Nota korygująca - wzór z omówieniem

Błędy mogą zdarzyć się każdemu, jednak warto wiedzieć, w jaki sposób można je naprawić. Z pomocą przychodzi nota korygująca, przy pomocy której naniesiesz poprawki na dokumencie sprzedaży. Niestety nie wszystkie dane na dokumencie mogą zostać poprawione. Sprawdźmy, w jakich sytuacjach można wystawiać notę korygującą, jak wygląda wzór i co powinien zawierać.

W poniższym artykule dowiesz się między innymi:

• Czym jest nota korygująca?
• Kiedy wystawiamy notę korygującą?
• Jak wygląda i co zawiera wzór noty korygującej?

Co to jest nota korygująca?

Nota Korygująca to dokument niezwykle istotny w biznesie, który służy do eliminacji błędów w dokumentacji oraz zachowania przejrzystości i wiarygodności w relacjach z partnerami biznesowymi. Mówiąc dokładniej, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę usług lub towarów. Wystawia się go w sytuacji, gdy pozyskana od sprzedawcy faktura VAT zawiera błędy. Warto tutaj doprecyzować, o jakie dokładnie błędy chodzi, ponieważ przepisy dokładnie wskazują na to, co podlega korekcie.

Nota korygująca - wzór DOCX i PDF

Z naszej strony pobierzesz proponowane przez nas wzory noty korygującej w formacie plik Word (DOCX) oraz Adobe Acrobat Reader (PDF), które możesz uzupełnić własnymi danymi.

Jakie treści na fakturze poprawi nota korygująca?

Notą korygującą można poprawiać jedynie treści formalne faktury (które nie wiążą się z prawem do rozliczenia podatku od towaru i usług) czyli:

• błędnie wpisany adres,
• numer NIP,
• nazwa którejś ze stron (ale nie bezpośrednio podmiot umowy),
• data sprzedaży lub wystawienia,
• data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług,
• numer faktury lub numer klasyfikacji statystycznej.

Nota korygująca - kiedy nie można wystawić?

Nota korygująca do faktury, nie może natomiast zmieniać danych wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwoty należności ogółem.

Nota korygująca w KSeF – czy można wystawić?

System KSeF (Krajowy System e-faktur) nie przewiduje możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Bezpośrednio w KSeF korekty danych jest możliwa tylko i wyłącznie za pośrednictwem faktur korygujących. Oczywiście poza systemem dokumentowania KSeF przedsiębiorca może poprawić dane formalne przy pomocy noty korygującej i nie ma co do tego przeciwwskazań.

Co powinna zawierać nota korygująca do faktury?

W art. 106k. ust. 3 ustawy o VAT można znaleźć informacje, jakie powinna zawierać nota korygująca. Są to:

• adnotacja informująca, że jest to „Nota Korygująca”;
• kolejny numer i data wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy, a także numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku oraz numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• dane zawarte na fakturze korygowanej: datę wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów, lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Jak wygląda akceptacja noty korygującej?

Nie ma przeciwwskazań do tego, aby notę korygującą można było wystawić w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Jednak wystawiony dokument wymaga bezwarunkowo akceptacji wystawcy faktury. W tym celu należy przesłać poprawioną notę do sprzedawcy towaru bądź usługi. Przesyłanie dwóch egzemplarzy noty w celu złożenia na niej podpisów nie jest już konieczne. Akceptacja noty korygującej może odbywać się w dowolnej formie np. w postaci potwierdzenia na maila. Jeśli jednak notę korygującą przesłano pocztą, wówczas wystawca noty korygującej pozostawia u siebie jej kopię, a nabywca powinien otrzymać oryginał.

Termin na wystawienie noty korygującej

Przepisy nie wskazują konkretnego terminu, w którym nota korygująca powinna zostać wystawiona. Dlatego też, nabywca towarów lub usług może zrobić to w dowolnej chwili.

Jednak, warto to zrobić to jak najszybciej - im prędzej błąd zostanie wychwycony, tym mamy mniejsze prawdopodobieństwo późniejszych problemów z nią związanych. Niestety fiskus może uznać błędną fakturę, za nierzetelny dowód księgowy, który nie może stanowić podstawy rozliczeń podatkowych.

Zbiorcza nota korygująca

Zbiorcza nota korygująca, jak sama nazwa wskazuje dotyczy więcej niż jednego dokumentu od tego samego kontrahenta, który wymaga poprawy. Jest jednak warunek - na wystawionej nocie korygującej powinny widnieć te same elementy, co przy tworzeniu pojedynczej noty. Należy również uwzględnić wszystkie numery wraz z datami wystawienia i sprzedaży dokumentów, które zostaną skorygowane. Akceptacja dokumentu działa na tej samej zasadzie, co w przypadku klasycznej noty korygującej.

Faktura korygująca a nota korygująca - czym się różnią?

Wyżej wskazane dane (których nie można skorygować notą korygującą) można poprawić jedynie fakturą korygującą. Kolejną ważną różnicą jest to, kto wystawia notę korygującą. Faktury korygującej nie może wystawić nabywca towaru lub usługi, a jedynie sprzedawca (podatnik VAT), który wystawił błędną fakturę.

Nota korygująca - podsumowanie

Nota korygująca pozwala na korektę drobnych błędów, które mogą pojawić się na fakturze pierwotnej, ale także fakturze korygującej. Notę zawsze wystawia nabywca towarów lub usług i przesyła ją do sprzedającego w dowolnej formie - tradycyjnej lub za pomocą noty korygującej online. Ustawa o VAT określa wzór faktury korygującej oraz okoliczności, w jakich można ją wystawić, ale również wskazuje na konieczność jej akceptacji przez sprzedawcę. Należy pamiętać, że korzystanie z noty korygującej jest fakultatywne ale w wielu przypadkach stosowane. Dzięki korekcie dokumentów sprzedaży, firma buduje pozytywny i rzetelny wizerunek w kontaktach z innymi podmiotami umowy.