Jeśli dopiero rozkręcasz swój biznes, zacznij dobrze – z dobrymi praktykami zakupowymi. Optymalizacja procesów zakupowych to prosty i efektywny sposób na generowanie zysku w przedsiębiorstwie.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ dlaczego tak ważną częścią działalności przedsiębiorstwa są zakupy;
✔ od czego zacząć zarządzanie zakupami w firmie;
✔ jak rozwijać zakupy firmowe.
Polskie firmy często skupiają się na generowaniu zysku pochodzącego z właściwej działalności przedsiębiorstwa (np. poprzez zwiększenie sprzedaży), tymczasem oszczędności uzyskane dzięki bardziej racjonalnemu wydawaniu także mogą mieć realny wpływ na wynik finansowy. Tymczasem w wielu spółkach brakuje wyodrębnionych działów lub nawet osób zajmujących się obszarem zakupów.
Czas na oszczędności!
Koszty przedsiębiorstwa mogą oczywiście dotyczyć podatków, zarządzania zasobami ludzkimi, ale to zakupy są szerokim obszarem do szukania racjonalnych oszczędności. Bo podkreślmy, nie mówimy o zwykłym cięciu wydatków, redukcji – weryfikujemy koszt zakupu, jego specyfikację i szukamy optymalnych rozwiązań.
Oszczędzić możesz na samym produkcie lub usłudze, znajdując korzystniejszą cenowo ofertę, ale także usprawniając sam proces zakupowy, np. przenosząc go do sieci.
Czy wiesz, że korzystając z internetowej aukcji zakupowej, możesz oszczędzić nawet 50% kosztów transakcyjnych?1
Chociaż zawsze możesz zacząć zarządzać zakupami, to na pewno młodemu przedsiębiorstwu będzie łatwiej, kiedy już na początku ustali właściwie zasady gry. Rangę oszczędności w zakupach przy generowaniu zysku dla firmy podkreślają także eksperci.
Firmy skupiają się np. na podniesieniu sprzedaży o 10%, która dodatkowo generuje 2,5% zysku. O ile łatwiej jest mądrze weryfikować wydatki i zaoszczędzić np. 5% wydatków, które również podniosą wynik finansowy firmy. Staramy się edukować naszych klientów także w tym zakresie.
Marcin Bartosik, Manager Wydziału Wyboru i Zarządzania Dostawcami w ING Banku Śląskim
Jak zacząć zarządzać zakupami?
Od wyznaczenia celów zakupowych i osób lub jednostek wyodrębnionych ze struktury naszego przedsiębiorstwa, które będą odpowiedzialne za ich realizację. W mniejszych firmach często w rolę kupca wejdzie sam przedsiębiorca. Ważne jest, aby firma zaczęła zarządzać zakupami. Po prostu. Nigdy nie kupujmy przypadkowo. Nawet pozornie błahe kategorie zakupowe (np. akcesoria biurowe) powinny zostać poprzedzone analizą oferty dostępnej na rynku. Zawsze warto publikować zapytania ofertowe i porównywać: oferowane rozwiązania, warunki cenowe, technologie, procesy, dostawców.
Wszystko jest możliwe do negocjacji. Nie akceptujmy ofert tylko dlatego, że dostaliśmy np. 25% rabatu, kiedy faktycznie możliwym do osiągnięcia poziomem oszczędności było 65% i więcej. Uzyskany rabat to także nie jedyny wskaźnik sukcesu. Liczy się całkowity koszt użytkowania (TCO) danego produktu lub usługi, w pełnym okresie jego wykorzystania.
Case study
Czasem koszt produktu lub usługi możemy rozbić na jego składowe (tzw. cost breakdown). Np. producent napojów kupuje butelki, do których zostaną rozlane wytwarzane przez niego soki. Szukając korzystnej cenowo oferty, analizuje też grubość szkła butelek, materiał, z którego zrobione są zakrętki lub technikę druku etykiet, bo okazuje się, że czynniki te znacząco wpływają na ostateczną cenę produktu.
Ważna jest także centralizacja procesu zakupowego. Kupiec powinien współpracować z pozostałymi działami w firmie i uczestniczyć w procesie realizacji zapotrzebowania już na poziomie weryfikacji potrzeby. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której każdy z działów sam realizuje zakup. W analizie kategorii zakupowych przydatna może być macierz Kraljica, która dzieli obszary wydatków ze względu na wpływ na wynik finansowy i poziom ryzyka związanego z dostawą.
Skupiamy się na największych kategoriach zakupowych, które mają realny wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Czym grozi podejmowanie decyzji zakupowych ad hoc? Wyższą ceną za pozyskiwany produkt lub usługę, a także zwiększonym ryzykiem dostaw.
Zakupowa ewolucja
Specjaliści wyróżniają 3 fazy, które przechodzą procesy zakupowe w firmie.
I faza: rozwój
Zazwyczaj zarządzanie zakupami zaczynamy od kategorii zakupowych, w których o oszczędności najłatwiej (produkty-dźwignie lub produkty standardowe wg macierzy Kraljica). Specjaliści określają je mianem „low hanging fruits” – i chociaż faktycznie są najbardziej kuszące, nie możemy zapominać o dużych kategoriach wydatków, które stanowią trzon działalności naszego przedsiębiorstwa (grupa produktów strategicznych). To one dają szansę na wygenerowanie największych oszczędności.
II faza: optymalizacja
Tutaj szukamy możliwości redukcji wydatków w różnych kategoriach zakupowych. Praca kupca jest ciągła, bo zawsze warto na bieżąco analizować rynek w poszukiwaniu jeszcze lepszej oferty cenowej lub produktowej.
III faza: doskonalenie
W tej fazie wychodzimy poza koszty zakupowe, skupiamy się także na pozostałych elementach procesu. Np. na dookreśleniu specyfikacji, żeby odpowiedzi dostawców były lepiej dopasowane. Na doskonaleniu technik negocjacji, żeby być bardziej przekonującym partnerem biznesowym i otrzymać korzystniejszą ofertę. Na upraszczaniu procedur, relacji i sposobów zarządzania z dostawcami… Każdy element procesu zakupowego może mieć przełożenie na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Nawet młode przedsiębiorstwo może znaleźć obszary do generowania oszczędności. Powodzenia!
1 Źródło: Aleo.com.
