie same.
Faktura uproszczona - do jakiej kwoty?
Nie każdy dokument może stanowić jednak fakturę uproszczoną - kwota należności ogółem, na jaką może wystawić sprzedawca fakturę, nie może przekroczyć 450 zł lub 100 euro w przypadku transakcji w obcej walucie (zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT).
Jakich danych nie musi zawierać faktura uproszczona w 2023?
Przede wszystkim różnica pomiędzy fakturą VAT a fakturą uproszczoną wynika z tego, że w uproszczona faktura nie musi zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.
Chodzi dokładnie o dane, takie jak:
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
- adresy podatnika i nabywcy,
- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
- miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż wolną od podatku i sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku (jeśli możliwe jest określenie kwoty podatku VAT dla poszczególnych stawek).
Jakie dane powinna zawierać faktura uproszczona?
Faktura uproszczona zawiera mniej informacji, niż tradycyjna faktura VAT. Najważniejszym elementem, który musi znaleźć się na fakturze uproszczonej, są dane pozwalające na określenie kwoty podatku VAT dla różnych stawek podatkowych.
Prawidłowo wystawiona faktura uproszczona powinna zawierać takie dane jak:
- data wystawienia,
- kolejny numer faktury uproszczonej, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę uproszczoną,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy towarów lub usług,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- kwota udzielonych opustów lub obniżek cen, w tym rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty (o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto),
- kwotę należności ogółem.
Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?
Maksymalna kwota faktury uproszczonej to nie jedyna przeszkoda w wystawieniu tego dokumentu sprzedaży. Wystawienie faktury uproszczonej nie będzie możliwe w przypadku sprzedaży wysyłkowej zagranicznej lub na terenie kraju, a także w przypadku jeśli ma ona dotyczyć sprzedaży na odległość towarów importowanych i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (więcej mówi o tym art. 106 a, pkt. 2 lit. a ustawy o VAT).
Faktury uproszczone nie mogą zostać wystawione również w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, które podlegają opodatkowaniu na terenie innego kraju niż Polska. Chodzi tutaj o sytuację, gdy zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca.
Ponadto, każda sprzedaż powinna zostać potwierdzona dokumentem, na którym widnieje numer NIP nabywcy - czy to osoby fizycznej czy prowadzącej działalność gospodarczą, w celu określenia pod kątem podatkowym stron transakcji.
W przypadku jeśli sprzedaż dotyczy osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, na dokumencie faktury uproszczonej nie trzeba zamieszczać jej numeru PESEL, gdyż nie stanowi identyfikacji podatkowej.
Paragon jako faktura uproszczona
Faktura uproszczona jest oficjalnym dokumentem księgowym, który może być paragonem. Należy jednak spełnić kilka ważnych warunków. Aby uznać paragon za fakturę uproszczoną, musi znajdować się na nim NIP odbiorcy, dzięki któremu nabywca towarów lub usług może zostać wskazany na potrzeby podatku. Ważne jest również zamieszczenie numeru faktury uproszczonej na paragonie, w celu prawidłowej ewidencji.
Tak jak wcześniej zostało wspomniane - wartość zakupów nie może przekraczać 450 zł lub 100 euro. Spełniając te wymogi, wystawienie dodatkowego dokumentu nie będzie konieczne, gdyż w tym wypadku paragon będzie podstawą do odliczenia kwoty podatku.
