Upraszcza proces zarządzania dostawcami, pozwala uzyskać dodatkowe oszczędności przy zakupie usług i produktów. Oto dlaczego warto konsolidować zapotrzebowanie. Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.: jak zwiększyć wolumen zamówienia, żeby uzyskać większe oszczędności; jak konsolidacja zakupów firmowych wpływa na proces zarządzania dostawcami;
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak zwiększyć wolumen zamówienia, żeby uzyskać większe oszczędności;
✔ jak konsolidacja zakupów firmowych wpływa na proces zarządzania dostawcami.
Konsolidację wymienialiśmy w jednym z pierwszych artykułów na blogu jako dobrą praktykę zakupową. Polega ona na zebraniu możliwie największego wolumenu zamówienia lub zakup różnych towarów i usług w celu możliwości wynegocjowania z dostawcą najbardziej korzystnych warunków biznesowych.
Case study
Jeden z klientów Aleo, firma X, miała dwóch dostawców na opakowania papierowe. Pierwszy dostarczał worki papierowe, drugi kartonowe przekładki. Pierwsza kategoria zajmowała 95% wolumenu zamówienia, druga jedynie 5%. Dzięki zapytaniu ofertowemu firma X wybrała dostawcę dla worków papierowych, który jednocześnie dostarcza przekładki kartonowe. Oferta wybranego dostawcy zawierająca same przekładki była niezbyt korzystna, ale dzięki skumulowaniu wolumenu obu kategorii asortymentowych zakup obu produktów z tej firmy stał się opłacalny.
Jak konsolidować zamówienie?
Wychodzimy od określenia zapotrzebowania w firmie. Przyjrzyjmy się np. obsłudze obiektu, w którym znajduje się firma. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa zakres świadczonych usług i dostarczanych produktów będzie się oczywiście różnił. Sprawdźmy, jakie zapotrzebowanie ma nasza firma i przeanalizujmy, przez ilu dostawców jest ono realizowane. Dzięki dokładnej specyfikacji określimy, jakie mamy wymagania i warunki realizacji oraz w jaki sposób będzie to najłatwiej wycenić (firmy dla ułatwienia rozliczeń często sięgają po ryczałt). Liczba dostawców na polskim rynku świadczących taką kompleksową obsługę przedsiębiorstw (przy założeniu współpracy z podwykonawcami) jest na tyle duża, że nasze zapytanie ofertowe możemy kierować naprawdę szeroko. Szukając np. firmy sprzątającej, możemy znaleźć dostawcę, który zapewni nam usługi tzw. złotej rączki, czyli drobne prace naprawcze. Gros firm na rynku może zaoferować dodatkowo zapewnienie ochrony naszego obiektu czy zaopatrzenia firmy w serwis kawowy. Czasem zapotrzebowanie na poszczególne kategorie asortymentowe jest drobne i w przypadku obsługi przez wiele firm, może być po prostu nieopłacalne.
Zakres usług i zamówień na produkty możliwy do połączenia jest szeroki, więc nawet mniejsze firmy także powinny poszukać oszczędności w tym obszarze.
Alicja Kwiecień-Drabek , ING Bank Śląski
Po wybraniu interesujących nas ofert dostawców przechodzimy do negocjowania warunków cenowych na elektronicznej aukcji zakupowej, z wybranymi partnerami (tzw. short list). Sumy zamówień negocjowanych na Aleo możemy potraktować rozdzielnie, ale może okazać się, że przedstawienie i negocjowanie całej oferty ułatwi dostawcy wyjście z bardziej atrakcyjną ceną, z kolei kupcowi oszczędzi obsługi kilku aukcji jednocześnie.
Poszerz zasięg zamówienia
Zapytania ofertowe możesz skierować do przedsiębiorców w całej Polsce, na Aleo możesz do tego wykorzystać otwarte RFI, które zostanie wysłane automatycznie do wszystkich zarejestrowanych użytkowników platformy.
Współpraca z jedną firmą, która będzie w stanie dostarczyć w różne miejsca produkty i usługi będzie łatwiejsza do organizacji i weryfikacji. Obniżone zostaną koszty logistyczne oraz koszty związane z obsługą dostawców (w miejsce kilku czy kilkunastu dostawców – mamy jednego). Kolejne przetargi także będą mniej problematyczne w organizacji (mamy jedną umowę, jednego dostawcę do współpracy), ograniczy się również sama ich ilość.
Opłaca się konsolidować
I to nie tylko ze względu na możliwość uzyskania oszczędności na zakupie poszczególnych produktów czy usług. To uproszczenie procesu zarządzania relacjami z dostawcą. Mamy jedną umowę (ale trzeba zadbać o to, aby jej przedmiot był czytelnie określony), fakturę, proces. Dzięki możliwości obsługi procesu przez mniejszą liczbę osób, bardziej racjonalnie wykorzystujemy zasoby firmy. Prostszy jest także sposób rozliczania za produkty czy usługi, bo najczęściej sięgamy wtedy po ryczałt oraz rozliczamy się w cyklach miesięcznych. Spróbuj połączyć kategorie zakupowe w swojej firmie, bo w grupie oszczędność.
