Dokument nazywany kartą obiegową (tzw. obiegówka) jest najczęściej kojarzony z dopełnieniem obowiązków względem pracodawcy przy wypowiedzeniu umowy o pracę. Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają obowiązku na konieczność przeprowadzania obiegówki, natomiast często stanowi ona obowiązkowy dokument wewnętrzny przedsiębiorstw. Przyjrzyjmy się, co zawiera wzór karty obiegowej pracownika oraz w jakich przypadkach jest konieczny.
Karta obiegowa - wzór w formacie DOCX i PDF
Z naszej strony pobierzesz proponowane przez nas wzory karty obiegowej pracownika w formacie plik Word (DOCX) oraz Adobe Acrobat Reader (PDF), które możesz uzupełnić własnymi danymi.
Co to jest karta obiegowa (tzw. obiegówka) w pracy?
Karta obiegowa jest dokumentem wewnętrznym, który jest stosowany w niektórych firmach lub instytucjach w celu formalnego uzyskania akceptacji i podpisów od odpowiednich osób w organizacji, przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę z danym pracownikiem.
Obiegówka jest swego rodzaju potwierdzeniem o rozliczeniu się z pracodawcą, pod względem np. zdania sprzętu elektronicznego, dostępów do systemu, kluczy, samochodu czy spłacenia pożyczek. A więc, tak jak na rozpoczęcie współpracy podpisuje się protokół odebrania sprzętu firmowego, tak na koniec należy udokumentować jego zdanie, właśnie w postaci obiegówki.
W jakim celu stosuje się obiegówkę?
Prowadzenie karty obiegowej jest szczególnie istotne w większych przedsiębiorstwach, które zatrudniają wielu ludzi i posiadają dużo działów. Posiadając obowiązek obiegówki łatwiej jest na bieżąco dbać o dobro firmy i rozliczać się z pracownikami na koniec współpracy.
Należy pamiętać, że sam podpis pracodawcy na karcie obiegowej nie wystarczy do poświadczenia, że pracownik rozliczył się z firmą. W celu zdanie wszystkich dóbr powierzonych przez przedsiębiorstwo w ciągu stażu pracy, pracownik powinien udać się do poszczególnych działów w firmie i dopiero wtedy od poszczególnych kierowników otrzymać podpis potwierdzający brak zobowiązań. Dla przykładu zdając dostęp do systemu firmowego - pracownik powinien udać się do działu IT.
Najczęściej rozliczeniu podlegają:
- sprzęt elektroniczny (laptop, telefon, słuchawki itp.),
- samochód (w tym karty paliwowe, dokumentacja pojazdu itp.),
- różnego rodzaju klucze,
- środki pieniężne (pożyczki, zaliczki)
W zależności od tego, jakiego rodzaju działalność prowadzi przedsiębiorstwo oraz jakie stanowisko obejmuje pracownik, rozliczeniu poprzez obiegówkę mogą podlegać inne dobra materialne.
Karta obiegowa pracownika - co zawiera wzór?
Treść obiegówki może być różna w zależności od wewnętrznych przepisów firmy, natomiast zazwyczaj zawiera się w niej podstawowe elementy, takie jak:
- nazwa firmy lub instytucji,
- dane osobowe pracownika: Imię i nazwisko, numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny, stanowisko oraz dział, w którym pracuje,
- data rozpoczęcia oraz zakończenia umowy,
- rozpiska działów, które powinny uczestniczyć w rozliczeniu,
- osoby / działy upoważnione do podpisania karty: Lista nazwisk osób, które muszą wyrazić zgodę lub wydać opinię na temat danej sprawy. Mogą to być na przykład: kierownik działu, przełożony pracownika, przedstawiciel działu HR lub kadrowego.
- miejsce na podpisy osób upoważnionych do wydania opinii oraz na końcu pracodawcy.
Karta obiegowa a świadectwo pracy
Zgodnie z z art. 97 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie po zakończeniu stosunku pracy wydać pracownikowi świadectwo pracy. Jeśli nie ma takiej możliwości - pracodawca ma 7 dni na przesłanie dokumentu w formie elektronicznej.
Nieoddanie przez pracownika karty obiegowej nie może mieć wpływu na opóźnienie bądź niewydanie dokumentu świadectwa pracy.
Niewydanie przez pracodawcę obiegówki jest wykroczeniem, które grozi karą lub wypłatą odszkodowania na korzyść pracownika. Zgłoszenie z tego powodu pracodawcy do sądu pracy może skutkować nałożeniem grzywny od 1 tys. do nawet 30 tys. złotych (art. 282 § 3 Kodeksu pracy)
Jak pracodawca może ubiegać się o rozliczenie z pracownikiem?
Należy pamiętać, że obie strony - pracodawca i pracownik mają równe prawa w kwestii rozliczania się z obiegówki.
Pracodawca również może ubiegać się o swoje prawa na mocy art. 124 Kodeksu pracy, który mówi o tym, że pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę, która wynika z powierzonego mu mienia.
Sprawdź też artykuły na Firmove.pl:
1) Likwidacja stanowiska pracy – pojęcie, zasady i obowiązki
2) Składki ZUS w 2023 roku – jaka będzie ich wysokość?
3) Ryczałt za dojazdy – ile wynosi i czy jest obowiązkowy?
