Przed wypożyczeniem samochodu w każdej legalnie działającej wypożyczalni należy zawrzeć umowę najmu. Co musi ona zawierać? Na jakich warunkach można ją wypowiedzieć? Tego wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie elementy powinna zawierać umowa najmu samochodu;
✔ jak rozliczyć wynajem pojazdu;
✔ na jakich warunkach można wypowiedzieć umowę najmu pojazdu.
Na czym polega najem? Jedna strona umowy – właściciel rzeczy (zwany wynajmującym) – oddaje najemcy przedmiot do używania. Najczęściej przedmiotami tymi są:
• nieruchomości – lokale do celów użytkowych (na przykład pod prowadzenie magazynu) lub mieszkalnych, a także działki czy ściany domów lub powierzchnia ogrodzenia;
• pojazdy – środki transportu wynajmowane do przewozu towarów i osób.
Przedmioty mogące się zużyć bezpośrednio podczas użytkowania na podstawie umowy najmu są wyłączone z możliwości wynajęcia. Przedmiotem najmu nie mogą być zatem na przykład pieniądze.
Ogólne zasady umowy najmu samochodu
Kodeks cywilny zawiera przede wszystkim zapisy o zasadach użytkowania przedmiotu najmu. Nie chodzi tu jedynie o wykorzystanie rzeczy zgodnie z przeznaczeniem, ale także o inne zasady, na przykład wykorzystanie firmowego samochodu tylko i wyłącznie do dojazdów do pracy czy zakaz oddawania przedmiotu najmu osobom trzecim.
Inne zapisy ujęte w Kodeksie cywilnym dotyczą zużywania się wynajmowanej rzeczy. Utrzymywanie przedmiotu najmu w dobrym stanie leży oczywiście po stronie osoby używającej. Zwykłe zużycie nie powinno jednak rzutować na rozliczenia pomiędzy stronami. Jeśli przedmiot najmu ulegnie awarii, która nie była zawiniona przez używającego, jej usunięcie lub partycypacja w kosztach przywrócenia przedmiotu do stanu używalności leży w gestii wynajmującego.
Szczegółowo uregulowane w Kodeksie cywilnym zostały także warunki rozwiązania i wypowiedzenia umowy. Zawsze warto jednak zadbać o umieszczenie w umowie najmu przejrzystych i równych zasad dotyczących tej kwestii.
Co powinna zawierać umowa najmu pojazdu?
Zgodnie z zapisami Kodeksu cywilnego, obligatoryjnymi (z perspektywy prawa) elementami sporządzonej na piśmie umowy najmu są:
• określenie stron – wskazanie wynajmującego i najemcy (numer i seria dokumentu tożsamości powinny być odnotowane), można zawrzeć inne dane, na przykład dane teleadresowe, NIP lub numer PESEL;
• treść, inaczej oświadczenie woli – szczegółowy opis przedmiotu najmu oraz warunki umowy;
• własnoręczne podpisy osób reprezentujących obydwie strony umowy.
Umowy najmu samochodu nie trzeba sporządzać na piśmie. Bez tego jednak trudno dochodzić swoich prawa na przykład w przypadku kolizji lub kradzieży auta. Na umowie najmu pojazdu sporządzonej w formie pisemnej powinny się zawrzeć następujące informacje:
• datę zawarcia i obowiązywania umowy – termin przekazania samochodu do użytkowania najemcy i oddania go z powrotem wynajmującemu;
• najważniejsze informacje o marce i modelu samochodu, roku produkcji, pojemności silnika i numerze rejestracyjnym, przebiegu, opcjonalnie numer VIN nadwozia (szczegółowe informacje dotyczące wyposażenia, numerów lub rodzajów płynów eksploatacyjnych można umieścić w umowie lub w załączniku do niej);
• wysokość i terminy opłat (czyli de facto czynszu);
• wykaz przedmiotów i dokumentów, które są przekazywane najemcy wraz z samochodem (na przykład klucze do pojazdu, dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa);
• warunki specjalne, na przykład czy wynajem wiąże się z limitem kilometrów albo brakiem wyjazdu poza kraj lub Unię Europejską;
• opcjonalnie (w zależności od tego, jak sformułowane jest ubezpieczenie pojazdu) wskazanie osób upoważnionych do prowadzenia samochodu.
Wynajmujący, oddając pojazd do użytkowania najemcy, oświadcza, iż pojazd jest sprawny i nie ma ukrytych wad. Warto jednak zabezpieczyć się przed ewentualnymi sporami podczas zdawania przedmiotu najmu po zakończeniu umowy. Wszelkie wady mechaniczne (na przykład zarysowania karoserii) samochodu warto umieścić w opisie pojazdu. Z kolei znajomość numeru nadwozia (VIN) pozwala prześledzić historię napraw i konserwacji poczynionych w Autoryzowanych Stacjach Obsługi. Kolejnym środkiem prewencyjnym moża być wpisanie do umowy zapisów o karach umownych, czyli odsetkach za zwłokę w spłacie należności czy karach za opóźnienie w wydaniu pojazdu najemcy.
Warto również ustalić stronę, która zobowiązana jest do ponoszenia bieżących opłat eksploatacyjnych, na przykład wynikających z zużycia oleju silnikowego czy płynu chłodniczego.
Najem samochodu a podatki
Rok 2019 przyniósł wiele zmian w obszarze rozliczania kosztów użytkowania pojazdów w firmach, również tych, z których korzysta się na podstawie umowy najmu. Część z wprowadzonych przepisów jest bardzo korzystna z punktu widzenia podatników. Warto zaznaczyć, że nowe przepisy stosuje się tylko i wyłącznie do umów zawartych lub aneksowanych po 1 stycznia 2019 roku. Jeśli umowę podpisane w 2018 roku lub wcześniej, stosuje się do nich stare zasady rozliczania kosztów.
