Sytuacje losowe sprawiają, że z dnia na dzień pracodawca może stanąć przed problemem, jakim jest dłuższa usprawiedliwiona nieobecność pracownika, spowodowana chorobą, ciążą czy urlopem wychowawczym. Wtedy z pomocą przychodzi konstrukcja umowy o pracę na zastępstwo. Czym jest taka umowa? Przeczytasz poniżej.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
• czym jest umowa o zastępstwo,
• jakie są warunki, w których można ją zawrzeć,
• jaki okres wypowiedzenia obowiązuje przy umowie na zastępstwo,
• jakie są uprawnienia pracownika zatrudnionego na zastępstwo.
Czym jest umowa na zastępstwo?
Dla każdego pracodawcy ważne jest zachowanie ciągłości pracy w firmie. Jeśli zdarzy się sytuacja powodująca dłuższą nieobecność podwładnego, przedsiębiorca musi szybko zareagować, by przywrócić ciągłość pracy. Dobrym rozwiązaniem jest poszukanie zastępcy, który zostanie zatrudniony na „opuszczonym” stanowisku. Dodatkowo jest to rozwiązanie gwarantujące zastępowanemu pracownikowi powrót na tę samą posadę po ustaniu przyczyny nieobecności.
Jaki jest obecny status prawny umowy o pracę na zastępstwo?
Umowa na zastępstwo w obecnym stanie prawnym nie jest odrębnym rodzajem umowy o pracę, jak miało to miejsce jeszcze kilka lat temu. Po zmianach Kodeksu pracy, które weszły w życie 22 lutego 2016 roku, stała się ona podtypem umowy na czas określony, w którym szczególnie ważne jest wyraźne wskazanie terminowości zatrudnienia. Umowa o pracę na zastępstwo, umowa o zastępstwo czy umowa na zastępstwo – to obecne określenia potoczne, zwyczajowe.
Pracodawca musi mieć jednak na uwadze, że nie wszystkie przepisy stosowane do umów na czas określony będą miały zastosowanie do umowy na zastępstwo; zachowała ona bowiem pewną odrębność w kilku aspektach. Jakich? Przeczytaj w dalszej części artykułu.
W jakich sytuacjach można nawiązać umowę o zastępstwo?
Umowa o pracę na zastępstwo może być zawarta tylko w sytuacji, gdy nieobecność pracownika, który ma być zastępowany, jest spowodowana usprawiedliwioną nieobecnością, a więc wynikającą np. z długiej choroby, urlopu macierzyńskiego, wychowawczego czy bezpłatnego lub innej usprawiedliwionej przyczyny. Przedsiębiorca w przypadku takiej nieobecności, nawet gdyby chciał, nie może zwolnić pracownika. Funkcjonowanie firmy musi być jednak zachowane. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest znalezienie kandydata, który zgodzi się pracować w firmie na podstawie umowy o pracę na zastępstwo.
Wydawać by się mogło, że skoro umowa na zastępstwo to obecnie podtyp umowy na czas określony, to zgodnie z Kodeksem pracy ona także objęta jest limitem czasowym (maks. 33 miesiące) lub ilościowym (maks. trzy umowy), które dotyczą umów zawieranych z tym samym pracownikiem. Tymczasem ustawodawca wyłączył umowę na zastępstwo spod tej regulacji. Może ona zatem obowiązywać dłużej niż 33 miesiące, umów można zawrzeć także więcej niż trzy i żadna z tych sytuacji nie spowoduje, że umowa o zastępstwo przekształci się z automatu w umowę o pracę na czas nieokreślony.
Pamiętaj!
Umowa o pracę na zastępstwo nie podlega limitowi czasowemu i ilościowemu, co oznacza, że pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem dowolną liczbę umów o zastępstwo.
Jak wygląda zatrudnienie pracownika na umowę na zastępstwo?
Umowę o pracę na zastępstwo, jak każdą umowę o pracę, warto sporządzić w formie pisemnej. Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy należy określić w niej:
- strony umowy,
- rodzaj umowy,
- datę jej zawarcia,
- warunki pracy i płacy.
Na te ostatnie składają się m.in. rodzaj pracy, miejsce pracy, wysokość wynagrodzenia wraz ze wszystkimi składnikami, wymiar czasu pracy (pełny lub niepełny etat) oraz termin rozpoczęcia pracy.
Obowiązki zastępującego zazwyczaj określane są jako tożsame z obowiązkami osoby nieobecnej, choć nie jest to wymagane. Wystarczy, że zakresy obowiązków będą podobne, nie muszą pokrywać się w 100%. Ważne, by nie były to obowiązki szersze (byłoby to bowiem obejście prawa). Warunki zatrudnienia, czyli np. wynagrodzenie, czas pracy i dodatkowe świadczenia, nie muszą być tożsame z warunkami pracownika zastępowanego (można je indywidualnie negocjować).
