Efektywne zarządzanie zamówieniami ma kluczowe znaczenie dla budowania zysków biznesowych. Niezależnie od tego, czy kierujesz międzynarodową korporacją, czy firmą z sektora MŚP, jeśli chcesz, aby jej dochód był zawsze na plusie, musisz odpowiednio zarządzać wydatkami. Aby zmaksymalizować wydajność zakupów, konieczne jest ciągłe aktualizowanie procesu w celu uwzględnienia najlepszych praktyk zakupowych.
Poniżej prezentujemy 10 porad, które pomogą zoptymalizować zarządzanie zakupami i wygenerować oszczędności w tym obszarze.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak zoptymalizować procesy zakupowe, by kupować z zyskiem dla firmy,
✔ jakie dźwignie oszczędnościowe wykorzystywać przy zakupach firmowych,
✔ dlaczego elastyczność jest tak ważna w pracy kupca.
Wraz z szybko rozwijającym się otoczeniem biznesowym, zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów ds. zakupów rośnie. Jednak na przestrzeni lat rola kupca w przedsiębiorstwie znacznie się zmieniła. Z biernego, operacyjnego zaopatrzenia produkcji, zarządzanie zakupami stało się strategicznym obszarem szukania przewagi konkurencyjnej i zarządzania kosztami w firmie. Kluczowe jest, aby wszystkie zasoby zostały pozyskane w najbardziej wydajny i skuteczny sposób. Doskonalenie i optymalizacja procesów zakupowych prowadzi do wzrostu rentowności przedsiębiorstwa i zwiększenia jego oszczędności. Jak tego dokonać?
10 zasad optymalizacji procesów zakupowych
Istnieje szereg technik pozwalających na optymalizację zakupów, która pozytywnie wpłynie na zarządzanie zapasami, poprawę prognozowania oraz negocjowanie umów z dostawcami. Sprawdź, w jaki sposób możesz poprawić wyniki dla swojej firmy!
1. Archiwizacja dokumentów zakupu
Jeżeli prowadzisz firmę, rozumiesz znaczenie prawidłowego przechowywania i zarządzania dokumentami. To także ważny aspekt dla kupców. Informacje o dokonanych transakcjach oraz historyczne warunki współpracy z kontrahentami w połączeniu z aktualnymi danymi rynkowymi pozwalają na przygotowanie odpowiedniej strategii zakupowej dla danej kategorii asortymentowej. Kluczowe jest to, aby informacje były kompletne i łatwo dostępne.
2. Analiza danych rynkowych i historycznych
Specjaliści ds. zakupów analizują historyczne warunki współpracy z dostawcami, badają wewnętrzne zapotrzebowanie na dany asortyment i szukają trendów pozwalających optymalnie zaplanować wolumeny zakupowe. Znając wszystkie te uwarunkowania, wychodzą na rynek, by rozeznać się wśród aktualnych dostawców i ich ofert. Podstawowe pytanie, które stale powinien sobie zadawać każdy kupiec to takie, czy ma dobre ceny. Do benchmarku rynku warto wykorzystać platformy zakupowe, które ułatwiają analizę wielu podmiotów.
Po zweryfikowaniu danych historycznych i aktualnych ofert kupiec jest gotowy, by przeprowadzić negocjacje i świadomie wybrać najlepszego dostawcę na kolejny okres rozliczeniowy.
3. Konsolidacja wolumenów
Wyobrażasz sobie sprawnie funkcjonujące przedsiębiorstwo, w którym zakupami zajmują się osobne działy – każdy wedle swoich potrzeb? Nagle mogłoby się okazać, że w firmie obowiązują 3 różne modele odzieży ochronnej, z których żaden nie został nabyty na możliwie najlepszych warunkach. Dlaczego? Bo osoby składające zamówienie zwyczajnie się na tym nie znały i nie miały pojęcia o odpowiednim optymalizowaniu kosztów w firmie.
