Święta to wyjątkowy czas w kalendarzu firmy. Domykamy kwestię budżetu, skupiamy się na relacjach z naszymi kontrahentami i pracownikami. Częstą praktyką w tym okresie jest wręczanie prezentów świątecznych. Czy dając upominki, przekazujemy z nimi również obowiązek zapłacenia podatków? A może to my jesteśmy do tego zobowiązani?
Jeżeli wybrałeś już piękne i praktyczne upominki – koniecznie sprawdź kwestie prawne.
Z artykułu dowiesz się o:
✔ najczęstszych praktykach w kwestii prezentów,
✔ możliwości zaliczenia wydatków związanych z prezentami do kosztów firmy,
✔ opcjach finansowania prezentów dla pracowników,
✔ konsekwencjach wyboru źródła finansowania upominków dla pracowników.
Prezenty świąteczne – najczęstsze pomysły
Wręczamy prezenty – gest ten ma na celu umocnienie relacji, docenienie partnerów biznesowych, a nieraz podziękowania za owocną współpracę. Na rynku znajdziemy wielu dostawców prześcigających się w pomysłach na przeróżne gadżety z akcentami świątecznymi, czy też bogatych w smaki i aromaty wyrobów czekoladowych – wszystko po to, aby uprzyjemnić ten czas.
Oferta świąteczna każdej z tego typu firm jest naprawdę pokaźna. Najczęściej wybierane upominki to alkohole, kosze prezentowe lub gadżety elektroniczne. Oczywiście jeżeli zależy nam wyłącznie na przekazaniu życzeń swoim partnerom biznesowym, to dobrym rozwiązaniem są kartki świąteczne. Symboliczny gest, a jednak wciąż doceniany.
Prezenty firmowe a VAT
Zanim jednak podejmiemy decyzję, często analizujemy kwestie prawne. Czy kartkę lub czekoladki z logo firmy będziemy mogli wliczyć do kosztów firmy?
Ogólna zasada mówi, że zaliczamy do nich wydatki na reklamę, nie na reprezentację. Niestety podział prawny kończy się właśnie na tym etapie. Ustawodawca nie przewidział listy produktów zakwalifikowanych do chociaż jednej z tych dwóch opcji.
Przyjmuje się więc klasyfikację produktów ze względu na wartościową definicję tych słów. Reprezentacja będzie powiązana z prestiżem, a prezenty najczęściej będą okazałe. Natomiast reklama ma za zadanie wsparcie sprzedaży poprzez promowanie produktów firmy, tworząc tym samym przywiązanie do marki. Produkty reklamowe powinny zawierać znak firmowy.
Możemy przyjąć, że większość naszych artykułów z logo, mających charakter promocyjny – daje nam opcję odliczenia VAT-u. Tym bardziej, jeżeli prezenty tego typu przekazywane są wszystkim kontrahentom. Dlaczego jednak nie każdy z nich? Ważnym kryterium okazuje się cena. Bez wątpienia zaliczymy do nich notesy, kalendarze, długopisy czy kubki. Niestety samochód ze znakiem firmowym będzie przedmiotem o znacznej wartości – przez co fiskus na pewno nie zakwalifikuje go do prezentu związanego z reklamą.
Kolejnym czynnikiem mającym wpływ na przypisanie upominku do reklamy lub reprezentacji jest: częstotliwość jego wręczania. W przypadku tych przekazywanych wielokrotnie w ciągu roku (bez względu na cenę) zaczynamy mówić o reprezentacji. Wtedy takich upominków nie możemy wliczyć do kosztów firmy.
Przeczytaj także artykuł na Firmove.pl: prezenty dla kontrahentów.
Prezenty o małej wartości
Warto podkreślić, że w świetle ustawy wręczanie prezentów jest nieodpłatną dostawą towaru. Zgodnie ze stanem prawnym mamy możliwość do odliczenia VAT od zakupionych prezentów, jednak jesteśmy również zobowiązani do naliczenia VAT należnego. Jednocześnie określony został wyjątek, czyli prezenty o małej wartości. Jeżeli spełnimy opisane w ustawie warunki – możemy nie przejmować się VAT-em.
Zgodnie z ustawą Art. 7 ust. 3-4:
Wypis z ustawy
Przez prezenty o małej wartości, o których mowa w ust. 3, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
– o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
– których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.
Co to oznacza w praktyce?
Tak naprawdę, mimo szczegółowego opisu – mamy dosyć szerokie możliwości. Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie ewidencji osób obdarowanych, możemy przekazać naszemu partnerowi biznesowemu upominek raz lub kilka razy w roku o łącznej wartości nieprzekraczającej 100 zł na rok.
Jeżeli zastanawiasz się, jak powinien wyglądać spis osób obdarowanych – to nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Ustawa nie przewiduje jednolitego wzoru. Wniosek jest jeden, ważna jest możliwość zidentyfikowania osób obdarowanych. Firmy mają dowolność odnośnie formy i zawartości spisu.
Okazuje się jednak, że nie musimy ograniczać naszego prezentu do pojedynczego drobiazgu. Interpretacja zapisu daje nam możliwość samodzielnego przygotowania np. koszy świątecznych. Dzięki temu, że nie zakupimy gotowego produktu, możemy sprawić, by nasz upominek był znacznie bogatszy, a jednocześnie odliczyć od niego VAT. Jak? Do kosza zrobionego przez nas dodamy wiele produktów, których wartość jednostkowa nie przekracza 10 zł.
Mimo tego, że VAT został odliczony przy zakupie, to i tak przekazując ten upominek, nie będziemy zobowiązani do naliczenia podatku VAT (o ile przekazanie następuje na cele związane z działalnością).
Finansowanie prezentów dla pracowników
Zastanawiając się nad prezentami dla pracowników, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko kwestię VAT-u, ale również źródło ich finansowania i wykazanie do przychodów pracownika. W tym przypadku mamy dwie opcje. Możemy wykorzystać środki obrotowe lub te, zgromadzone w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
W kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zdecydujemy się na finansowanie z ZFŚS, to ze względu na jego charakter – prezenty powinny być zróżnicowane i zależne od sytuacji materialnej danego pracownika. W przypadku upominków rzeczowych, np. paczek, gdy ich wartość nie przekroczy 380 zł rocznie, to nie podlegają one opodatkowaniu PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych – wykazanie w przychodach pracownika). Natomiast w przypadku np. bonów – będziemy zawsze zobowiązani do rozpoznania przychodu u pracownika.
Jeżeli firma zdecyduje się na skorzystanie ze środków obrotowych, upominki rzeczowe będą przychodem płynącym ze stosunku pracy. Ich wartość powinna być doliczona do przychodu pracownika. W związku z tym również opodatkowana PIT.
W praktyce kwotę upominków powinno doliczyć się do wynagrodzenia pracowników w danym miesiącu i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Niezależnie od źródła finansowania prezentu dla pracownika podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i nie ma obowiązku wykazania VAT należnego.
Jeżeli jesteś pracownikiem, pamiętaj, aby sprawdzić, czy Twoja firma wprowadziła wewnętrzną politykę regulującą zasady wręczania i przyjmowania prezentów. Może okazać się, że zawarte są w niej zapisy, które nie zostały ujęte w powyższym artykule.