Pracodawca ma prawo zatrudnić pracownika na zastępstwo najpierw na okres próbny, by sprawdzić, czy na pewno sprosta postawionym na danym stanowisku zadaniom. Okres próbny nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Pracownik zatrudniony na zastępstwo musi przejść także odpowiednie badania lekarskie oraz szkolenie BHP.
Umowa o zastępstwo a RODO
Przed wejściem w życie przepisów RODO w umowach o zastępstwo wpisywano przyczynę powodującą konieczność ich zawarcia (precyzując, że chodzi np. o urlop wychowawczy) oraz podawano personalia zastępowanego pracownika. Obecnie większość ekspertów stoi na stanowisku, że, sporządzając umowę, należy kierować się zasadą minimalizmu danych. Za wystarczające należy więc uznać wpisanie, że umowa zostaje zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uznaje za dopuszczalne wymienienie w umowie imienia i nazwiska zastępowanego pracownika, ale tylko w sytuacji, w której pracodawca wykaże taką konieczność (np. gdy w firmie jest jednocześnie kilku nieobecnych pracowników).
Kiedy kończy się umowa na zastępstwo?
Specyfiką umowy na zastępstwo jest świadomość obu stron umowy (pracodawcy i pracownika), że jest to umowa terminowa. Przedsiębiorca może zatrudnić zastępcę na cały okres nieobecności pracownika albo na krócej. Datę obowiązywania umowy na zastępstwo można wskazać precyzyjnie (np. kiedy znany jest dzień zakończenia urlopu bezpłatnego zastępowanego pracownika) albo opisowo, określając, że stosunek pracy na zastępstwo zostaje zawarty na czas nieobecności pracownika (takie określenie będzie szczególnie przydatne w sytuacji choroby, gdy trudno jednoznacznie określić termin powrotu pracownika do pracy).
Pamiętaj!
Umowa na zastępstwo wygasa:
– wraz z powrotem nieobecnego pracownika do pracy,
– z dniem wskazanym w umowie,
– gdy nieobecność pracownika przestaje być usprawiedliwiona,
– z chwilą śmierci zastępowanego pracownika.
Rozwiązanie umowy na zastępstwo może nastąpić także wcześniej, czyli za porozumieniem stron. Możliwe jest również wypowiedzenie umowy na zastępstwo, tak jak ma to miejsce w przypadku innych umów o pracę.
Czy wiesz, że…
Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo jeszcze kilka lat temu wynosił zaledwie 3 dni.
Obecnie przy wypowiedzeniu umowy na zastępstwo obowiązują takie same terminy jak w przypadku wypowiadania umów zawartych na czas nieokreślony:
– 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
– 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
– 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Stosunek pracy wynikający z umowy na zastępstwo może zakończyć się także bez wypowiedzenia z winy pracownika lub z winy pracodawcy.
Umowa na zastępstwo a ciąża – co, jeśli kobieta zatrudniona na zastępstwo zajdzie w ciąże?
Umowa na zastępstwo znacznie różni się od klasycznej umowy o pracę w kwestii ochrony pracownic w ciąży. Jeśli kobieta zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo zajdzie w ciążę, jej umowa może zostać rozwiązana wraz z upływem terminu, na jaki została zawarta (okres zastępstwa). Jest to znacząca różnica w stosunku do sytuacji kobiet zatrudnionych na podstawie standardowych umów o pracę, kiedy to w przypadku ciąży pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy, a te trwające musi przedłużyć aż do czasu porodu.
Umowa na zastępstwo a urlop i inne przywileje pracownicze
Pracownik zatrudniony na zastępstwo korzysta z tych samych przywilejów i uprawnień co pracownik zatrudniony na podstawie klasycznej umowy o pracę. Urlopy przysługują na normalnych zasadach i zależą od stażu pracy, a więc: 20 dni (dla pracownika zatrudnionego krócej niż 10 lat) oraz 26 dni (jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat). Jeśli praca wykonywana jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Ponadto, podobnie jak w przypadku każdej umowy o pracę, przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzania składek, wypłacania pensji w wysokości co najmniej płacy minimalnej i udzielania urlopu wypoczynkowego. Okres przepracowany na umowie na zastępstwo wlicza się do stażu pracy, a w przypadku choroby zastępca może skorzystać z płatnego zwolnienia chorobowego.
Zawarcie umowy na zastępstwo jest dobrym rozwiązaniem, gdy dłuższa nieobecność pracownika wpływa na ciągłość pracy w firmie. Jednocześnie taka forma umowy pozwala zastępowanemu na powrót na swoje poprzednie stanowisko. Umowa na zastępstwo jest szczególnie ciekawą opcją dla młodych pracowników, dopiero zaczynających karierę zawodową, a także dla ludzi, którzy chcą spróbować swoich sił w nowej branży.
