Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Kwestia obiegu dokumentów w firmie często traktowana jest z przymrużeniem oka. Dopiero gdy pojawia się problem, uświadamiamy sobie, że ta zagubiona faktura jednak była ważna. Jak zadbać o porządek w firmowych papierach? Sprawdź w naszym najnowszym artykule.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie dokumenty podlegają obiegowi w firmie;
✔ jak przebiega obieg dokumentów;
✔ jak wygląda przykładowy obieg dokumentów.

Jakie dokumenty podlegają obiegowi w firmie?

O ile obieg dokumentów wśród przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą raczej nie sprawia problemów, to w dużych firmach lub przy dużej ilości kontrahentów może być to kłopotliwe.

Może być wiele dokumentów, które ważne są dla firmy. W zależności od profilu firmy mogą to być:
faktury VAT i ich korekty;
• raporty kasowe;
• dowody wpłat;
• wnioski urlopowe;
• rozliczenia podróży służbowych;
• umowy;
• zamówienia;
• poczta przychodząca;
• protokoły zdawczo – odbiorcze;
• i inne.

W 2014 roku wprowadzono do “ustawy o VAT’ definicję e-faktury. Z całą pewnością ułatwiło to pracę, bo zniknęły procesy ich wydruku, wysyłania i kwitowania odbioru.

Oczywiste jest, że nawet faktura elektroniczna może się “zawieruszyć” dlatego warto zadbać o procedury obiegu dokumentów, które zapobiegną takim sytuacjom.

Jak przebiega obieg dokumentów w firmie?

W zależności od rodzaju dokumentów, trafiają one do odpowiedniej jednostki w firmie, która sprawuje nad nimi pieczę.

Poczta przychodząca czy też przesyłki kurierskie i dokumenty z nimi związane “lądują w”sekretariacie lub administracji. Z kolei faktura za zakup sprzętu biurowego jest zarządzana przez dział księgowy. Jak wygląda proces ich obiegu?

Patrząc na ten proces możemy go opisać w czterech punktach:
• porządkowanie ;
• zarejestrowanie ;
• klasyfikacja.
archiwizacja.

To, w jaki sposób będzie wyglądał ten proces szczegółowo, jest indywidualną kwestią przedsiębiorstwa. Nie ma wymogu prawnego co do jego wyglądu. Jedno jest pewne – powinna być to instrukcja klarowna dla każdego pracownika.

Co więc powinno być w takiej instrukcji i do kogo powinna ona być skierowana?

Powinna być ona skierowana tak naprawdę do wszystkich pracowników, którzy mogą stać się odbiorcami dokumentów. W instrukcji powinna być zawarta informacja o tym, jaki typ dokumentów powinien być przekazany do jakiej jednostki w firmie (lub konkretnie do jakiej osoby), jak go opisać i w jakim terminie przekazać.

Niektóre dokumenty, jak faktury na wysokie kwoty, wymagają dodatkowo podpisu odpowiedniego przełożonego. Taka informacja także powinna być zawarta w instrukcji obiegu dokumentów.

W instrukcji może znaleźć się także zapis o odpowiedzialności pracownika pracującego z poszczególnymi dokumentami.

Jak wygląda przykładowy obieg dokumentów?

Teoria teorią, ale jak wygląda przykładowy obieg dokumentów? Spójrzmy na przykłady.

Wniosek urlopowy:
• Wysłanie przez pracownik wniosku o urlop wypoczynkowy;
• Akceptacja wniosku przez przełożonego lub kierownika działu;
• Przesłanie wniosku do działu kadr.

Faktura Vat kosztowa:
• Przyjęcie faktury przez pracownika;
• Opisanie faktury według instrukcji;
• Akceptacja faktury przez Przełożonego/Kierownika (zależnie od ustaleń w firmie);
• Akceptacja faktury przez Księgowość;
• Opłacenie faktury, zmiana statusu na “zapłacone”;
• Archiwizacja faktury.

Sprawa obiegu dokumentów nie wydaje się skomplikowana, ale co jeśli firma ma wiele jednostek w całej Polsce, a dział zajmujący się dokumentami jest tylko jeden?

Z pomocą przychodzą systemy wewnętrzne i programy, dzięki którym firmy, oprócz instrukcji, systematyzują obieg dokumentów. W tym przypadku poszczególne dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu, gdzie następuje ich obieg.

Już od 2009 roku wiele dokumentów (np. jak wyciągi bankowe, polecenia księgowania, deklaracje podatkowe itp.) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego może być przechowywane w formie elektronicznej. Dlatego też prowadzenie elektronicznego obiegu z całą pewnością ułatwi te procesy.

Bez względu na to, czy w firmie obieg dokumentów odbywa się elektronicznie czy “papierowo”, najważniejsze jest usystematyzowanie procesów i wprowadzanie procedur. Nikt przecież nie chce przysparzać księgowości kłopotów i robić zaległości w fakturach czy innych dokumentach.

Adres URL grafiki: https://unsplash.com/photos/8EzNkvLQosk

Czytaj także