Wystawianie i rozliczanie faktur za sprzedaż towarów i usług to jedna z podstawowych czynności w pracy każdego przedsiębiorcy. Jest również niezwykle ważna z punktu widzenia fiskusa. Sporo zmian w tym obszarze przyniesie Krajowy System e-Faktur. Dla kogo będzie obowiązkowy, na czym polega i kiedy wejdzie w życie? Przekonajmy się!
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest Krajowy System e-Faktur;
✔ od kiedy obowiązuje;
✔ jakie zmiany przyniesie KSEF;
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Obecnie przedsiębiorcy, wystawiając faktury i rozliczając je jako koszty prowadzenia działalności, korzystają z dokumentów papierowych lub elektronicznych. Wiąże się to również z ich samodzielnym przygotowywaniem i przechowywaniem. Choć ustawa jasno wskazuje obligatoryjne elementy faktury, nie istnieje jednak wyłącznie jeden obowiązujący wzór rozliczenia tego typu.
Fakturowanie zmieni się niemal nie do poznania – KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur. Co to jest? W jego ramach możliwe będzie wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzenie scentralizowanego narzędzia – zarówno w przypadku vatowców, jak i osób zwolnionych z podatku obrotowego – ma za zadanie ujednolicić proces oraz zapewnić jeszcze większą kontrolę nad rozliczeniami.
Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?
Przedsiębiorcy już teraz muszą przygotowywać się na Krajowy System e-faktur. Od kiedy będzie obowiązkowy? Jego wprowadzenie podzielono na kilka etapów:
- od października do grudnia 2021 roku prowadzono program pilotażowy, w ramach którego m.in. opracowywano zmiany w systemie, dzięki którym podatnik może tworzyć i udostępniać fakturę;
- od początku 2022 roku Krajowy System e-Faktur jest dostępny dla zainteresowanych przedsiębiorców. Podatnicy mogą, ale nie muszą więc z niego na razie korzystać w celu wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych;
- od 1 stycznia 2024 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z KSEF.
W praktyce, z perspektywy podatników, pozostało więc nieco czasu m.in. na wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych i nauczenie się ich obsługi. Jednocześnie nadal w pełni zgodna z prawem jest dotychczasowa faktura papierowa czy elektroniczna. Już niedługo faktury ustrukturyzowane będą jednak obowiązkowe dla wszystkich.
KSEF — co zyskają przedsiębiorcy?
Z tego rozwiązania muszą korzystać wszyscy właściciele działalności gospodarczych: zarówno czynni podatnicy VAT, jak i osoby, które na mocy odpowiednich przepisów dysponują tzw. zwolnieniem przedmiotowym. To jednak nie tylko kolejny obowiązek, ale również istotne uproszczenie pracy.
System automatycznie będzie przechowywał i oznaczał faktury, dokonywał przeglądu uprawnień, ich zgodności ze wzorem oraz weryfikował przetwarzane informacje. Przedsiębiorca zyska więc pewność, że np. dokument dotarł do kontrahenta, a wprowadzanie korekt będzie zdecydowanie prostsze.
Z drugiej strony wiąże się to również z nowymi obowiązkami i koniecznością pełnego przejścia na nowy system, w tym przeszkolenia pracowników i wprowadzenia odpowiednich procedur.
To nie koniec wymogów, z jakimi wiąże się Krajowy System e-faktur. Obowiązkowy będzie również komponent informatyczny umożliwiający tworzenie dokumentów rozliczeniowych. Ustrukturyzowane faktury będzie można wystawiać albo dzięki narzędziom opracowanym przez Ministerstwo Finansów i udostępnianym bezpłatnie, albo z wykorzystaniem komercyjnych produktów, w tym np. systemów CRM czy ERP wspierających krajowy system e-faktur.
Co z papierowymi fakturami po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur?
Dzięki ujednoliceniu standardów i wykorzystaniu jednego centralnego systemu inne formy przesyłania faktur nie będą już potrzebne. To olbrzymia zaleta, która znacząco uprości cały proces i pozwoli na uniknięcie wielu kłopotliwych i często spotykanych do tej pory sytuacji związanych np. z zagubieniem dokumentu sprzedażowego czy brakiem informacji o jego otrzymaniu przez kontrahenta.
Jednocześnie udostępniane przez Krajowy System e-faktur API pozwala na synchronizację platformy ze stosowanymi dotychczas rozwiązaniami informatycznymi, co realnie zoptymalizuje obieg dokumentów i usprawni pracę w przedsiębiorstwie. Oczywiście nadal możliwe będzie drukowanie papierowych faktur i wysyłanie ich do odbiorców indywidualnych lub kontrahentów zagranicznych.
Adres URL grafiki: https://unsplash.com/photos/bXJjWbD9VOY
