Każda firma na pewnym etapie rozwoju będzie potrzebowała profesjonalnego wsparcia technologicznego. W dobie powszechnej cyfryzacji, dynamicznego rozwoju IT i nieustannie zmieniających się potrzeb klientów, wydaje się to wręcz koniecznością. Przedsiębiorcy stają więc przed ważną decyzją: zatrudnić informatyka czy skorzystać z outsourcingu IT. Kiedy wybrać outsourcing IT i czym się przy tym kierować?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie są zalety outsourcingu IT,
✔ czym się kierować podczas wyboru firmy zewnętrznej IT,
✔ na co uważać, decydując się na outsourcing IT.
Outsourcing IT czy informatyk?
Outsourcing to powszechne zjawisko, które nie bez przyczyny jest wykorzystywane przez firmy. Powodów jest co najmniej kilka. Pierwszym jest fakt, że zatrudnienie samodzielnego informatyka wiąże się z koniecznością stworzenia mu miejsca pracy, zadbania o odpowiednie warunki i formalności. Innym argumentem przemawiającym na korzyść outsourcingu jest to, że zamiast samodzielnego specjalisty, firma zyskuje wsparcie całego zespołu, bez problematycznych kwestii organizacyjnych. Często są to osoby o różnych specjalizacjach, co znacząco podwyższa jakość usług. Daje to dostęp do wielu pokrewnych usług w ramach tej samej współpracy, wygodnie i w jednym miejscu.
Kolejnym aspektem jest kwestia odpowiedzialności. W przypadku firmy IT, ponosi ona pełną odpowiedzialność za swoje działania. Musi dbać o renomę i wizerunek, a jej doświadczenie i referencje łatwo zweryfikować. Podobnie z dyspozycyjnością – w przypadku choroby pracownika, pozostajemy bez opieki informatycznej, co raczej nie zdarzy się, gdy korzystamy z outsourcingu. Zwłaszcza, że część firm IT proponuje stałą, 24-godzinną opiekę. Dodatkowo, jeśli pojawi się nagła awaria, nie zawsze możemy oczekiwać reakcji od własnego informatyka. W przypadku firmy zewnętrznej, zapiski dotyczące natychmiastowej reakcji, są częstą i korzystną praktyką. Pozwalają bowiem chronić i utrzymać ciągłość kluczowych procesów biznesowych.
Argumentem, który przemawia za outsourcingiem, jest też elastyczność współpracy. Jej warunki możemy indywidualnie określić pod realne potrzeby naszego biznesu, a również modyfikować jej zakres podczas trwania umowy i rozwijać równolegle do rozwoju firmy. Może nie jest to zasadą, ale korzystając z outsourcingu IT, odejdą nam też koszty związane z obsługą nowinek technologicznych. Zatrudniając informatyka, wszystkie narzędzia musimy zapewnić mu z własnych środków. W przypadku współpracy z firmą zewnętrzną, już niekoniecznie.
Jak wybrać outsourcing IT?
W natłoku ofert może być ciężko wybrać właściwą obsługę informatyczną. Znając swoją firmę, jej słabsze i mocniejsze strony, powinniśmy wiedzieć, co wymaga największej uwagi i gdzie jest największy potencjał. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze konkretnej firmy IT?
Indywidualna oferta
Jednym z najważniejszych czynników warunkujących powodzenie współpracy z firmą IT jest dopasowanie usług informatycznych pod konkretne potrzeby biznesowe. Wiele firm ogłasza się w taki sposób – często to jednak tylko marketing. Musimy zwrócić uwagę, a w zasadzie dokładnie określić, na ile mamy wpływ na kształt umowy oraz na ile proponowane usługi spełniają nasze oczekiwania.
Doświadczenie firmy
To zawsze ma znaczenie. Doświadczenie danej firmy IT pomoże nam ocenić: jak długo jest już na rynku, czy działała w naszej branży, jak przez ten czas się rozwijała i z jakimi efektami. W zasadzie sam fakt, że firma działa z powodzeniem od wielu lat, jest już dobrym sygnałem. Warto jednak upewnić się (o ile to możliwe) i poznać dokładniej historię przyszłego partnera. Choćby poprzez sprawdzenie sygnałów od klientów. Jak to zrobić? Wskazówką mogą być opinie w bazach firm i referencje.
Praktyczna wiedza
Kolejna sprawa to jakość proponowanych usług. Dobrze będzie upewnić się, czy firma opiera się na fachowej i specjalistycznej wiedzy. Przykładowo, czy specjaliści, z którymi przyjdzie nam współpracować, mają odpowiednie kompetencje? Czasami wystarczy jedna bezpośrednia rozmowa, czasem seria spotkań. Wskazówkami będą certyfikaty, dyplomy oraz wszelkie inne dowody podwyższania umiejętności.
Koszty outsourcingu IT
Niska cena paradoksalnie powinna wzbudzać więcej wątpliwości niż wysoka. Najważniejszy jest stosunek jakości do ceny – i to, co się w tej cenie zawiera. Innymi słowy, jakie usługi i w jakim zakresie otrzymujemy za daną cenę? Pamiętajmy, by o cenę zapytać na końcu (przynajmniej na pierwszym etapie), a nie porównywać oferty w oparciu o ich koszta.
Organizacja i komunikacja
Skoro będziemy współpracować z daną firmą, dobrze sprawdzić, jak działa w niej komunikacja. Sugestią może być to, jak wyglądało nasze pierwsze zapytanie. Jak długo czekaliśmy na odpowiedź? Czy była wyczerpująca? Jak działa help desk i obsługa klienta? Jeśli już przy pierwszym kontakcie pojawiają się problemy komunikacyjne lub organizacyjne, to daje nam obraz, jak w przyszłości może przebiegać współpraca.
Wizja rozwoju
Przed nawiązaniem współpracy, warto upewnić się, jak do kwestii rozwoju podchodzi firma IT. Czy korzysta z nowoczesnych rozwiązań i nadąża za trendami z branży? Jaką ścieżkę rozwoju proponuje dla naszego biznesu? To ważne, bo branża IT jest bardzo dynamiczna, dlatego zawsze warto wypytać o szczegóły. Czy firma ma tylko podstawowe usługi IT w swojej ofercie? A może ma świadomość zmieniających się potrzeb biznesowych i proponuje też nowatorskie rozwiązania oraz dedykowane narzędzia? Czy łączy różne specjalizacje z pokrewnych dziedzin, by jej outsourcing był bardziej kompleksowy?
Subiektywne wrażenia
Na koniec: to, co niektórzy nazywają intuicją albo szóstym zmysłem. Jeśli po pierwszym kontakcie coś nam nie pasuje, i czujemy, że nie trafiliśmy w odpowiednie miejsce, może warto posłuchać tego głosu? Nie oznacza to, żeby uzależniać biznesowe decyzje od emocji, bo mogą być mylące. Z drugiej strony – jeśli firma IT już na starcie wykazuje się inicjatywą i prawidłowo wyczuwa oczekiwania, właściwie rozumie nasze potrzeby – to znak że prawdopodobnie trafiliśmy pod właściwy adres.
Wpis powstał we współpracy z Grupą Biznesową Much&More, która na co dzień zapewnia kompleksowy outsourcing księgowy, prawny, informatyczny oraz marketingowy.
