Wybór dostawcy, zgodny z dobrymi praktykami zakupowymi, to pierwszy krok do sukcesu. Kolejnym jest weryfikacja naszej współpracy – i wtedy sięgamy po audyt dostawcy.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie są rodzaje audytów dostawcy;
✔ na jakich obszarach działalności warto się skupić;
✔ co zyskujesz, przeprowadzając audyt dostawcy.
Audyt dostawcy wykonywany jest w celu zweryfikowania obszarów, w których funkcjonuje dostawca. Przez audyt dokonujemy oceny potencjalnych ryzyk, związanych ze współpracą z danym dostawcą oraz szukamy pola do optymalizacji relacji biznesowej.
W zależności od tego, czy firma jest potencjalnym dostawcą (którego rozpatrujemy na etapie zapytania ofertowego), czy naszym aktualnym partnerem biznesowym, możemy przeprowadzić różne rodzaje audytu.
W pierwszym przypadku będzie to audyt weryfikujący. Pozwoli sprawdzić poziom dopasowania naszych firm, ustalić ryzyka biznesowe i wylistować poszczególne obszary współdziałania (np. zasoby ludzkie, zaplecze technologiczne lub logistyczne, procesy produkcji, zgodność z normami, itd.). W drugim przypadku będzie to audyt, który zbada wybrany obszar działalności naszego dostawcy. Służy ocenie dotychczasowej współpracy lub jest środkiem zapobiegania wystąpienia ryzyk biznesowych w danym obszarze.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt dostawcy?
Zawsze warto sięgnąć po audyt, gdy dążymy do podniesienia efektywności naszej współpracy z dostawcą. Ciągła optymalizacja procesu zakupowego to przecież jeden z obowiązków dobrego kupca, a dokładna znajomość dostawców i ich organizacji to klucz do budowania trwałych partnerskich relacji.
Możemy traktować go jako okresowy, np. coroczny, przegląd warunków, jakości współpracy z dostawcą oraz zgodności działań praktycznych z postanowieniami kontraktu czy umowy. Czasem audyt ma też postać proaktywnych działań, które mają na celu optymalizację procesów i minimalizację ryzyk.
Poprzez audyt uzupełniamy wiedzę o organizacji dostawcy m.in. w zakresie:
- strategii firmy
- parku maszynowego
- specyfikacji produktu/usługi, którą zamówiliśmy lub planujemy zamówić
- wielkości i jakości pracy zasobów ludzkich
- doświadczenia/referencji
- możliwości logistycznych (magazyny, flota samochodowa)
- systemu oceny jakości
- bazy podwykonawców naszego dostawcy
- kultury organizacyjnej firmy dostawcy i jej zgodności z polityką naszej firmy
- potencjalnych ryzyk we współpracy oraz sposobach ich zredukowania
Wiedza płynąca z audytu posłuży zarówno naszej firmie, jak i dostawcy. Sam dostawca powinien traktować audyt jako możliwość weryfikacji swoich procesów i ostatecznie szansę na budowę przewagi konkurencyjnej na rynku.
Zobacz, co zyskujesz na audycie:
- kompletny system weryfikacji jakości dostarczanych produktów/usług
- kontrolę obiegu dokumentów
- kontrolę danych biznesowych
- kontrolę operacji i procesów biznesowych
- identyfikację i minimalizację ryzyk biznesowych
- kontrolę zgodności działań dostawców z zapisami umowy
Jak przeprowadzić audyt dostawcy?
Wszystko zaczyna się od podjęcia decyzji o przeprowadzeniu audytu. Podniesienie efektywności, weryfikacja ryzyk biznesowych, sprawdzenie przyszłego dostawcy – nasze motywacje mogą być różne.
Następnie przechodzimy do wyznaczenia przedmiotu audytu oraz osób odpowiedzialnych za audyt po stronie naszej firmy oraz dostawcy. Na tym etapie ustalamy cele audytu, jego podmiot, plan oraz formularz, który pozwoli na standaryzację procesu.
Jakie narzędzia możesz wykorzystać w trakcie audytu?
- analiza danych dotyczących zakupu produktów i usług
- szukanie przykładów transakcji generujących ryzyko biznesowe
- przegląd dokumentów, kontraktów, ważnych certyfikatów, zasad polityki wewnętrznej dostawcy
- wywiady z osobami zatrudnionymi w firmie dostawcy (zarówno kierownictwo, jak i szeregowi pracownicy)
- kwestionariusze ankiety (skierowane do kadry kierowniczej spółki lub do szeregowych pracowników)
- właściwe udokumentowanie zidentyfikowanych ryzyk
Po audycie sporządzamy raport, który omawiamy wewnętrznie oraz z dostawcą. Wskazujemy szanse i ryzyka związane z naszą współpracą oraz definiujemy działania naprawcze. Bierzemy także pod uwagę kolejne działania, które zweryfikują, czy nasze potrzeby zostały zaadresowane dostawcy.
Sięgając po audyt, chcemy, aby przyniósł zakładane efekty i był przeprowadzony w sposób nieuciążliwy dla pracowników weryfikowanej firmy, nie utrudniał im wykonywania pracy. Dział zakupowy powinien zadać sobie pytania o częstotliwość audytów. Warto zastanowić się nad jego rolą; czy traktujemy go jako narzędzie prewencyjne, a może sięgamy po niego już w momencie wykrycia niezgodności? Czy i kogo po stronie dostawcy powinniśmy informować o przeprowadzanym audycie? Wszystko zależy od naszych potrzeb i wymagań – i powinno być przemyślane.
Zobacz na naszej infografice, od czego zacząć i o czym pamiętać przy przeprowadzaniu audytu.
Warto przeprowadzać audyty dostawcy, bo poza usprawnieniem procesu współpracy, mogą stać się one źródłem innowacji dla naszej organizacji zakupowej. Badamy w końcu pracę m.in. działu Research&Development, i posiłkując się wiedzą dostawcy, mamy jeszcze lepszy wpływ na rozwój własnych produktów i usług.
Zweryfikowany dostawca? Firma to kupuje!
