Specjalista ds. zakupów, inaczej określany także kupcem, zarządza wydatkami firmy oraz monitoruje jej oszczędności, aby przełożyły się na realny zysk. Ponadto osoba na tym stanowisku negocjuje szczegóły umów z dostawcami, aby zapewnić najlepsze ceny oraz przygotowuje strategie i rozwiązania, które pomagają firmom lepiej zarządzać zakupami w przedsiębiorstwie.
Co musisz wiedzieć, jeśli chcesz zatrudnić kogoś na stanowisko specjalisty ds. zakupów?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak ważne jest stanowisko specjalisty ds. zakupów;
✔ jakie cechy i umiejętności powinien posiadać dobry kupiec;
✔ jak znaleźć odpowiedniego zakupowca i rozwijać jego umiejętności w firmie.
Rola specjalisty ds. zakupów w firmie
Znaczenie pracy kupców i zakres ich obowiązków ciągle rosną. Z pracowników operacyjnych, zajmujących się zaspokajaniem bieżącego zapotrzebowania, zmieniają się w specjalistów odpowiadających za współtworzenie strategii i procesów firmowych. Aż 92% zakupowców wierzy, że ich praca przynosi firmie dodatkową wartość1.
Zdaniem Edyty Musielak z ING Banku Śląskiego kupcy zajmują coraz lepszą pozycję w organizacjach, w których pracują i mają duży wpływ na ich funkcjonowanie:
“Trendy są optymistyczne, zwłaszcza w dużych, międzynarodowych firmach rośnie uznanie dla zakupów i specjalistów zajmujących się w firmie tym obszarem. Dyrektorzy działów zakupów nierzadko zasiadają w zarządach tych spółek lub stają się strategicznymi dyrektorami odpowiedzialnymi za kierunek rozwoju firmy.”
Większość firm zdaje sobie sprawę ze znaczenia i roli specjalistów ds. zakupów w ich organizacji. Osoby na to stanowisko są poszukiwane w wielu różnych branżach, począwszy od handlu detalicznego i produkcji, przez rząd i służbę zdrowia.
Jak znaleźć kandydatki i kandydatów, którzy odnajdą się na tym stanowisku i sprawdzą się na każdym z etapów pracy?
Dobry zakupowiec – analityk czy humanista?
Polskie uczelnie wyższe nie oferują kształcenia w kierunku związanym stricte z zarządzaniem zakupami. W praktyce kupcami zostają więc absolwenci i absolwentki różnych specjalizacji. Często są to osoby po studiach humanistycznych, które zakładają, że ich rozwinięte kompetencje miękkie i znajomość technik negocjacji wystarczą. Niestety w praktyce może być inaczej.
Praca zakupowca to połączenie komunikatywności z merytoryczną wiedzą i umiejętnościami analitycznymi. By skutecznie negocjować z dostawcami i współpracować z wewnętrznymi działami firmy już na wczesnym etapie tworzenia produktu czy usługi, zakupowiec musi mieć faktyczną wiedzę o technologii produkcji, materiałach i rynkach zakupu.
Osoba na stanowisku specjalisty ds zakupów powinna koncentrować się nie tylko na na cenie, produkcie lub usłudze, ale też na relacjach i budowaniu eksperckiej pozycji w firmie, żeby klienci wewnętrzni chcieli włączać ją w procesy decyzyjne od początku definiowania produktu.
Case study
Za przykład posłuży nam przedsiębiorstwo, zajmujące się produkcją kosmetyków, planujące stworzyć nowy typ opakowań plastikowych.
Zdaniem działu marketingu i sprzedaży podbiją one rynek, ale specjalista ds. zakupów wie, że przez niestandardowe parametry (np. grubość plastiku lub kształt) podniosą też koszt zakupu i produkcji. To właśnie kupiec może wspomóc dział biznesowy wiedzą o korzystniejszej technologii produkcji, dostępnych na rynku tańszych surowcach itp.
Kolejnym przykładem jest także branża automotive, gdzie dział zakupów jest od samego początku zaangażowany jest w proces tworzenia nowych produktów i weryfikuje pomysły zespołu projektowego. To jasne – nie wystarczy świetny projekt, trzeba go jeszcze zrealizować zgodnie z budżetem.
