Faktura vat jest powszechnie znanym i często wystawianym przez przedsiębiorców dokumentem. Zdarza się, że jej wystawienie poprzedza faktura proforma, która pomimo bardzo podobnej konstrukcji nie spełnia wymogów, aby być dokumentem księgowym. Co to jest faktura proforma? Jakie funkcje pełni i jak wygląda jej wzór? Na te oraz inne pytania odpowiemy w artykule poniżej.
Faktura proforma - co to jest?
Faktura proforma jest bardzo przydatnym dokumentem, który wystawia się w celu zapewnienia płatnika o cenie i zakresie usług, który oferujemy. Jest to swego rodzaju oferta handlowa, której opłacenie w części lub całości wyraża zgodę na podjęcie się współpracy.
Mimo podobnej konstrukcji do zwykłej faktury sprzedaży, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, a więc nie podlega pod podatek dochodowy ani VAT. Również nie stanowi podstawy do tego, aby ująć ją w kosztach lub przychodach.
Należy jednak pamiętać, że po opłaceniu faktury proforma należy do 15 dnia kolejnego miesiąca wystawić właściwą do niej fakturę sprzedaży, która będzie spełniać wszystkie warunki do jej ewidencji.
Faktura proforma - wzór w formacie XLSX i PDF
Z naszej strony pobierzesz proponowane przez nas wzory faktury proformy w formacie plik Word(DOCX) oraz Adobe Acrobat Reader (PDF), które możesz uzupełnić własnymi danymi.
Co zawiera wzór faktury proforma?
Nie ma regulacji prawnych dotyczących tego, jak powinna być skonstruowana faktura proforma, ani co powinna zawierać. Przyjmuje się jednak, że jeśli ma być to dokument w formie przedwstępnej, to warto żeby wyglądał podobnie do faktury sprzedaży.
Podstawowe elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT to:
- Nazwa “Faktura proforma” lub “Proforma”.
- Data wystawienia - określa kiedy faktura proforma została wygenerowana.
- Imiona i nazwiska lub nazwy firm sprzedającego towar lub usług oraz nabywcy.
- Adresy i numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy.
- Opis towarów lub usług – powinny być dokładnie opisane, tak aby można było jednoznacznie zidentyfikować sprzedawane produkty lub usługi.
- Kwota netto – wartość towarów lub usług bez podatku VAT.
- Stawki podatku VAT – określają, jakie stawki VAT zostały zastosowane w przypadku sprzedaży konkretnych towarów lub usług.
- Kwotę podatku VAT.
- Kwota brutto – wartość towarów lub usług wraz z podatkiem VAT (kwota łącznie do zapłaty).
Faktura proforma - czy warto?
Wielu przedsiębiorców nie docenia mechanizmu wystawiania faktur proform, pomimo tego, że jest to bardzo wygodny sposób i przede wszystkim bezpieczny dla obu stron przyszłej transakcji.
Klient po otrzymaniu faktury proformy będzie mógł ocenić zakres usług lub wymienione produkty, sprawdzić sposób i wysokości stawek opodatkowania, a także porównać koszty z ofertami konkurencji. Dzięki temu zyska pewność, że przedstawiana mu oferta jest zgodna np. z wcześniejszymi ustaleniami.
W przypadku rezygnacji ze świadczenia usług po zapoznaniu się z ofertą proformy, żaden z podmiotów nie jest obciążony dodatkowymi kosztami czy innego rodzaju zobowiązaniami. Dla przykładu - w przypadku faktury sprzedaży należałoby stworzyć do niej korektę, co generuje więcej pracy.
Faktura proforma - druk czy dokument elektroniczny?
Podobnie, jak w przypadku faktury sprzedaży, proforma może zostać wystawiona zarówno w formie tradycyjnej, czyli papierowej, jak i elektronicznej. Jedynie ważne jest, aby przyszły kupujący i sprzedawca otrzymali jednobrzmiące egzemplarze tego dokumentu.
