Refundacja okularów korekcyjnych przez pracodawcę dotyczy sporego grona pracowników, którzy na co dzień wykonują swoje obowiązki przede wszystkim z wykorzystaniem komputerów. Warto sprawdzić, jak często zakład pracy powinien zwracać pracownikowi koszty zakupy okularów korekcyjnych.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ kiedy można starać się o refundację okularów;
✔ co podlega refundacji;;
✔ jak wyglądają formalności związane z refundacją okularów.
Jednym z obowiązków nakładanych na pracodawców przez obowiązujące prawo pracy jest dbanie o profilaktykę zdrowotną pracowników. Przekłada się to również na konieczność zapewnienia niezbędnych środków optycznych, jeżeli badanie lekarskie wykaże, że pracownik powinien używać odpowiednich szkieł korekcyjnych do pracy przy komputerze. Dofinansowanie ich zakupu cieszy się sporą popularnością. Aby uzyskanie takich dodatkowych środków było możliwe, trzeba jednak pamiętać o kilku formalnościach.
Refundacja okularów przez pracodawcę — kiedy można się o nią starać?
Refundacja okularów w pracy jest regulowana bezpośrednio przez Kodeks Pracy. Artykuł 237 stanowi, że
pracodawca jest zobowiązany do dostarczania pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed niebezpiecznymi i szkodliwymi dla ich zdrowia czynnikami występującymi w środowisku pracy.
Jednym z takich działań jest właśnie refundacja okularów. Pracodawca musi je jednak zapewnić wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach.
Jak dokładnie wygląda refundacja okularów przez pracodawcę?
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku wskazuje, że okulary korygujące wzrok powinny być zapewnione zgodne z zaleceniem lekarza. Dzieje się tak, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorach ekranowych.
W związku z tym nie jest to możliwe, jeżeli problemy ze wzrokiem zostały zdiagnozowane np. podczas prywatnej wizyty w gabinecie okulistycznym. Oczywiście nadal możliwe będzie uzyskanie refundacji, jednak najpierw konieczne będzie otrzymanie skierowania na badanie profilaktyczne, do lekarza medycyny pracy wraz z odpowiednią adnotacją, wskazującą na warunki pełnienia obowiązków służbowych. W następnym kroku – o ile potwierdzi to badanie lekarskie – będzie można uzyskać dopłatę do zakupionego modelu okularów.
Jak często można starać się o refundację okularów przez pracodawcę?
Prawo nie określa, jak często należy dofinansowywać zakup okularów. W niektórych sytuacjach regulują to wewnętrzne regulaminy konkretnego zakładu pracy. Najczęściej jednak, w trakcie okresowych badań kontrolnych, lekarz okulista – w przypadku wykrycia np. pogłębienia się wady wzroku, co wiąże się z koniecznością zapewnienia nowych szkieł – wystawia stosowną receptę.
Jeżeli okaże się, że termin badań okresowych jest zbyt odległy, na wniosek pracownika powinno zostać wystawione skierowanie na odpowiednie badanie. Warto go złożyć np. w sytuacji, w której obserwuje się, że w związku z intensywnym używaniem monitora w miejscu pracy, wzrok uległ pogorszeniu. Okres wymiany szkieł uzależniony jest więc przede wszystkim od indywidualnych potrzeb konkretnego pracownika.
Warunki konieczne do spełnienia, aby otrzymać refundację
W praktyce, aby ubiegać się o refundację okularów, wystarczy odpowiednie zaświadczenie od lekarza okulisty. Jednocześnie na skierowaniu na badania powinna znajdować się informacja o tym, że pracownik ponad 4 godziny dziennie pracuje przy monitorze. Jeżeli lekarz specjalista dostrzeże potrzebę używania okularów korekcyjnych w trakcie pracy, możliwe będzie także skorzystanie z refundacji.
Co oczywiste: z tego uprawnienia mogą korzystać wyłącznie pracownicy, których z pracodawcą łączy stosunek pracy. Refundacja okularów nie przysługuje więc osobom, które są zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, a także współpracowników realizujących obowiązki na zasadzie B2B.
Na jaką kwotę maksymalnie można otrzymać refundację okularów i od czego to zależy?
Choć przepisy nakazują dofinansowanie okularów przez pracodawcę, kwota refundacji nie jest w żaden sposób odgórnie regulowana. Konieczne jest jednak zapewnienie środków niezbędnych do zakupu okularów, spełniających określone przez lekarza wymagania.
W swoich wewnętrznych przepisach zakład pracy może natomiast wskazywać czy refunduje np. zakup wyłącznie szkieł, czy również oprawek oraz ewentualnie określać limit wartości okularów. To niezwykle ważne, ze względu na szeroki wybór i znaczne różnice w cenach dostępnych zestawów. Jeżeli jednak środki refundacji nie pozwalają pracownikowi na dokonanie zakupu, może wystąpić przeciwko pracodawcy do odpowiedniego Sądu Pracy.
Refundacja okularów przez pracodawcę a wykonywana praca
Oczywiście to przede wszystkim charakter pracy określa, czy możliwa będzie refundacja okularów przez pracodawcę. Wniosek mogą składać Ci pracownicy, którzy spędzają przed komputerem minimum 4 godziny, a więc połowę dziennego czasu pracy. Informacja o tym musi znaleźć się także na skierowaniu na badania medyczne.
