Usługę transportową można sprowadzić do dwóch elementów: sprawnej i terminowej dostawy. Sprawa wydaje się prosta, ale jeśli chcemy, aby nasz ładunek został dostarczony w sposób bezpieczny i o czasie, musimy wziąć pod uwagę szereg innych czynników.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak wybrać odpowiedniego przewoźnika;
✔ co warto wziąć pod uwagę przy zapytaniu ofertowym;
✔ co o rynku usług transportowych myślą dostawcy.
Zakup usług transportowych – od czego zacząć?
Definicja transportu drogowego
Transport drogowy to jeden z głównych działów światowej gospodarki z najlepiej rozwiniętą infrastrukturą wśród gałęzi transportu. Obejmuje on przemieszczanie ludzi oraz towarów w określonej przestrzeni i czasie, drogami lądowymi – przy użyciu odpowiednich, przeznaczonych do tego środków transportu.
Prawidłowe wykonanie usługi transportowej polega na sprawnym (tj. bezpiecznym, w określonym terminie) dostarczeniu ładunku do wskazanego miejsca. Dlaczego warto zadbać o wybór firmy transportowej? Dostawca precyzyjnie dobrany do potrzeb naszej firmy doręczy ładunek zgodnie z określonymi wymogami formalno-prawnymi, bezpiecznie i według naszych oczekiwań.
Jak rynek usług transportowych oceniają eksperci?
Plusem firmy transportowej jest kontakt z kierowcą. Klient wie, co dzieje się z jego ładunkiem, w zależności od potrzeb może w bardziej elastyczny sposób zmienić warunki umowy przewozowej. Kosztowo także jest to dla niego bardziej opłacalne – bo w firmie transportowej odpadają koszty prowizji dla podwykonawcy.
Bartosz Stanuch, EPO-Trans Logistic S.A.Najważniejsza jest specjalizacja firmy spedycyjno-transportowej. Znając zapotrzebowanie swojej firmy na tego typu usługi, powinniśmy analizować rynek, sformułować zapytanie ofertowe właśnie pod tym kątem. Czy interesuje nas transport drogowy, a może morski, jakie materiały przewozimy. Na rynku działa wiele firm, ale ważna jest ich specjalizacja.
Karolina Ciesielczyk, Omida Logistics Sp. z o.o.
Jak określić zapotrzebowanie na usługi transportowe?
Aby określić, jaki typ transportu będzie nam potrzebny, musimy wyjść od naszego zapotrzebowania i analizy oferty dostawców. Tutaj przychodzi z pomocą firmie sprawny kupiec, który z pomocą zapytania ofertowego zbierze propozycje od firm transportowych i wybierze najlepszą z nich.
Co zawrzeć w zapytaniu ofertowym na usługi transportowe?
Przede wszystkim powinniśmy określić rodzaj przewożonego ładunku. Jego gabaryty, właściwości. Ale także warunki transportu – miejsce i czas doręczenia.
Zobacz, co powinno znaleźć się w zapytaniu ofertowym na usługi transportowe.
Rynek usług transportu drogowego w Polsce jest mocno rozwinięty – duża konkurencja z jednej strony pozwala na wynegocjowanie atrakcyjnych warunków współpracy, z drugiej sprawia, że specjalista ds. zakupów tym lepiej musi poznać możliwości, jakie oferuje nam rynek. Tutaj z pomocą przyjdzie nam także minisłowniczek zakupu usług transportowych, jaki znajdziemy na końcu artykułu.
Zakup usług transportowych – zdaniem eksperta
O charakter branży, wskazówki przy wyborze dostawców i dobre praktyki przy zakupie usług transportowych dla firmy zapytaliśmy także ekspertów działających na tym trudnym rynku. Na nasze pytania odpowiadali Karolina Ciesielczyk, Kierownik Działu Transportu na Skandynawię w firmie Omida Logistics Sp. z o.o. oraz Bartosz Stanuch, zajmujący stanowisko International Forwarding Director w firmie EPO-Trans Logistic S.A.
Czym kierować się przy wyborze przewoźnika?
