Od jakiego dokumentu pracownik zwykle rozpoczyna swoją przygodę z wybranym przedsiębiorstwem? Właśnie od kwestionariusza osobowego. Warto wiedzieć, jak skonstruować go poprawnie. Zwłaszcza teraz, w erze RODO.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest kwestionariusz osobowy;
✔ jakich danych może żądać pracodawca;
✔ jak wygląda kwestionariusz w czasach RODO.
Czym jest kwestionariusz osobowy?
W dużym uproszczeniu jest to dokument, w którym zainteresowany pracą w danym przedsiębiorstwie wypełnia dane. Te mają pomóc pracodawcy w identyfikacji oraz dokładnym poznaniu preferencji osoby, która chce rozpocząć pracę w firmie.
Trudno o precyzyjne określenie danych, jakie powinny znaleźć się w tym druku. Trzeba zwrócić uwagę na to, aby ilość gromadzonych przez firmę informacji była wprost proporcjonalna do stanowiska, na jakie aplikuje potencjalny pracownik.
Podstawowe dane będą dobrze wyglądały na przykład na stanowiskach magazynowych czy dla pracownika ochrony. Nieco szersze spektrum informacji będzie obejmować pracownika biurowego czy osobę, która chce objąć w firmie stanowisko kierownicze.
Mimo tych wszystkich różnic można znaleźć wiele punktów wspólnych. Należy za nie uznać podstawowe dane teleadresowe (imię, nazwisko, adres, numer telefonu), datę urodzenia, wykształcenie czy przebieg kariery zawodowej. W niektórych formularzach preferuje się też zawrzeć informacje o stanowiskach w dotychczasowej karierze zawodowej.
Patrząc na kwestionariusz osobowy w sposób ogólny, trzeba po prostu stwierdzić, że jest to dokument, na którym pojawiają się dane zainteresowanych pracą w firmie. Spośród tych, wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę o pracę.
Ze względu na rozwijającą się informatyzację i wzrost popularności pracy zdalnej, kwestionariusz osobowy można najczęściej spotkać w formie e-dokumentu. W wielu firmach wciąż zdarzają się jeszcze tradycyjne, „papierowe” wersje.
Jakich danych może żądać pracodawca?
Trzeba tu dość mocno rozgraniczyć dane, jakie są niezbędne, od tych, jakich potencjalny szef może zażądać. Jak sygnalizowaliśmy wcześniej, wiele zależy od stanowiska, na jakie ogłaszamy nabór. Ciekawą praktykę spopularyzowały też m.in. jednostki samorządu terytorialnego.
Za sprawą JST wiele firm zaczęło dołączać do swoich kwestionariuszy danych osobowych pracowników pytania o ich mocne i słabe strony. Popularność zyskały pytania o planowane stanowisko, jakie pracownik chciałby zajmować w organizacji za kilka lat. Częste są też pytania o pasje i zainteresowania.
Warto skupić się na tym, jakie dane nie mogą znaleźć się w kwestionariuszu osobowym. Potencjalny szef nie może pytać o orientację seksualną czy ogólną kondycję zdrowotną. Nie wolno też pytać o kwestie światopoglądowe oraz takie, które mogłyby zostać uznane za mające podłoże polityczne.
Ciekawostką jest domniemanie zgody na przetwarzanie danych biometrycznych. W takiej sytuacji musi zostać spełniony obowiązek informacyjny, a osoba wypełniająca kwestionariusz powinna dodatkowo wypełnić druk z odpowiednią zgodą.
Nie istnieją jednoznaczne wytyczne co do umieszczania zdjęcia w kwestionariuszu dla pracownika. Wciąż można się spotkać z tego typu wymaganiami (zwłaszcza w e-kwestionariuszach), jednak nie jest to reguła, dlatego też zachodzi domniemanie, że pracodawca ma na tym polu pełną dowolność.
Ze względu na rosnące znaczenie dokumentów w wersji cyfrowej, nie powinno zapominać się o podaniu swojego adresu e-mail. Ten powinien być możliwie jak najbardziej profesjonalny. Szanse na zatrudnienie mogą wzrosnąć, jeśli mail będzie składał się z różnych kombinacji imienia i nazwiska, a nie będzie naszą ksywką z młodzieńczych lat.