Pracownicy, którzy nie pracują przed komputerem lub robią to w ograniczonym zakresie czasowym, nie mogą skorzystać z tej formy dotacji (chyba że pracodawca na własną rękę oferuje im możliwość skorzystania z takiego benefitu). Nie ma przy tym znaczenia stan ich wzroku i to, czy np. na co dzień korzystają z okularów korekcyjnych.
Co podlega refundacji — szkła, oprawki?
Jak wspomniano, prawo nie narzuca pracodawcom jednolitego zestawu, który powinien podlegać refundacji. Jednocześnie kwota powinna umożliwiać zakup okularów, spełniających wskazane przez lekarza okulistę parametry. W wewnętrznych regulaminach zakładu można jednak wskazać np., że w przypadku konieczności wymiany szkieł (w związku z pogorszeniem stanu wzroku pracownika), wymianie nie będą podlegać oprawki. Nie można jednak w żaden sposób regulować częstotliwości wymiany okularów, ponieważ zależy to wyłącznie od stanu zdrowia konkretnego pracownika i tego, w jaki sposób ocenia go specjalista.
Jednocześnie coraz większa liczba osób zamiast okularów korekcyjnych wybiera soczewki kontaktowe, które co do zasady pełnią taką samą funkcję. Warto zwrócić uwagę na to, że przepisy regulujące refundację okularów przez pracodawcę nie są najlepiej dostosowane do tego trendu. W związku z tym, w przypadku stwierdzenia przez okulistę konieczności korzystania przez pracownika z korekcji wzroku podczas wykonywania obowiązków służbowych, można uzyskać dopłatę jedynie na zakup okularów.
Procedury związane z refundacją okularów przez pracodawcę
Musisz zadbać o kilka formalności, jeżeli interesuje Cię refundacja okularów przez pracodawcę. Jakie dokumenty będą niezbędne? Przede wszystkim konieczne będzie uzyskanie, wspomnianego już, zaświadczenia od okulisty podczas okresowego badania stanu zdrowia pracownika. Zostanie ono wydane, jeśli na skierowaniu będzie umieszczona informacja o pracy przy komputerze. W wielu zakładach pracy w następnym kroku konieczne będzie złożenie formalnego wniosku na podstawie tego dokumentu, np. w dziale kadr.
Kolejne często zadawane pytanie brzmi następująco: jeśli przysługuje Ci refundacja okularów przez pracodawcę, na kogo powinna być wystawiona faktura, która umożliwi uzyskanie zwrotu środków? Sporym dylematem jest przede wszystkim to, czy mają znaleźć się na niej dane konkretnej osoby, czy przedsiębiorstwa, w którym jest ona zatrudniona.
Odpowiadamy: na fakturze należy umieścić dane pracownika, korzystającego z refundacji. Jednocześnie niektóre firmy wymagają np. umieszczenia na dokumencie specjalnej adnotacji, informującej o przeznaczeniu okularów.
Co szczególnie ważne: płatności dokonuje pracownik z prywatnych pieniędzy. Następnie – po opłaceniu pełnej kwoty i dostarczeniu pracodawcy faktury – otrzymuje zwrot. Warto mieć świadomość, że jego wysokość zależy od wewnętrznych ustaleń danej firmy i nie zawsze musi stanowić sto procent poniesionych kosztów.
Czy refundacja okularów przez pracodawcę to kwestia dobrej woli pracodawcy?
Wielu pracowników zastanawia się, czy pracodawca może odmówić dofinansowania do okularów. Warto jednak zachować spokój. Jeżeli w opinii specjalisty korzystanie ze szkieł korekcyjnych podczas pracy to konieczność, zgodnie z literą prawa, pracownikom należy się refundacja poniesionych kosztów, a pracodawca nie ma podstawy do kwestionowania jej zasadności.
Oczywiście, dotyczy to wyłącznie przywołanego wyżej scenariusza, w którym pracownik pracuje przy ekranie przez minimum 4 godziny w ciągu dnia, a potrzeba noszenia okularów korekcyjnych została stwierdzona przez lekarza w trakcie badań okulistycznych, przeprowadzanych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
Oznacza to, że np. jeśli pracownik na własną rękę wykona takie badania w prywatnym gabinecie okulistycznym, a następnie zwróci się do pracodawcy z prośbą o dokonanie zwrotu poniesionych kosztów w związku z zakupem okularów, nie będzie to zasadne i pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłacania żądanej kwoty.
Z drugiej strony pracodawca może oczywiście samodzielnie zdecydować, czy przetwarzane będą wnioski o refundację zakupu okularów korekcyjnych w przypadku osób, które nie mogą skorzystać z tej opcji w związku z prawem pracy (np. współpracownicy firmy). Wówczas można to jednak rozpatrywać w charakterze benefitu pozapłacowego, a nie obligatoryjnego elementu prawa pracy.
Jak widać, sytuacja jest klarowna dla obu stron wyłącznie w ściśle określonym przypadku. A jak wygląda refundacja okularów przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia i po ustaniu stosunku pracy? Oczywiście kluczowe znaczenie zyskuje to, czy pracownik wykonuje swoje obowiązki i przynajmniej przez 4 godziny w ciągu dnia pracy korzysta przy tym z komputera.
Co ważne: orzecznictwo wskazuje, że po rozwiązaniu umowy, np. jeśli dotychczasowy pracownik postanowił złożyć wypowiedzenie i zdecydował się podjąć zatrudnienie w innym przedsiębiorstwie, pracodawca nie może oczekiwać od niego zwrotu czy to samych okularów, czy też wypłaconych w formie refundacji pieniędzy.
Adres URL grafiki: https://unsplash.com/photos/aVvZJC0ynBQ