Bartosz Stanuch, EPO-Trans Logistic: – Na rynku znajdziemy sporo firm zajmujących się transportem, przy czym warto zwracać uwagę na wielkość firmy oraz na fakt, czy posiada ona własny tabor. Część firm ma transport jedynie w nazwie, gdy w rzeczywistości są firmami spedycyjnymi, które w transporcie pośredniczą. Plusem firmy transportowej jest większa elastyczność we współpracy i w procesie kontroli kierowcy. Wiemy, co dzieje się z naszym ładunkiem, łatwiej jest nam w razie nagłej potrzeby zmienić warunki umowy przewozowej. To także pewna oszczędność – firma transportowa nie pobiera dodatkowych kosztów pośrednictwa w przewozie. Większy przewoźnik jest też lepszą opcją kosztową, zwłaszcza w przypadku większych zleceń, obejmujących np. kilka obszarów lub rodzajów przewożonego ładunku. Nie musimy sięgać po kilka firm.
Karolina Ciesielczyk, Omida Logistics: – Kluczowa jest specjalizacja. Znajdźmy firmę, która specjalizuje się w transporcie ładunku, który nas interesuje. Czy obsługuje terytorium, na którym zlecamy rozładunek, czy posiada stosowne ubezpieczenie, które obejmie wartość przewozu tego typu ładunków, czy ma doświadczenie i odpowiednie referencje? To pytania, które powinien zadać sobie kupiec. Możemy też podpytać o certyfikaty, ale celują w nie zwłaszcza większe firmy, więc nie powinniśmy rezygnować z przewoźników, którzy ich nie posiadają.
Co oznacza ubezpieczenie ładunku w transporcie? Czy to obowiązek przewoźnika?
K.C.: – Wyróżniamy 2 typy ubezpieczeń, zarządzania ryzykiem w transporcie. Odpowiedzialność Cywilną Przewoźnika (OCP), która jest wymagana w każdej firmie zajmującej się przewozem oraz dodatkowe ubezpieczenia. Warto sprawdzić, czy OCP pokrywa wartość towaru i czy polisa faktycznie obejmuje interesujący nas rodzaj ładunku (np. czy firma posiada prawo do przewozu sprzętu AGD, bądź alkoholu). Należy też pamiętać o obowiązkach przewoźnika i nadawcy wynikających z konwencji CMR – w przypadku niedopilnowania pewnych kwestii, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania. Dlatego warto rozważyć alternatywne, dobrowolne ubezpieczenie, które dodatkowo chroni interesy klientów – cargo. Popularne w transporcie morskim, jest niestety rzadko stosowane w transporcie drogowym. Szkoda, bo koszt takiego ubezpieczenia po stronie klienta jest niewielki. Przy czym jestem dobrej myśli, bo to kwestia zbudowania świadomości kupców, w jaki sposób mogą dodatkowo chronić swój interes.
B.S.: – Transport ubezpiecza przewoźnik, poza tym to wynika z konwencji CMR. Klienci mogą także zawsze doubezpieczyć towar – np. gdy wartość przewożonego ładunku jest większa, ma on dużą wartość. Wszystko zależy od potrzeb klienta, firma może się do nich dostosować.
Jaką rolę w transporcie drogowym pełnią firmy spedycyjne?
B.S.: – Zwłaszcza w przypadku dużych zleceń, np. w branży automotive, warto sięgnąć po duże firmy transportowe. Spedycje często nie są w stanie pokryć ubezpieczenia takiego ładunku. Czasem praktyką wśród kupców, zwłaszcza w mniejszych firmach, jest sięganie po spedycje w celu zorientowania się w ofercie rynkowej firm transportowych.
K.C.: – Z punktu widzenia odpowiedzialności rola spedytora w transporcie morskim jest jasna – zarządza on całym procesem spedycyjnym, organizuje przewoźników, przeładunki, agencje celne i inne działania związane z całym procesem. Z kolei, w transporcie drogowym ten zakres obowiązków zaciera się. Spedytor staje się przewoźnikiem umownym, który zleca transport przewoźnikowi ostatecznemu. Wynika to z faktu że w tego typu gałęzi transportu spedycja kończy się na doborze odpowiedniego przewoźnika. Jednak w obu przypadkach rola spedytora jest bardzo znacząca. To spedytor najlepiej wie, jakie pojazdy wybrać, jak zaplanować transport – niektóre firmy spedycyjne mają długoterminowe umowy z przewoźnikami i tym samym zarządzają ich flotami jak własnymi zasobami. Są w środku tego biznesu, wiedzą, jak połączyć różne elementy procesu transportu. To firmy spedycyjno – transportowe posiadają szereg zniżek i wiedzę o podwykonawcach, a ty, samym są w stanie wygenerować oszczędności. Dzieje się to w momencie gdy na przykład łączą przewóz ładunków kilku klientów. Dzisiaj rynek skłania się w kierunku rosnącej specjalizacji i outsourcingu usług przez firmy, a to może dać właśnie firma spedycyjna.
