Jak (nie) kupować dla firmy? O zakupach ad hoc

„Dzikie” zakupy to problem nawet 80% przedsiębiorstw. Decyzje zakupowe są wtedy podejmowane bez uprzedniej analizy i wsparcia specjalistów z działu zakupowego.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ skąd biorą się w firmie zakupy ad hoc;
✔ jak walczyć z zakupami ad hoc;
✔ dlaczego tak ważna dla firmy jest polityka zakupowa.

Określane z języka angielskiego maverick buying – zakupy ad hoc wynikają z niewłaściwych działań zakupowych i według badań takie działania mogą generować aż ⅕ kosztów w przedsiębiorstwie¹.

Czym są zakupy ad hoc?

Wszystkiemu winny jest brak planowania – reakcyjne podejście kupców, którzy zaspokajają zgłaszane zapotrzebowanie w firmie na bieżąco.

Zakupy ad hoc wynikają też z niestosowania się do warunków umów podpisanych już z usługodawcami lub nieprzestrzegania polityki zakupowej w firmie. Np. firma korzysta z ofert dostawców, z którymi nie mamy podpisanych umów ramowych lub kupujemy produkty i usługi spoza wynegocjowanego koszyka. Czasem wynika to też z braku świadomości pracowników firmy, którzy nie wiedzą, ile mogą zaoszczędzić na zamówieniu z pomocą działu zakupowego i po prostu omijają go przy realizacji zamówienia.

Przy czym specjaliści podkreślają, że chociaż zawsze powinniśmy dążyć do zgodności wynikającej z umów i pamiętać o przestrzeganiu dobrych praktyk zakupowych, to w zarządzaniu łańcuchem dostaw nie brak sytuacji, w których będziemy musieli sięgnąć po zakupy ad hoc. Sporo zależy tutaj od kategorii asortymentowej, częstotliwości dostaw czy ryzyka, jakie wiąże się z brakiem towaru czy usługi (prawdź, jak stosować w zakupach firmowych macierz Kraljica).

Jak ograniczyć praktykę zakupów ad hoc w Twojej firmie?

Zacznij od polityki zakupowej – wiele firm w ogóle jej nie posiada, a to w tym dokumencie możemy zawrzeć oparte o dobre praktyki zakupowe obowiązki zarówno dla działu zakupowego jak i pracowników. Istotna jest także transparentność procesu zakupowego. Świadomość klientów wewnętrznych naszej firmy, jasne zasady wspomnianej polityki zakupowej – to podstawy dla dalszej sprawnej pracy kupca.

Co jeszcze możemy zrobić dla zminimalizowania udziału kosztów wynikających z zakupów ad hoc?

• Archiwizacja i analiza danych
  Znasz przekrój wydatków w swojej firmie? Jakie kategorie asortymentowe, w jakim wolumenie, u kogo zamawiasz? Ograniczanie zakupów ad hoc polega na umiejętnym zarządzaniu kategorią “tail spend” w firmowych zestawieniach wydatków, czyli kosztami produktów i usług, które nie mają wielkiej wagi dla działalności przedsiębiorstwa, ale jednak wciąż generują pewne koszty (zobacz, jak tabele przestawne pomagają w zakupach firmowych).
• Analiza struktury dostawców
  Najlepiej w każdej kategorii asortymentowej. Jeżeli w jakiejś grupie mamy kilku dostawców, a część z nich zrealizowało niewiele dostaw, to konsolidując koszyk dostawców, udaje nam się wyeliminować zakup ad hoc.
• Sprawny proces zakupowy i edukacja pracowników
  Wiedza o tym, kto realizuje zakupy i jakie wydatki mieszczą się w kategorii "inne", będzie przydatna dla dobrego kupca. Czy w firmie istnieją zamówienia, przy których pomija się dział zakupowy? Czy koszty w kategorii tail spend są powtarzalne – jeśli tak, to z jaką częstotliwością? W jaki sposób wybiera się dostawców? Z jakim wyprzedzeniem planuje się realizację zamówienia? To pytania, które powinniśmy zadać sobie… i innym pracownikom. Rozbudzanie świadomości, sprawna komunikacja i przestrzeganie zakupowej dyscypliny to jeden z czynników sukcesu w optymalizacji zakupów. W niektórych przedsiębiorstwach sięga się nawet po zmianę polityki kadr, wpisując przemyślane zakupy w szereg pracowniczych obowiązków.
• Planowanie i inne dobre praktyki zakupowe
  Maverick buying często wynika z reakcyjnego, nie proaktywnego podejścia kupców do tematu realizacji zamówień. Zamiast planowania kalendarza zakupów, przewidywania wydatków, realizują oni zakupy dopiero wtedy, gdy zgłaszane jest im zapotrzebowanie. Dlatego walkę z zakupami ad hoc zacznij przede wszystkim od planowania. Nietypowe zakupy realizuj u istniejących dostawców, w ramach ustalonego koszyka produktów lub negocjując nowe, korzystne warunki np. dla większego wolumenu lub podejmując współpracę na dłuższy okres czasu. Szukaj dostawców o możliwie szerokim zakresie działalności – może okazać się, że firma zaopatrująca nas w artykuły biurowe, będzie w stanie dostarczyć także klimatyzator lub catering przy jakiejś niespodziewanej okazji.

Według zaleceń firmy badawczej Forrester Research możemy wyróżnić 3 dobre praktyki zakupowe w biznesie, które pomagają obniżyć koszty wygenerowane przez zakupy ad hoc².

1. Skup się na dostawcach, którzy mają relacje biznesowe z firmą. Zwróć uwagę na zawarte umowy ramowe, internetowe koszyki produktów, wynegocjowane rabaty czy inne benefity (np. bezpłatny serwis). Korzystanie z internetowych platform zakupowych, takich jak Aleo, także standaryzuje proces zakupowy i z pomocą przydatnych narzędzi (zapytanie ofertowe, aukcja internetowa) pozwala na wynegocjowanie korzystniejszej oferty.
2. Ustal politykę zakupową dla firmy. Taki dokument pozwala określić obowiązki spoczywające na pracownikach firmy, którzy zgłaszają zapotrzebowanie oraz dobre praktyki dla działu zakupowego. Odgórne wytyczne uproszczą także proces zarządzania łańcuchem dostaw – klienci wewnętrzni firmy nie będą musieli za każdym razem analizować od nowa zamówień, a kupcy nie będą musieli zajmować się ich weryfikacją.
3. Staraj się ograniczyć opóźnienia i błędy w zarządzaniu fakturami. Szacuje się, że w większości firm nawet 25% czasu pracy działu księgowości upływa na poprawie faktur. Dostępne na rynku e-narzędzia także pozwalają na prawidłowe zafakturowanie zamówień i upłynniają dalszy obieg dokumentów.

Specjaliści Aleo podkreślają, że niestety nigdy nie uda nam się wyeliminować zakupów ad hoc w 100%, ale zawsze warto próbować optymalizować proces zakupów i zmniejszyć udział nieplanowanych kosztów w wolumenie zakupowym. Niech będzie to nawet 1% w ogólnym rozrachunku – przy wolumenie o koszcie np. 50 000 000 zł, wychodzi nam kwota 500 000! A do tego musimy jeszcze doliczyć koszt obsługi procesu zakupowego. 

Poznaj dobre praktyki zakupowe – niech Ci się nie wydaje – zbyt dużo.

¹http://blog.covest.com/news/indirect-spend-saving-opportunities [06.06.2016].

²http://blog.procurify.com/2015/08/24/maverick-spending-virus-can-fatal-defeat/ [06.06.2016].