Proces zarządzania dostawcami jest pojęciem szerszym od procesu zakupowego, bo obejmuje drogę już od odkrycia potrzeby zakupowej po zakup oraz późniejszą weryfikację przedmiotu zamówienia.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak zarządzać umową z dostawcą;
✔ jak zarządzać relacjami z partnerem biznesowym;
✔ dlaczego dostawcy są świetnym źródłem wiedzy o rynku.
Układając relacje z dostawcami, najczęściej koncentrujemy się na dostawcach strategicznych. Udana współpraca z takimi firmami ma największe znaczenie dla wyniku finansowego naszego przedsiębiorstwa (niewywiązanie się przez takich kontrahentów z przedmiotu umowy może wygenerować dla nas największe koszty).
Na czym polega zarządzanie relacjami z dostawcami?
Proces zarządzania dostawcami dzielimy na dwa obszary.
Zarządzanie umową
To proces ciągły. Polega na stałej weryfikacji zgodności zamówienia z przedmiotem umowy. Sprawdzamy, czy zgadza się jakość dostarczanego produktu lub usługi, czy praca jest wykonywana w ustalonym terminie, itd. W przypadku niewywiązywania się z umowy, powinniśmy wszcząć procedury naprawcze, wyegzekwować kary umowne lub ostatecznie zerwać współpracę.
Zarządzanie dostawcą
To sprawdzanie kondycji obecnego lub przyszłego partnera biznesowego. Weryfikujemy jego warunki finansowe, technologiczne, środowisko prawne, w którym się porusza, dotychczasowe doświadczenia, referencje, itd.
Gdy dowiadujemy się o wątpliwej kondycji finansowej przedsiębiorstwa, z którym współpracujemy, lub mamy w planach współpracować, z dużą dozą prawdopodobieństwa możemy założyć, że realizacja przedmiotu naszej umowy jest objęta ryzykiem. To ważne zwłaszcza dla mniejszych firm, które jako podwykonawcy same zależą od terminów i jakości dostaw.
– Kamila Dejas, Manager Wydziału Wyboru Dostawców w ING Banku Śląskim
Poza tym, gdy znamy obroty firmy i wiemy, jaki udział ma w nich współpraca z naszym przedsiębiorstwem lub wiemy o środowisku konkurencyjnym, w którym funkcjonuje nasz dostawca, mamy argumenty do negocjowania lepszych warunków umowy.
Dla większych firm, korporacji będzie także ważne, czy nasz dostawca spełnia standardy CSR (ang. Corporate Social Responsibility – społeczna odpowiedzialność biznesu), tj. czy respektuje prawa człowieka lub troszczy się o środowisko, w którym funkcjonuje. Współpraca z firmą, która nie spełnia pewnych społecznych czy prawnych standardów to nie tylko duże ryzyko biznesowe związane z ewentualnymi karami, ale także wizerunkowe, które może odebrać nam klientów i doprowadzić markę do upadku. Tylko w ostatnich dniach byliśmy świadkami kryzysu wizerunkowego dużego koncernu samochodowego, który wskutek utajenia faktu łamania norm płaci nie tylko ogromną karę finansową, ale zmaga się także z utratą zaufania wśród klientów.
Według badania The Nielsen Global Survey on Corporate Social Responsibility z 2014 roku, w którym przebadano ponad 30 tys. osób kupujących przez internet w różnych krajach, ponad połowa respondentów przyznała, że chętnie zapłaciłaby więcej za produkty i usługi oferowane przez firmy stosujące się do standardów społecznej odpowiedzialności biznesu.
Dlatego warto sprawdzać rankingi dostawców lub tworzyć sobie takie zestawienia. Pomocnym źródłem informacji o partnerach biznesowych może być m.in. baza dostawców na Aleo. Na platformie zakupowej masz bezpłatny dostęp do wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce, podgląd ich ocen i referencji. Możesz także dodać firmę do obserwowanych, żeby być na bieżąco z podejmowanymi przez nią aktywnościami (np. o ofertach sprzedaży).
Niech dostawca wspiera Twój biznes
Zyskuj nie tylko dzięki realizacji przedmiotu zamówienia, korzystaj z wiedzy, jaką dysponują Twoi partnerzy biznesowi. Dostawcy są świetnym źródłem informacji o rynku, na temat panujących cen, aktualnych trendów, technologicznych nowinek, itd. Dzięki dzieleniu się know-how często są w stanie podsunąć nam najbardziej optymalne rozwiązania.
Z dostawcami bądźmy w stałym kontakcie. Ciągle weryfikujemy przecież zgodność dostarczanych produktów lub usług z przedmiotem umowy, dokonujemy rynkowych analiz, generujemy raporty. Ważna jest możliwość natychmiastowego kontaktu w razie potrzeby i gwarancja szybkiej reakcji ze strony partnera biznesowego.
W firmach o bardziej złożonej, hierarchicznej strukturze istnieją także całe mapy i scenariusze połączeń w różnych tematach. Np. jedna osoba może być wyznaczona do raportowania, inna odpowiada za wsparcie techniczne i w zależności od rangi problemu, do kontaktu są włączane kolejne osoby z hierarchii przedsiębiorstwa.
Zachęcamy do bycia na bieżąco także z lekturą bloga – Aleo to także Twój partner w biznesie.