Co powinno zawierać dobre zapytanie ofertowe?
K.C.: – Rodzaj przewożonego towaru, jego wymiary, wagę czy np. sposób pakowania. To ważne, czy towar znajduje się na paletach, jest spakowany w big bag-ach czy przewożony luzem. Czy jest związany z koniecznością wysokiej aranżacji zarządzania ryzykiem i nadzwyczajną troską. Oczywiście poza parametrami ładunku, ważne są także czas i miejsce załadunku czy rozładunku.
B.S.: – Zwróćmy uwagę na rodzaj taboru oferowanego przez przewoźnika. Czy pojazdy są dostosowane do przewozu ADR, do przewozu towaru ponadgabarytowego, czy posiadają agregaty chłodnicze, itd. – wszystko w zależności od naszych potrzeb. Często klienci pytają także o udział procentowy paliwa w kosztach usługi oraz np. o koszty związane z magazynowaniem towaru, oczekiwaniem na rozładunek czy załadunek. Niektórzy kupcy interesują się stanem taboru, pytają o wiek pojazdów, bo kalkulują mniejsze ryzyko awarii. Zwracają uwagę na spalanie, wspomnianą korektę paliwową czy certyfikaty ISO. Bycie proekologicznym jest coraz bardziej liczącym się parametrem – zwłaszcza dla dużych firm. Niektóre wręcz wymagają posiadania certyfikatu środowiskowego ISO. My ze swojej strony także staramy się być proekologiczni, edukując naszych pracowników i premiując ich za ekonomiczny styl jazdy.
Jak optymalizować koszty w transporcie?
K.C.: – Jeśli skierujemy zapytanie do wyspecjalizowanych firm transportowych, które znają rynek, możemy liczyć także na ich siatkę kontaktów, specjalne zniżki, które także pozwolą obniżyć koszty usługi. Np. jeśli mamy transport mięsa bądź leków, to zwracamy się do firmy, która dysponuje pojazdami z agregatem chłodniczym. Jeśli przewozimy towar sypki, kierujemy się do dostawcy, który ma w swojej ofercie wywrotki czy wręcz silosy. Zatroszczenie się o przewóz dobrany do ładunku pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów. Dodatkowo warto sięgać po umowy ramowe, które zabezpieczają usługi transportowe. Koniunktura zmienia się w ciągu roku, a my będziemy mieli pewność, że w okresie większego popytu dostawca po pierwsze nie odmówi nam wykonania usługi, a po drugie – że nie zażąda wyższej ceny.
B.S.: – Oprócz konsolidacji załadunku możemy zlecić rozładunek w magazynie zbiorczym lub skorzystać z usług firmy transportowej, która oferuje także możliwość przechowywania ładunku. To zminimalizuje koszty magazynowania po naszej stronie oraz zredukuje koszty po stronie przewoźnika wynikające z dłuższej trasy.
Usługi transportowe – od podszewki
Rozwój transportu drogowego
Jego początki sięgają jeszcze czasów starożytności, gdy na terenie Persji, Grecji czy Rzymu zaczęły powstawać pierwsze utwardzane drogi. Obecny kształt transport drogowy zawdzięcza jednak głównie rewolucji przemysłowej z XIX wieku i rozwojowi branży motoryzacyjnej.
Dzisiaj transport drogowy jest jednym z filarów sprawnie działającej gospodarki. To cały, skomplikowany system powiązanych ze sobą czynników, takich jak infrastruktura drogowa, środki transportu lądowego (kołowego), infrastrukturę transportową (podmioty zajmujące się transportem), osoby odpowiedzialne za właściwe funkcjonowanie transportu, a także obowiązujące normy określające przewóz osób i towarów.
Widoczny wzrost wymiany towarów, w tym o zasięgu międzynarodowym, rozwój technologii i postępująca specjalizacja pracy podnoszą jakość usług transportu. Podmioty z branży TSL (Transport, Spedycja i Logistyka) mogą też rozwijać się wraz z rozbudową i modernizacją infrastruktury transportowej. W Polsce obok przykładów zaniedbań eksperci odnotowują poprawę jej kondycji – głównie dzięki środkom Unii Europejskiej czy impulsowi do rozwoju, jaki stanowiła organizacja imprezy sportowej EURO 2012.