Kwestionariusz osobowy a RODO
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE (2016/679) z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych wprowadziło wiele zamieszania w wykładni prawnej.
Nawet dziś, w kilka lat po wejściu RODO w życie, wciąż zdarzają się kolidujące ze sobą opinie prawne. Mimo tego, że jest wiele niezgodności, można wysnuć pewne wspólne cechy interpretacji. Zanim weźmiemy się za RODO, warto skonsultować wątpliwości z radcą prawnym lub specjalistą z dziedziny ochrony danych osobowych.
Przyjmuje się, że kandydat do pracy, który uzupełnia formularz osobowy, powinien wiedzieć, kto przechowuje jego dane. Oznacza to, że druk powinien zawierać precyzyjną informację o tym, kto jest administratorem danych i w jakim celu mogą być one przetwarzane.
Nadrzędną kwestią jest też ta, która udzieli jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, kto przetwarza dane. Jest to jedna z przyczyn, dla których w druku kwestionariusza personalnego nie warto podawać zbyt wielu danych wrażliwych.
W ogólnej interpretacji, dane wrażliwe to takie, które pozwalają na precyzyjną identyfikację osoby. Można więc stwierdzić z bardzo dużą pewnością, że telefon, dane adresowe, imię i nazwisko czy lista ukończonych szkół mieszczą się w tej interpretacji.
Potencjalny przełożony powinien zatroszczyć się o to, aby dane z rekrutacji nie były przechowywane zbyt długo. Idealny wariant to taki, w którym po zakończeniu procesu zatrudnienia są one niszczone. Warto też pamiętać o tym, aby nie były one utrwalane.
Do czasu zniszczenia, muszą być przechowywane zgodnie z wytycznymi, które RODO określa bardzo precyzyjnie, a zarazem rygorystycznie. Informacje o osobach, które biorą udział w naborze, nie mogą być po prostu odłożone na biurko czy wpięte w segregator. Dostępu do nich nie może uzyskać osoba niepowołana, na przykład sprzątaczka czy ochroniarz.
Trzeba też pamiętać o tym, że rozporządzenie o ochronie danych osobowych daje osobom, które przekazały swoje dane prawo szerokiego wglądu do akt i przejrzenia procesu zarządzania nimi. Nie wolno też przekazywać informacji o potencjalnych pracownikach na przykład zaprzyjaźnionym firmom czy podmiotom gospodarczym. Nie należy też wynosić ich poza teren zakładu pracy.
Kary za naruszenie polityki RODO są bardzo wysokie, dlatego też do sporządzenia tego typu dokumentacji zaleca się podejść na poważnie. Specjalista do spraw bezpieczeństwa danych osobowych, a w jednostkach samorządu terytorialnego, tak zwany ABI, powinien zabezpieczyć dane z obu stron – zarówno aplikujących do pracy, jak i firmy.
Coraz częściej można spotkać się z usługą audytu bezpieczeństwa danych osobowych. Zwykle nie jest ona zbyt droga. Audyt powinien zakończyć się wydaniem stosownego certyfikatu oraz wytycznych, jeśli zostaną stwierdzone ewentualne uchybienia.
Po stronie firmy leży też stworzenie i prowadzenie księgi naruszeń polityki prywatności. Co ważne, RODO nie kończy się na kwestionariuszu osobowym. Odpowiednie wytyczne należy wprowadzić też na potrzeby korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Zarówno tej tradycyjnej, jak i elektronicznej.
Jeśli firma wykorzystuje w swojej pracy klienta poczty webowej, który zapisuje korespondencję na dysku twardym, także trzeba ją odpowiednio zabezpieczyć i poinformować strony o tym, kto i w jaki sposób przetwarza dane, jakie mogą zostać ujawnione podczas wymiany e-maili z kontrahentami.
Należy też szeroko podejść do zasad polityki prywatności oraz RODO dla strony internetowej, oraz firm, jakie są wykorzystywane na przykład w prowadzeniu księgowości. Bezpieczeństwo danych osobowych jest tematem niezwykle ważnym, do którego bez dwóch zdań warto podejść na poważnie.
