Czy Ty też uważasz, że kupujesz najtaniej? Lub że roczne kontrakty są bez sensu, bo nie wiadomo, ile asortymentu zamówisz w tym czasie? Jeśli dalej będziesz wierzył w zakupowe mity, zapomnij też o optymalizacji kosztów firmowych.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak mity zakupowe skutecznie przeszkadzają w optymalizacji firmowych kosztów;
✔ dlaczego Twoja firma powinna wziąć pod uwagę roczny kontrakt z dostawcą;
✔ dlaczego warto weryfikować opłacalność nawet najlepiej wynegocjowanej oferty.
Chociaż w polskich przedsiębiorstwach rośnie rola świadomego i proaktywnego kupca, to jednak wciąż w rodzimym biznesie pokutuje kilka zakupowych mitów, które stoją na drodze ku lepszemu zarządzaniu firmowymi procesami zakupowymi.
Poznajcie tych 5 najbardziej popularnych, z jakimi specjaliści z zespołu Aleo spotykają się w swojej pracy najczęściej. Jeśli znajdziesz wśród nich case, który doskonale opisuje sytuację w Twoim przedsiębiorstwie… Powinieneś częściej zaglądać na naszego bloga.
MIT 1: Na pewno kupuję najtaniej.
Rynek jest bardzo dynamiczny i nawet jeśli oferta, z której skorzystałeś, była naprawdę opłacalna w momencie zakupu, szybko może się zdezaktualizować.
Niektórzy kupcy zabezpieczają umowę formułami cenowymi, ale te są rzadko stosowane, bo tak naprawdę trudno oszacować udział poszczególnych czynników w ostatecznym koszcie produktu lub usługi.
Nie tylko te rynkowe czynniki (np. notowania indeksów surowców) definiują korzystność oferty, także parametry określające nasze możliwości (np. dostępność powierzchni magazynowej) mają wpływ na zrealizowanie zamówienia. Kupcy często nie są świadomi istnienia i wagi tych dodatkowych, pozacenowych czynników.
Bo też nie chodzi jedynie o wybór najniższej oferty cenowej za produkt lub usługę. Tak jak podkreślaliśmy w tekście o dobrych praktykach zakupowych, musimy wziąć pod uwagę dodatkowe koszty – transportu, obsługi, serwisowania, magazynowania, itd. – czyli całkowity koszt pozyskania (total cost of ownership). Dlatego wybór “najtańszej oferty cenowej” jest często mitem.
MIT 2: Tylko ten dostawca jest w stanie obsłużyć moje zapotrzebowanie.
Niezwykle rzadko przedsiębiorcy kupują asortyment, którego zamówienie jest w stanie zrealizować faktycznie tylko garstka dostawców. Sytuacja dotyczy raczej dostaw rzadkich surowców, specyficznych substancji chemicznych czy nowoczesnych technologii, które w terminologii segmentacji zakupowej nazywane są kategorią “wąskich gardeł”.
Często okazuje się, że daną kategorię mylnie przypisujemy do trudnych do zrealizowania “wąskich gardeł”, przepłacając za produkt lub usługę. Zresztą samym dostawcom także zależy na tym, abyśmy myśleli w ten sposób o naszej kategorii zakupowej.
Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się zmiany dostawcy, bo ten aktualny wie już, w jaki sposób wygląda współpraca, jakie są obowiązujące procedury, itd. Nie powinniśmy traktować tego argumentu jako przewagę konkurencyjną dotychczasowego kontrahenta (wyjątkiem mogą być dostawcy w strategicznych kategoriach zakupowych, kiedy ryzyko braku ciągłości dostaw jest większe).
Użytkownikom platformy zakupowej Aleo często rekomendujemy po prostu zestawienie oferty obecnego dostawcy z propozycjami innych firm w drodze zapytania ofertowego lub późniejszej elektronicznej aukcji zakupowej. Jeżeli oferta dotychczasowego partnera biznesowego wypada słabo na tle innych, warto podjąć nową współpracę.
MIT 3: Kontrakt roczny jest bez sensu, bo nie wiem, ile w tym czasie zamówię.
Przy kontrakcie rocznym nie musimy dokładnie wyliczać ilości sztuk asortymentu czy jego wartości pieniężnej. To taki rodzaj zobowiązania wobec dostawcy, kiedy deklarujemy skalę współpracy, czyli np. częstotliwość, wielkość dostaw i inne parametry, tak aby był on w stanie przewidzieć, czy jego firma jest w stanie zrealizować zamówienie.
Przy szacowaniu zakresu współpracy warto przeanalizować dane historyczne, tj. zamówienia za analogiczny okres. Pamiętajmy też, że po kwartale lub półroczu współpracy możemy dokonać rewizji kontraktu i zaktualizować go o bieżące plany sprzedażowe.
MIT 4: Kontrakt roczny jest nie dla mnie, bo nie mam gdzie składować tak dużego zamówienia.
Tworząc kontrakt roczny, nie zobowiązujemy się do odebrania całego zamówienia przy jednej dostawie. W warunkach umowy ustalamy przecież częstotliwość i wielkość pojedynczych dostaw, a faktury regulujemy wyłącznie za produkty fizycznie dostarczone do naszej firmy.
Oczywiście czynnik związany ze składowaniem asortymentu także warto wziąć pod uwagę przy zapytaniu ofertowym, bo być może to ten parametr, który wpłynie na ostateczny koszt naszego zamówienia (patrz wyżej).
MIT 5: Im dłuższy termin płatności – tym lepiej dla mojej firmy.
Zgodnie z nowelizacją ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z 2013 roku, maksymalna długość terminu płatności to 60 dni. Przy czym to szybsze opłacenie zakupu produktu lub usługi może opłacać się firmie bardziej niż zwłoka. Dlaczego?
Dostawca odraczając płatność za wykonaną usługę czy dostarczony produkt, kredytuje nasze zobowiązanie, a kosztami tego kredytu obarcza właśnie naszą firmę. Dlatego jeśli przedsiębiorstwo posiada płynność finansową, powinno wziąć pod uwagę skrócenie terminu płatności, co daje możliwości negocjowania z dostawcą lepszych warunków cenowych.
Jako punkt wyjścia przy takich negocjacjach przyjmuje się, wzorem rynku niemieckiego, 3% redukcji kosztu za 30 dni skrócenia terminu płatności. Wartość upustu może być oczywiście znacznie większa w przypadku wybranych branż.
Jeżeli nasza firma ma problem z płynnością finansową lub chce po prostu mieć gwarancję opłacenia faktury, może skorzystać z finansowania dostawców. To produkt ING Banku Śląskiego, który pozwala firmie opłacić należność w dowolnym momencie przy uregulowaniu płatności dopiero w terminie zapadalności faktury lub przy wydłużonym okresie płatności. Tę gwarancję wypłacalności także możemy wykorzystać jako kartę przetargową w negocjacjach cenowych z kontrahentem.
Nie wierz w zakupowe mity, uwierz doświadczeniu.
