W celu ochrony przedsiębiorstwa, często podczas zawiązywania współpracy, zawiera się klauzulę, która określa obowiązki stron względem przekazywania informacji poufnych. Dzięki temu rozwiązaniu, firma może zabezpieczyć między innymi swoje strategie, bazę klientów i kontrahentów, plany finansowe, informacje handlowe, produktowe czy usługowe. Sprawdźmy, czego dotyczy dokładnie umowa NDA i i czy warto ją stosować.
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- Czym jest i co zawiera NDA?
- Co zabezpiecza umowa NDA?
- Jakie są kary za złamanie umowy NDA?
Umowa NDA - co to?
Umowa NDA (Non-Disclosure Agreement), znana również jako umowa o zachowaniu poufności lub umowa poufności, to prawny dokument, który ustala warunki i zobowiązania dotyczące zachowania poufności informacji i danych poufnych między stronami. Umowa zawierana jest zazwyczaj w obrocie gospodarczym a jej głównym celem jest ochrona interesów firmy, w tym: tajemnic handlowych, technologii, poufnych informacji, danych osobowych przed nieuprawnionym ujawnieniem lub wykorzystaniem przez osoby trzecie.
Zazwyczaj umowa o zachowanie poufności poprzedza zawarcie umowy głównej np. umowy o świadczenie usług.
Z kim zawiera się umowę o zachowaniu poufności?
Zazwyczaj umowy o zachowaniu poufności są zawierane obustronnie, tak aby chronić informacje poufne obu stron. Prawo dopuszcza jednak dzielenie się informacjami poufnymi jednostronnie, wtedy też postanowień umownych i tajemnicy przedsiębiorstwa musi dotrzymać podmiot, któremu udostępnia się poufne informacje.
Samą umowę można zawrzeć tak naprawdę z każdym - być to osoba fizyczna, jak i osoba prawna. Zazwyczaj są to jednak zatrudnieni pracownicy, kontrahenci, klienci, czy osoby z którymi podejmuje się rozmowy i negocjacje, które dotyczą przyszłego projektu lub innego rodzaju współpracy.
Co zawiera umowa o zachowaniu poufności?
Jako, że umowa NDA nie jest regulowana w polskim prawie, nie posiada jednego właściwego wzoru. Powinna ona jednak zawierać szczegółowe informacje na temat kontekstu zawieranej umowy o poufności (NDA), czyli czego dokładnie dotyczy i obowiązków strony wynikających z jej zawarcia. Ponadto w zależności od podmiotu, dokument NDA będzie posiadać inną formę oraz treści objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.
Tak więc, w umowie o zachowaniu poufności powinny znaleźć się elementy, takie jak:
- wskazanie stron umowy,
- szczegółowe określenie przedmiotu umowy:
- cel umowy,
- określenie informacji uznanych za poufne,
- zobowiązanie stron do zachowania w tajemnicy ujawnionych danych i informacji,
- wykorzystywanie danych i informacji poufnych,
- forma zabezpieczenia danych i informacji poufnych,
- ewentualne wskazanie przypadków, kiedy dana informacja może stanowić wyjątek od objęcia jej ochroną,
- określenie czasu obowiązywania poufności,
- wskazanie działań, które mają zostać podjęte po zakończeniu umowy (np. zniszczenie kopii przekazanych dokumentów),
- określenie skutków naruszenia postanowień umowy np. kary umowne, za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.
Czym są informacje poufne?
Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa i tym samym zachowanie informacji poufnych określa art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK).
Według definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, dane poufne określane są jako
informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
Zgodnie z powyższą ustawą, czynem nieuczciwej konkurencji jest naruszenie umowy o poufności (NDA) - ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę innego przedsiębiorstwa.
Firmy chronią swoich danych przed bezprawnym ich wykorzystaniem i przekazaniem do publicznej wiadomości. Dlatego też tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje wszelkiego rodzaju informacje finansowe, biznesowe, ekonomiczne, dotyczące stosunków handlowych, a także wiadomości techniczne, technologiczne lub organizacyjne, związane z prowadzoną branżą.