Siłę polskiego transportu drogowego stanowią w dużej mierze prywatni przedsiębiorcy. Z danych GUS wynika, że w kraju jest zarejestrowanych ponad 100 tys. firm działających w tej branży. W większości to mniejsze przedsiębiorstwa, dysponujące maksymalnie kilkoma pojazdami. Tylko kilkanaście firm oferuje dostęp do taboru o wielkości ponad 100 pojazdów.
Co ważne, ponad połowa koncesjonowanych do przewozu samochodów spełnia wysokie wymagania ekologiczne, co podnosi jakość naszego transportu w Europie. Ogromna podaż także sprzyja podnoszeniu jakości usług transportowych w Polsce i obniżaniu cen, co w powiązaniu z obiektywnymi kosztami, takimi jak ceny paliw czy nowe zapisy prawne regulujące ten rynek (w tym wprowadzenie w 2011 roku systemu VIATOLL), powoduje, że branża nie jest łatwa dla dostawców.
Transport według potrzeb firmy
Wobec opisanej wyżej sytuacji na rynku usług transportowych, eksperci podkreślają, że warto iść w specjalizację działalności. To samo doradzają kupcom: wybór firmy, która będzie miała doświadczenie w zakresie, który nas interesuje. Może to być określony obszar, który obsługuje firma transportowa, rodzaj naczep, jakimi dysponuje, wymagane certyfikaty, itd. Bierzmy pod uwagę referencje dotychczasowych klientów, ich doświadczenie na rynku – to ważne, zwłaszcza w przypadku niestandardowych zleceń.
Podstawowe założenia usługi transportowej zakładają czas (realizacji oraz dostępności w czasie, np. częstotliwości czy punktualności dostaw), dostępność przestrzenną, bezpieczeństwo przewozu (w tym zabezpieczenie ładunków), wygodę podróżowania, niezawodność i cenę przewozu. Często przedsiębiorstwom zależy także na połączeniu usług branży TSL, czyli transportu, spedycji i logistyki. Szukają firm, które działają w szerszym zakresie, aby uprościć proces poszukiwania kolejnych wykonawców.
Specyfika transportu zakłada jedność miejsca, czasu, konsumpcji usług i ich produkcji. Usługi transportowe nie mogą być produkowane na zapas, więc istnieje ryzyko braku pokrycia popytu i zdolności przewozowej dostawców. Popyt na usługi transportowe jest nierównomierny i choć w ciągu roku występują okresy wzmożonej konsumpcji tego typu usług, to zawsze istnieje ryzyko, że nasz przewóz nie zostanie obsłużony lub zasoby przewoźnika nie zostaną wykorzystane.
Eksperci podkreślają, że nie warto patrzeć wyłącznie na koszt usługi, bo z ceną idzie jej jakość. Jeżeli zależy nam na terminowym i bezpiecznym przewozie, zgodnym z naszymi oczekiwaniami – potencjalnych oszczędności powinniśmy szukać gdzie indziej, np. w konsolidacji załadunku czy agregacji miejsc rozładunku (im więcej miejsc, tym wyższe koszta). Więcej dobrych praktyk zakupowych szukaj w wypowiedziach ekspertów.
Przewóz substancji niebezpiecznych
Pojazd musi być dostosowany do przewozu materiałów niebezpiecznych – np. szkodliwych, trujących, łatwopalnych. Lista ADR (fr. L' Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par Route) zawiera pełny wykaz tych substancji. ADR to międzynarodowa konwencja, która określa zasady przewozu drogowego towarów i ładunków niebezpiecznych, ratyfikowana m.in. przez Polskę.
W krajach objętych umową ADR przedsiębiorstwa zajmujące się transportem towarów niebezpiecznych są zobowiązane do oznaczenia takich pojazdów specjalnymi tablicami. Widnieją na nich dwa numery, które pozwalają zidentyfikować rodzaj przewożonej substancji.
Droga do optymalizacji przy zakupie usług transportowych dla firmy wydaje się być prosta, ale rzeczywistość w polskich przedsiębiorstwach wygląda różnie. Czy sięgacie po dobre praktyki zakupowe w swoich firmach?
O czym warto pamiętać przy zakupie usług transportowych dla firmy?
