Dlaczego nie zlecić pewnych aktywności w ramach naszego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej, która zna się na nich lepiej niż my? Zwłaszcza, że cena jest tylko jedną z zalet takiego rozwiązania.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak wydzielenie pewnych usług podnosi efektywność Twojej firmy
✔ jjak dobrze wybrać dostawcę usług
✔ jakie rodzaje usług są najczęściej zlecane na zewnątrz
O dobrych praktykach zakupowych pisaliśmy w jednym z pierwszych artykułów. Optymalizacja czasu procesu, segmentacja produktów, konsolidacja zamówienia, analiza rynkowa… To wszystko ważne, ale to aukcja zakupowa jest polem do negocjacji warunków cenowych bezpośrednio z dostawcą.
Dlaczego outsourcing się opłaca?
Wzrasta potencjał i konkurencyjność Twojej firmy, która może skupić się na produkcji lub świadczeniu usług, jakie są podstawą jej działalności. Optymalnie wykorzystywane sąwłasne zasoby (ludzkie i sprzętowe), ale wzrasta też efektywność po stronie wydzielonych usług. Nasza firma zyskuje ponadto dostęp do profesjonalnej kadry, nowych technologii czy know-how podmiotu zewnętrznego.
Spada koszt działalności przedsiębiorstwa, zwłaszcza w obszarach pracowniczych, lokalowych czy amortyzacji. Cena świadczenia usługi poza firmą także może ulec obniżeniu, dzięki zastosowaniu dobrych praktyk zakupowych i wynegocjowaniu lepszych warunków biznesowych. Outsourcing może przynieść Twojej firmie nawet kilkanaście procent oszczędności w skali roku.
Jak wybrać firmę zewnętrzną?
Sięgnij po zapytanie ofertowe – w efekcie rozeznasz się w ofercie rynkowej. Zwróć uwagę zwłaszcza na procedury i standardy stosowane przez firmy, ich referencje i wcześniejsze doświadczenia. Zbierz jak najwięcej informacji o firmie. Możesz sprawdzić jej obecność na Aleo i czy ma status zweryfikowanej. Na platformie możesz od razu zweryfikować KRS potencjalnego dostawcy. Warto zorientować się także w sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Następnie możesz przejść do aukcji zakupowej z wybranymi partnerami (tzw. krótka lista), żeby wynegocjować lepszą cenę. Nie zapomnij o podpisaniu prawidłowego kontraktu, w tym umowy SLA (ang. Service Level Agreement – umowa w szczegółowy sposób określa parametry świadczonych usług, ustalone przez strony biznesowe). Współpraca będzie łatwiejsza, a ty wrócisz do tematu zakupów dopiero w przypadku renegocjowania warunków umowy.
Czy outsourcing jest dla mojej firmy?
Zanim podejmiesz decyzję o outsourcingu, powinieneś ustalić kilka rzeczy.
Nie zlecaj na zewnątrz procesów wchodzących w skład tzw. trzonu biznesu, czyli związanych z profilem działalności swojego przedsiębiorstwa.
Ustal ryzyko biznesowe (np. czy ryzyko jest duże w przypadku wydzielenia usługi lub jak ważna jest ona dla ciągłości działania firmy).
Dokonaj wyceny kosztów po stronie swojej firmy, które dotyczą aktywności planowanych do outsourcingu i porównaj z ofertami uzyskanymi z rynku, a następnie zrób analizę rentowności planowanego rozwiązania.
Czy wiesz, że …?
Najczęstszymi rodzajami usług zlecanych zewnętrznym firmom są:
- bezpieczne niszczenie nośników danych
- archiwizacja dokumentów
- usługi kancelaryjne
- administrowanie obiektami
- obsługa help desku
- obsługa recepcji
- usługi porządkowo-naprawcze
Dobry kupiec znajdzie pole do oszczędności także poza swoją firmą.