Konsolidacja wolumenów ma swoje dobre i złe strony. W działaniach zakupowych proces ten oznacza uporządkowanie naszej strategii oraz optymalizację kosztów, gdyż jednostkowe zaspokajanie zapotrzebowania nie sprzyja redukcji wydatków i standaryzacji procesów. Dlatego warto tłumaczyć klientom wewnętrznym, czyli działom zgłaszającym zapotrzebowanie w twojej firmie, jak ważna i opłacalna może być redukcja różnorodności w celu zwiększenia wolumenu zamówienia.
4. Centralizacja procesu zakupów
W większości obszarów zakupowych warto łączyć planowane koszty w ramach tych samych kategorii, szczególnie jeśli odpowiadamy za zakupy w firmie produkcyjnej. Zamówienie na duży wolumen jest lepszą kartą przetargową w procesie zakupu i wspomaga optymalizację kosztów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możesz wynegocjować atrakcyjniejsze warunki kupna u dostawcy, ale także zredukować inne koszty, np. transport pojedynczych produktów do firmy. Niewielki zakup może się po prostu nie opłacać, ponieważ często elastyczność dostawcy to dodatkowy koszt dla kupującego.
5. Planowanie budżetu zakupowego
Na podstawie planu budżetowego, sprzedażowego czy produkcyjnego możesz stworzyć harmonogram zakupów (z co najmniej rocznym wyprzedzeniem). Dzięki niemu decyzje zakupowe będą przemyślane, a warunki korzystniejsze niż te, które oferują dostawcy w przypadku chęci zaspokojenia nagłego zapotrzebowanie. Możemy zaplanować nie tylko przetargi czy złożenie zapytań ofertowych, ale też skonsolidować roczny wolumen i świadomie zarządzać kosztami w firmie.
Świetna oferta na zakup sprzętu komputerowego dla firmy? To dobry start. Trzeba jeszcze wziąć pod uwagę koszt dostawy, serwisu, czy dodatkowego oprogramowania. Dobry kupiec nigdy nie zapomina o TCO (ang. Total Cost of Ownership), czyli całkowitym koszcie pozyskania, a to dzięki temu, że planuje. Podczas tworzenia strategii zakupowej, może okazać się, że poza ceną czy jakością nabywanego asortymentu właśnie takie aspekty będą miały znaczenie.
Ponadto planując zakupy trzeba pamiętać o wielu rzeczach. Przede wszystkim rozważ, czy zapotrzebowanie na dany produkt jesteś w stanie pokryć własnym sumptem – w ramach działalności przedsiębiorstwa – czy bardziej opłaci się jednak sięgnąć po zewnętrzne zasoby (decyzja make or buy). Zastanów się także, jak możesz zredukować koszty (cost avoidance) i czy np. zwróci Ci się sprowadzenie wysokiej jakości części produkcyjnych z drugiego końca świata (global sourcing). Być może koszty logistyczne pochłoną potencjalny zysk z optymalizacji procesu. W swojej strategii zakupowej weź też pod uwagę koszt braku zapasu – czy przewidziano w nim odpowiednią ilość strategicznego surowca i jego dostępność na rynku? Jeśli nie, dobrze będzie zadbać o własne stany magazynowe.
Kupiec musi uwzględnić wszystkie problemy przy podejmowaniu strategicznych decyzji. Na szczęście obok wielu ryzyk dotyczących ciągłości funkcjonowania firmy, znajdzie się też mnóstwo obszarów do optymalizacji i szukania oszczędności kosztowych. Planowanie pomoże Ci je ustalić.
6. Benchmarking narzędziem doskonalenia procesów zakupowych
Kupiec wie, że “dobre” jest wrogiem “lepszego”, więc stale poszukuje nowych obszarów do optymalizacji kosztów, które pozwolą efektywniej zarządzać zakupami w przedsiębiorstwie. Analiza rynku i konkurencji jest pierwszym krokiem, który powinno się w tym celu podjąć.
Chcąc stworzyć efektywną strategię zakupową, bez przerwy powinniśmy zbierać informacje o aktualnych cenach, procesach, dostawcach czy rozwiązaniach – w końcu funkcjonujemy w rynkowym otoczeniu, a nasza organizacja nie jest zamkniętym ekosystemem. Na rynku znajdziemy rozwiązania oferujące nie tylko dostęp do katalogu dostawców, ale też możliwość składania zapytań ofertowych czy organizowanie internetowych aukcji.
