Dobry kontrakt, lepsza cena, usługi dodatkowe… Wiemy, ile zależy od dobrego spotkania z dostawcą. To także nasz potencjalny partner biznesowy, więc warto już na początku zadbać o dobre relacje.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak powinna wyglądać agenda spotkania z dostawcą;
✔ dlaczego warto stworzyć prezentację multimedialną z przebiegiem spotkania;
✔ o czym warto pamiętać, organizując spotkanie z dostawcą.
Na początek kilka podstawowych zasad. Mogą wydawać się oczywiste, ale doświadczenie pokazuje, że kupcy często także z nimi mają problem.
-
Pamiętajmy o rezerwacji miejsca
Warto ustalić z wyprzedzeniem, ile osób przybędzie ze strony dostawcy – abyśmy mogli zarezerwować odpowiednio duże pomieszczenie. Nie zapominajmy o uwzględnieniu osób z naszej strony. Szukanie sali przy dostawcy lub “pożyczanie” krzeseł wygląda mało profesjonalnie. -
Poinformujmy ochronę/recepcję
Jeżeli mamy listę gości, dobrym pomysłem jest zgłoszenie tych osób ochronie – dzięki temu przepustki zostaną przygotowane z wyprzedzeniem, a ochrona nie będzie zaskoczona przybyciem nowych osób. Poinformujmy też naszych pracowników o miejscu spotkania, aby mogli posłużyć naszym gościom odpowiednią informacją. -
Napoje i ewentualny poczęstunek
Zadbajmy o wodę czy inne napoje. Jeżeli dysponujemy możliwością przygotowania poczęstunku – warto podjąć naszych gości w ten sposób. Nie zapomnijmy o szklankach, serwetkach i innych akcesoriach, które ułatwią skorzystanie z poczęstunku. -
Zaplecze techniczne
Jeżeli planujemy wyświetlić prezentację, zorganizujmy rzutnik (o ile nie jest to integralna część sali konferencyjnej) wraz z niezbędnymi adapterami, przejściówkami, itd., które będą współpracowały z naszym sprzętem. Warto mieć też pod ręką przedłużacz – może okazać się przydatny. -
Dobra atmosfera
Warto odnosić się uprzejmie do naszych gości, zadbać, aby niczego im nie zabrakło i aby poczuli, że są otoczeni należytą uwagą organizatora spotkania. -
Wystąpienia publiczne
Jeżeli mamy z nimi kłopot, omówmy sobie przebieg spotkania i prezentację kilka razy przed samym spotkaniem. Nabierzemy pewności i mniej będziemy stresować się w trakcie wystąpienia. Przydatne jest także stworzenie agendy i prezentacji multimedialnej (czytaj dalej w artykule) – w ten sposób nie pominiemy żadnej istotnej informacji.
Dopasuj przebieg do celu spotkania
W zależności od tego, czy spotykamy się z jednym, czy z kilkoma dostawcami oraz od tego, czy to nowi dostawcy, czy stali – spotkania będą miały różny przebieg. Duży wpływ na oczywiście także cel, w jakim zapraszamy dostawców.
Rozpatrzmy przypadek, w którym organizujemy spotkanie z kilkoma dostawcami np. dla zakupu usług ochrony i utrzymania czystości. W tym wypadku należy zastanowić się, czy zaprosić także obecnych dostawców. Jeżeli na spotkaniu nie będzie naszego aktualnego partnera biznesowego – musimy mieć świadomość, że pracownicy tego dostawcy, którzy pełnią służbę ochrony, poinformują swojego pracodawcę o wizycie konkurencyjnych firm.
Prezentacja zgromadzonych osób
Dobrym pomysłem na rozpoczęcie spotkania jest poproszenie dostawców, aby przedstawili siebie i swoją firmę nam oraz pozostałym gościom. Wystarczy kilka zdań. Krótka prezentacja dostawców wzmocni środowisko konkurencyjne naszego spotkania. Nie możemy także zapomnieć o przedstawieniu naszej firmy – w prezentacji połóżmy nacisk na potrzeby organizacji związane ze spotkaniem. Taki zabieg wprowadzi pozostałych do procesu negocjacji.
Merytoryczne przygotowanie do spotkania
Musimy być gotowi, aby odpowiedzieć na pytania dostawców i zapewnić im niezbędne materiały. W przypadku wspomnianego zakupu usług ochrony i utrzymania czystości warto przygotować plan pomieszczeń, zestawienie rodzajów powierzchni, które będą sprzątane, a w wypadku ochrony – plan całego obiektu.
Nic nie zastąpi jednak wizji lokalnej. Aby dobrze przygotować wizję lokalna, należy najpierw zaplanować trasę, żeby obejmowała kluczowe obszary biur czy produkcji. Dzięki temu oferenci będą mieli należyte rozeznanie w strukturze naszych budynków i charakterze produkcji.
Podsumowanie spotkania i ustalenie dalszych działań
Podsumowanie informacji i decyzji, które zapadły na spotkaniu utwierdzi obie strony negocjacji w przekonaniu, że dysponujemy takim samym zakresem wiedzy. Warto także dokładnie określić kolejne kroki postępowania z dostawcami – kiedy i co chcemy od nich otrzymać.
Dobrze przyjęte będzie wysłanie krótkiego mejla po spotkaniu z podziękowaniem za poświęcony czas i ewentualnym przypomnieniem kolejnych etapów negocjacji.
O czym jeszcze warto pamiętać na spotkaniu z dostawcą
Spotkanie w temacie produkcyjnym
Wymaga od nas dobrego przygotowania merytorycznego, dlatego na spotkanie warto zaprosić osoby kompetentne, odpowiedzialne po stronie organizacji za proces produkcji, które będą potrafiły odpowiedzieć na techniczne, konkretne zagadnienia i wzmocnią jakościowo nasze negocjacje.
Zaangażowanie specjalistów w danej dziedzinie podniesie także rangę spotkania i podkreśli to, jak poważnie traktujemy naszych gości.
Prezentacja multimedialna
Krótki materiał, o jasnej agendzie, ułatwi nam trzymanie się harmonogramu spotkania. Poniżej prezentujemy kilka wskazówek, jak przygotować prezentację na przykładzie omawianego spotkania w temacie zakupu usług ochrony i utrzymania czystości.
Warto na wstępie zaznaczyć, w jakim trybie przyjmujemy pytania od dostawców – czy goście mogą je zadawać w każdej chwili czy pod koniec naszej prezentacji.
W przypadku negocjacji nasza prezentacja powinna zawierać generalne założenia dla takiego procesu. Zakres prac w przedziale czasowym, kolejne etapy negocjacji i nasze jasno wyrażone oczekiwania względem przyszłej współpracy.
Pamiętajmy o merytorycznym przygotowaniu danych zakupowych. Zapoznajmy się z aktualną sytuacją rynkową i przygotujmy argumentację popierającą nasze postulaty.
Dobrą praktyką jest także przygotowanie benchmarku (najlepiej za pośrednictwem RFP na platformie ALEO). Dzięki temu będziemy wiedzieli, jakiego poziomu cenowego możemy wymagać od dostawcy. Możemy też sprawdzić, jak kształtowały się notowania głównych surowców i walut, które mają wpływ na cenę zakupu.
Firmy postawione wobec takich faktów łatwiej przystąpią do rekalkulacji cen i udzielenia rabatów.
Dostawcy, którzy spotkają się z takim przyjęciem, na pewno bardziej zaangażują się w proces negocjacji.