Szczególne znaczenie w obecnych czasach ma zachowanie tajemnicy danych osobowych. Wykorzystanie przez stronę umowy NDA poufnych informacji prowadzi do nieuczciwej konkurencji, często skłania do zapłaty kar umownych, a w skrajnych przypadkach decyduje o zakończeniu współpracy.
Czas trwania umowy i zachowania poufności
Czas trwania zobowiązania do poufności nie powinien być nieokreślony lub nieoznaczony, gdyż taką umowę można w każdej chwili skrócić, bądź zakończyć. Zaleca się zatem dokładne określenie czasu trwania obowiązku poufności i zastrzeżenie jego ewentualnego przedłużenia. Bardzo często w dokumencie NDA, strony zobowiązują się do przestrzegania postanowień umowy i zachowania tajemnicy informacji poufnych jeszcze po wygaśnięciu umowy lub jej rozwiązaniu. Dzięki temu, relacje pomiędzy stronami umowy pozostają trwałe i nienaruszone.
Dyrektywa know-how
Wprowadzenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) zmieniło wytyczne, co do czasu trwania umowy poufności.
Od tego czasu, pracownika nie obowiązuje już okres 3 lat od ustania stosunku pracy do zachowania w poufności o informacjach stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Obecnie czas ten ustalają indywidualnie strony umowy, a jego długość zależy głównie od charakterystyki przedsiębiorstwa i jego profilu. Może on zatem wynosić nawet rok, chociaż najczęściej jest to okres 2 lub 3 lat.
W jakiej formie zawiera się umowę NDA?
Im dokładniej umowa będzie określać, co jest poufną informacją i jakie są reguły jej zachowania, tym łatwiej będzie w przyszłości udowodnić ich złamanie i przeprowadzić dochodzenie roszczeń. Dlatego istotne jest sporządzenie umowy NDA w formie pisemnej, w której precyzyjnie i jasno opiszemy, co dokładnie chcemy traktować jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Niemniej dopuszcza się również jej zawarcie w formie elektronicznej.
Konsekwencje naruszenia umowy NDA
Naruszenie umowy NDA może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla strony naruszającej. Głównym skutkiem jest zazwyczaj obowiązek zapłaty kary umownej, aby zadośćuczynić za szkody, które mogły wyniknąć z ujawnienia poufnych informacji. Nie zawsze jednak kara umowna wystarczająco eliminuje skutki pozbawienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Dlatego też w niektórych przypadkach złamanie zasad umowy może również prowadzić do postępowania sądowego. Naruszenie obowiązku poufności w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa, w przypadku poważnych naruszeń może skutkować karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
Pamiętaj, że jeśli kara umowna nie wystarczy na pokrycie szkody, możesz dochodzić swoich praw na drodze sądowej, w celu uzyskania wyższego odszkodowania.
Brak zawarcia umowy poufności może doprowadzić do wykorzystania danych czy informacji bez zgody przedsiębiorcy i stanowić czyn nieuczciwej konkurencji. Właściwe zabezpieczenie - w tym wypadku zawarcie szczegółowej umowy o zachowaniu poufności (NDA) jest niezwykle ważne, gdyż dochodzenie roszczeń od strony, która bezprawnie ujawniła informacje poufne jest znacznie łatwiejsze.
Umowa zachowania poufności - podsumowanie
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest narzędziem służącym do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Zawiera się w niej zasady i obowiązki stron związane z poufnością informacji, dlatego szczegółowość i przejrzystość treści jest niezwykle kluczowa. Wprowadzenie dyrektywy dotyczącej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa wpłynęło na elastyczność czasu trwania obowiązku poufności. Mimo to, najczęściej umowa zostaje zawarta na okres 2-3 lat, a zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa wydłuża się, pomimo przerwania lub zakończenia współpracy.
Konsekwencje naruszenia dokumentu NDA mogą obejmować kary finansowe oraz dalsze roszczenia kierujące sprawę na drogę sądową. W związku z tym zaleca się sporządzenie umowy NDA na piśmie, aby osoba zobowiązana bez żadnych wątpliwości wiedziała, jakie informacje są objęte tajemnicą.
