Podjęcie decyzji o założeniu działalności gospodarczej niesie za sobą szereg formalności i obowiązków do wypełnienia jeszcze przed prawdziwym startem biznesu. Jedną z kwestii, które trzeba podjąć i do których należy się przygotować, jest wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Wybrana forma wpłynie na formę i zakres księgowości oraz typu ewidencji podatkowej dla podatków dochodowych.
Księga podatkowa przychodów i rozchodów to jedna z najpopularniejszych metod takiej ewidencji. Jak wygląda zatem prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów? Co warto wiedzieć o książce przychodów?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest księga przychodów i rozchodów;
✔ jakie pozycje obejmuje;
✔ jak ją założyć i kto musi ją prowadzić.
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Księga podatkowa przychodów i rozchodów, znana także pod skróconą nazwą KPiR, to narzędzie pozwalające na skrupulatne rozliczanie swoich przychodów i kosztów z urzędem skarbowym. Na podstawie wpisów do tego rodzaju „książki podatkowej” następuje księgowanie i rozliczanie na jasnych zasadach. Właśnie dlatego książka przychodów i rozchodów przez wielu uważana jest za najłatwiejszy typ ewidencji podatkowej, nie jest jednak przeznaczona dla wszystkich osób prowadzących działalność. O obostrzeniach przeczytasz w kolejnych akapitach.
Jakie pozycje obejmuje księga podatkowa przychodów i rozchodów?
Jak sama nazwa wskazuje, księga przychodów i rozchodów obejmuje dwie części: przychód i rozchód. Wydatki podzielone są na trzy kategorie:
• wydatki związane z zakupem towarów i materiałów,
• wydatki związane z bieżącym prowadzeniem firmy,
• wydatki związane z pracami badawczo-rozwojowymi.
Czy do księgi przychodów i rozchodów trzeba wpisywać absolutnie wszystkie przychody i koszty, dotyczące prowadzenia działalności? Chociaż na to wskazuje nazwa karty przychodów i rozchodów, to jednak istnieją grupy, które nie podlegają wpisom do KPiR. Dotyczy to zaliczek, ponieważ nie są traktowane ani jako przychód, ani jako koszt. Do księgi przychodów i rozchodów nie można też wpisać kosztów inwestycji przed jej zakończeniem (dopiero po zakończeniu można potraktować to jako amortyzację) czy różnego rodzaju dotacji na rozpoczęcie działalności.
Kto musi prowadzić księgi przychodów i rozchodów?
Istnieje kilka grup, które zobowiązane są do skrupulatnego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Są to przede wszystkim spółki: zarówno spółki jawne, jak i spółki partnerskie oraz spółki cywilne. Co więcej, karta przychodów i rozchodów wymagana jest również od osób fizycznych, które osiągają dochód z pozarolniczej DG i nie są one opodatkowane żadnym ryczałtem.
Istnieje także warunek, który należy spełnić, aby kwalifikować się do prowadzenia ewidencji przez księgę przychodów i rozchodów. Jeśli przychód netto ze sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych, za poprzedni rok obrotowy przekracza równowartość 1 200 000 euro, to prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest niemożliwe. Wymagane (obowiązkiem ustawowym) w takiej sytuacji jest prowadzenie pełnej księgowości. Przychód poniżej 1 200 000 euro za poprzedni rok obrotowy dopuszcza prowadzenie uproszczonej księgowości w postaci książki przychodów i rozchodów.
Od tego jednak nadal istnieją wyjątki – można bowiem ubiegać się o całkowite zwolnienie od prowadzenia tego typu księgowości, z uwagi na stan zdrowia czy wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą, lub rozmiar i typ tej działalności. Jeżeli dany podatnik za formę opodatkowania swojej działalności gospodarczej przyjął ryczałt, jest również zwolniony z obowiązku prowadzenia karty przychodów i rozchodów.
Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?
Sam proces zakładania księgi przychodów i rozchodów regulowany jest przez specjalne rozporządzenie. Istnieje szereg zasad, które muszą być przestrzegane zarówno przy założeniu księgi przychodów i rozchodów, jak i zgłaszaniu takiej czynności odpowiednim służbom czy partnerom w spółce.
Przede wszystkim, karta przychodów i rozchodów powinna być założona z datą 1 stycznia lub z datą przypadającą na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Z chwilą założenia księgi przychodów i rozchodów, w ciągu dwudziestu dni należy powiadomić o takiej czynności naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego. Obowiązek powiadomienia o założeniu KPiR spoczywa także na tych podatnikach, którzy do tej pory (w poprzednim roku podatkowym) wybrali jako formę opodatkowania ryczałt lub byli zmuszeni do prowadzenia pełnej księgowości. W tym przypadku tacy podatnicy również mają dwadzieścia dni na zgłoszenie rozpoczęcia prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Sytuacja wygląda podobnie w przypadku spółek, prowadzących KPiR. Każdy wspólnik spółki musi zgłosić fakt prowadzenia księgi przychodów i rozchodów do urzędu skarbowego (w osobie naczelnika) przyporządkowanego ich miejscu zamieszkania.
Najczęściej prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zgłaszane jest poprzez formularz CEIDG-1, w momencie rejestracji działalności gospodarczej.
Zasady i obowiązki dotyczące księgi przychodów i rozchodów
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów obarczone jest kilkoma zasadami i obowiązkami, które warto znać jeszcze przed tym, zanim zdecydujemy się na wprowadzenie uproszczonej księgowości w swojej działalności gospodarczej.
Najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia karty przychodów i rozchodów:
• wymagane jest prowadzenie księgi w sposób rzetelny, zgodny z rzeczywistym stanem działań w obrębie działalności gospodarczej,
• księga przychodów i rozchodów powinna charakteryzować się także niewadliwością: prowadzeniem KPiR w sposób zgodny z przepisami odpowiedniego rozporządzenia i specjalnymi objaśnieniami do wzoru księgi,
• wpisy do księgi przychodów i rozchodów muszą mieć miejsce w języku i walucie polskiej, w czytelny i staranny sposób,
• wpisy muszą być dokonywane na podstawie prawidłowych dowodów księgowych,
• karty księgi muszą być odpowiednio ponumerowane,
• możliwe są korekty wpisów zawierających błędy, jednak tylko poprzez skreślenie i wpisanie nowej treści lub wpisanie specjalnej korekty błędów do księgi dowodów,
• księgowanie różni się od siebie w zależności od tego, czy mamy do czynienia z przychodem, kosztem, zakupem czy pozostałymi wydatkami. Przychody zapisywane są w dacie powstania przychodu, data kosztów zależy od ich rodzajów, chyba że mamy do czynienia z kosztami wynagrodzeń – takowe księgowane są jeszcze przed faktycznie poniesionym wydatkiem,
• księga przychodów i rozchodów musi być przechowywana w siedzibie firmy – z niewielkimi wyjątkami. Jeśli przedsiębiorstwo ma kilka siedzib, karta przychodów i rozchodów musi być dostępna w każdej z nich. Jeśli ewidencja sprzedaży prowadzona jest oddzielnie przez każdy zakład, wtedy dopuszczalne jest prowadzenie jednej księgi dla wszystkich siedzib. Księga przychodów i rozchodów, po uprzednim zawiadomieniu Urzędu Skarbowego, może być także przechowywana i prowadzona przez biuro rachunkowe.