Najem samochodu osobowego a PIT
Główna zmiana w zasadach rozliczania wydatków związanych z samochodem osobowym, wykorzystywanym na podstawie umowy najmu, dotyczy limitu opłat mogących stanowić koszt podatkowy w prowadzonej działalności.
Zgodnie z nowymi zasadami, przedsiębiorcy, którzy najmują samochód osobowy o wartości mniejszej lub równej 150 tysięcy złotych (lub 225 tysięcy złotych w przypadku samochodów elektrycznych), do kosztów uzyskania przychodu mogą zaliczyć cały czynsz najmu. Jeśli korzystają z najmowanego samochodu o większej wartości, opłaty wynikające z umowy będą musieli wyliczyć koszty podatkowe z proporcji.
W przypadku umów najmu zawartych na krócej niż pół roku, wartość samochodu, braną przy tych kalkulacjach, stanowi wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia. Dlatego też warto za każdym razem sprawdzić, czy informacja taka została umieszczona w umowie.
Wydatki eksploatacyjne a PIT
Jeśli samochód osobowy nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, odliczeniu podatkowemu podlega 75% poniesionych kosztów jego używania.
100% wydatków związanych z korzystaniem z samochodu osobowego (także na podstawie umowy najmu) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
Aby tak się stało, należy zgłosić samochód w urzędzie skarbowym za pomocą druku VAT-26 oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, która jest wymagana przepisami VAT dla pełnego odliczenia VAT związanego z danym pojazdem samochodowym.
Najem samochodu a VAT
Przedsiębiorca ma prawo odliczyć 50% podatku VAT od wszystkich kosztów związanych z pojazdem osobowym, a więc także od czynszu najmu.
Prawo do pełnego odliczenia VAT w takim przypadku przysługuje wyłącznie podatnikowi, który:
• prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu;
• sporządził regulamin zasad użytkowania samochodu w firmie;
• zgłosił pojazd do Urzędu Skarbowego poprzez formularz VAT-26;
• wykorzystuje samochód wyłącznie w działalności gospodarczej.
Umowa najmu samochodu z opcją wykupu
To coraz chętniej wybierane, rozwiązanie wygodne zarówno dla najemcy, jak i dla firmy wynajmującej. Po zakończeniu umowy klient wykupuje pojazd za ustaloną uprzednio kwotę. Co ważne, najemca nie musi decydować się na wykup podczas podpisywania umowy. Może to zrobić w trakcie trwania współpracy.
Przedłużenie i wypowiedzenie umowy najmu samochodu
Umowa najmu powinna zawierać zapisy dotyczące jej odstąpienia oraz warunki, na jakich można wypowiedzieć umowę najmu samochodu. Większość wypożyczalni nie pobiera opłat za rezygnację z rezerwacji, jest także bardzo elastyczna jeśli chodzi o przedłużenie okresu najmu. Warto jednak ustalić w jaki sposób i w jakim terminie można wydłużyć czas najmu.
Umowa najmu a leasing – różnice
Niektóre firmy, zwłaszcza te mniejsze, poszukują alternatywnych dla kredytów bankowych rozwiązań umożliwiających korzystanie z pojazdów w firmie. Do takich wygodnych narzędzi należą leasing oraz wynajem samochodu.
W praktyce najem i leasing to rozwiązania podobne, ale umowy te pełnią różne funkcje. Najważniejsze różnice przedstawiamy w tabeli poniżej.
| Leasing | Najem |
|---|---|
| z wykupem (zazwyczaj za symboliczną wartość, na przykład 1%) | bez wykupu (jednak jest taka możliwość, pod warunkiem wpisania jej do umowy) |
| korzystający spłaca z każdą kolejną ratą wartość samochodu powiększoną o marżę | korzystający płaci jedynie za użytkowanie pojazdu (plus marżę) nie spłacając jego wartości |
| konieczna opłata wstępna (zazwyczaj 10 – 20% wkładu własnego) | wpłata własna nie jest wymagana |
| duża swoboda związana z eksploatacją samochodu | ścisłe procedury postępowania dotyczące na przykład przeglądów, modyfikacji, tuningu, deklarowanego rocznego przebiegu (jego przekroczenie wiąże się z koniecznością dopłaty) |
| umowa na okres dłuższy niż 5 lat, a nawet więcej | kontrakt wynajmu długoterminowego na 2 – 4 lub 5 lat |
| brak usług dodatkowych | wiele usług dodatkowych, na przykład serwis techniczny, wymiana opon, ubezpieczenia |
Dla kogo leasing jest najlepszym wyborem?
• dla chcących nabyć samochód za symboliczną kwotę po zakończeniu umowy;
• dla osób ceniących sobie większą swobodę użytkowania auta;
• dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność.
Dla kogo wynajem długoterminowy jest najlepszym wyborem?
• dla ceniących sobie wygodę nawet w zamian za wyższą opłatę;
• dla niechcących poszukiwań nabywcy w przypadku chęci pozbycia się samochodu po zakończonym kontrakcie.
Podsumowanie
W umowie najmu warto określić wszystkie kwestie formalne i finansowe związane z wypożyczeniem pojazdu. Odpowiednie zapisy pozwalają dochodzić swoich praw w konfliktowych sytuacjach.
Mimo wielu potencjalnych zagrożeń, coraz więcej firm decyduje się na tego typu rozwiązanie, bo pozwala na przykład optymalizować koszty w firmie.