Najbardziej pożądane cechy i umiejętności specjalisty ds. zakupów
Specjalista ds. zakupów musi być przede wszystkim niezwykle zorganizowany, być otwartym i posiadać łatwość komunikowania się z ludźmi oraz mieć doskonałe umiejętności negocjacyjne. Powinien też umieć myśleć krytycznie, dobrze zarządzać czasem i potrafić podejmować trudne decyzje.
Kompetencje zakupowca:
- umiejętność logicznego myślenia, identyfikacji problemu i znalezienia odpowiedniego rozwiązania;
- dobra organizacja pracy oraz zarządzanie czasem;
- umiejętność samodzielnego i szybkiego podejmowania decyzji;
- sumienność oraz dokładność realizowanych zadań;
- perswazja i umiejętność negocjacji;
- komunikatywność;
- wysokie umiejętności matematyczne;
- zdolność do analitycznego myślenia i umiejętność planowania;
- odporność na pracę w stresie lub pod presją czasu.
Jak powinna wyglądać rozmowa kwalifikacyjna specjalisty ds. zakupów?
Firmy o bardziej złożonej strukturze często rekrutują specjalistów do poszczególnych etapów procesu zakupowego, np. do centralizacji zapotrzebowania w skali kilku fabryk albo wiodącego kupca odpowiadającego za jedną konkretną kategorię zakupową.
Warto, aby w procesie rekrutacyjnym strategicznych kupców uczestniczyli nie tylko rekruterzy z działu HR, ale także wykwalifikowane osoby z branży finansowo-zakupowej, które mają wiedzę o procesach, materiałach, produktach i rynkach. Dlatego oprócz weryfikacji kompetencji miękkich i doświadczenia, ważne jest, aby to przedstawiciele działu biznesowego przeprowadzili merytoryczną rozmowę z osobami zainteresowanymi rekrutacją.
Zarobki specjalisty ds. zakupów
Według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń przeciętne wynagrodzenie osoby pracującej na stanowisku specjalisty ds. zakupów wynosi 4 810 zł brutto. Młodszy specjalista to już pensja o blisko 1 000 zł mniejsza, zaś starszy dostaje ok. 6 390 zł.
Wpływ na wysokość wynagrodzenia w tym przypadku ma przede wszystkim staż pracy oraz związane z tym doświadczenie zawodowe, posiadane wykształcenie pracownika oraz wielkość i lokalizacja firmy.
Rozwijanie kompetencji zakupowca z korzyścią dla firmy
Jakiej ścieżki zawodowej mogą spodziewać się specjaliści ds. zakupów? Najczęściej ich kariera opiera się na rozwoju konkretnej specjalizacji (w materiałach, technologii, specyfice rynku). Kupcy zazwyczaj najpierw zajmują się pojedynczymi produktami w skali przedsiębiorstwa, ale już na pozycji lead buyer mogą mieć pod sobą wybrane kategorie produkcyjne, na cały region lub świat w przypadku dużych międzynarodowych korporacji.
Niestety, specjaliści ds. zakupów są często postrzegani jako pracownicy operacyjni i pomija ich się np. przy zapisach na dodatkowe szkolenia. Niesłusznie, bo obok przychodu wypracowanego ze sprzedaży, optymalizacja kosztów zakupu produktów także zwiększa płynność przedsiębiorstwa. Zatem pracodawca powinien dbać o ich rozwój zarówno w kompetencjach miękkich (techniki negocjacji, komunikatywność, zarządzanie relacjami), jak i poszerzać merytoryczną wiedzę. Uczestnictwo w szkoleniach i wydarzeniach branżowych, studia podyplomowe czy uzyskanie coraz popularniejszego (także w Polsce) certyfikatu CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) podniesie kompetencje branżowe zakupowca.
Dobry kupiec powinien ciągle poszerzać wiedzę o rynkach, surowcach, technologiach, aby móc tworzyć odpowiednią i realną strategię zakupową dla firmy. W tym celu przysłużą się wszelkiego rodzaju targi branżowe, konferencje zakupowe oraz stałe śledzenie trendów i indeksów podstawowych surowców, np. LMI, EUWID czy ICIS.
Pamiętaj, że to ludzie tworzą firmę, dlatego warto dobrze wybrać, a potem inwestować w rozwój kluczowych pracowników.
1 International Survey: Procurement Executives. Procurement Value Creation, ivalua.com [07.04.2015].