Benchmarking jest także dobrym sposobem aktywizacji naszych dostawców. W budowaniu wartościowych relacji z naszymi kontrahentami nie możemy zapominać o jednoczesnym weryfikowaniu rynkowych realiów. Informacja o konkurencyjnych ofertach jest mocną kartą przetargową. Warto porównać też propozycje dostawców z cenami giełdowymi – np. surowców. Dzięki analizie trendów i cen rynkowych łatwiej będzie nam wynegocjować lepszą ofertę.
7. Negocjacje handlowe
Analiza dokumentów i warunków cenowych oraz benchmarking rynku służą przede wszystkim dobremu przygotowaniu do negocjacji z dostawcą. Spotkanie z partnerem biznesowym powinno być okazją do dyskusji nie tylko na temat ceny produktu, ale ustalenia pozostałych warunków zakupowych. Przed negocjacjami warto zrobić tzw. cost breakdown, czyli spróbować poznać koszty częściowe produktu. Porównując np. koszty surowców czy wykonania oraz poziom marży u różnych dostawców, można skuteczniej negocjować finalną cenę.
Dzięki elektronicznym narzędziom, takim jak platformy zakupowe negocjacje przeprowadza się jeszcze prościej – dzięki większej ilości danych rynkowych i szybszej informacji zwrotnej od naszych kontrahentów. Niektóre z nich posiadają także możliwość przeprowadzania elektronicznych aukcji zakupowych. Pamiętajmy jednak, że nie wszystkie produkty można kupić w ten sposób – konieczna jest duża jednorodność produktów, aby wyróżnikiem była nie tylko cena. Wybór dostawcy energii elektrycznej w aukcji elektronicznej jest jak najbardziej uzasadniony. Jednak już zakup usług marketingowych przez takie narzędzie może wiązać się z ryzykiem wyboru najtańszej, ale nie najlepszej jakościowo oferty.
8. Długookresowe kontrakty handlowe
Nawiązywanie dłuższej współpracy pozwala wynegocjować lepsze warunki. Dodatkowo zyskujemy więcej informacji i pewność dostaw, które pozwolą nam zaplanować kolejne działania zakupowe w dłuższej perspektywie czasu.
Warto przemyśleć także zawarcie umowy ramowej, która daje większą elastyczność przy kolejnych zleceniach i nie ogranicza możliwości składania zapytań ofertowych czy organizowania przetargów.
9. Budowanie relacjami z dostawcami
Dzisiejsze zakupy zmieniają także rolę dostawców. Porzucamy roszczeniową postawę wobec nich, bo bardziej niż na zakupieniu produktu po jak najniższej cenie, zależy nam na budowaniu jakościowych i długofalowych relacji z naszymi kontrahentami.
Warto pamiętać, że oni także wpływają na przewagę konkurencyjną naszej firmy i są nieocenionym źródłem informacji o rynku. Budując długoterminowe relacje z dostawcami, łatwiej jest utrzymać kontrolę nad wydatkami w firmie, chociażby przez zmniejszenie liczby zakupów ad hoc, stworzenie bazy planów zakupowych czy grupowanie kategorii produktów.
W zarządzaniu relacjami z dostawcami warto sięgnąć też po różne systemy SRM (ang. Supplier Relationship Management), które ułatwią prowadzenie bazy aktywnych dostawców z aktualnymi informacjami o naszych kontrahentach. Dostępność informacji o biznesowych partnerach i uregulowana normatywnie transparentność procesów zakupowych także uczyni naszą współpracę prostszą.
10. Elastyczność i nieustanna optymalizacja
Otwórz się na nowe rozwiązania. Rynek, technologie, produkty, sposoby płatności, procesy, dostawcy – to wszystko ulega ciągłej zmianie. Ta z kolei wydaje się kluczowym czynnikiem w pracy kupca.
Proces optymalizacji zakupów jest ciągły, bo zawsze możesz znaleźć kolejny obszar, w którym wypracujesz oszczędności kosztowe dla firmy. Szukaj też nowych, dobrych praktyk biznesowych oraz narzędzi przydatnych w pracy kupca.
