Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika w zakładzie pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Na podstawie zgromadzonych danych, na temat czasu pracy pracowników i ich dni wolnych, pracodawca jest w stanie określić wysokość wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Sprawdź, jak dokładnie wygląda wzór listy obecności do druku oraz czy rzeczywiście prowadzenie listy obecności w pracy jest obowiązkowe.
Lista obecności - wzór w formacie DOCX i PDF
Z naszej strony pobierzesz proponowane przez nas wzory listy obecności w formacie plik Word (DOCX) oraz Adobe Acrobat Reader (PDF), które możesz uzupełnić własnymi danymi.
W jakim celu stosuje się prowadzenie listy obecności w pracy?
Prowadzenie listy obecności w pracy jest bardzo ważne, ponieważ umożliwia pracodawcom kontrolowanie czasu pracy swoich pracowników - kiedy są w pracy oraz kiedy opuszczają zakład pracy. Dzięki temu pracodawcy mają kontrolę nad godzinami pracy swoich pracowników i mogą zapobiegać nieuzasadnionym absencjom.
Prowadzenie listy obecności jest również przydatne w celu kontroli ilości przepracowanych godzin. Pracodawcy mogą obliczyć wynagrodzenie za pracę i zapewnić, że każdy pracownik otrzyma wynagrodzenie zgodne z ilością przepracowanych godzin. W przypadku pracy w systemie zmianowym lub pracy w weekendy, lista obecności pracownika pozwala również na dokładne obliczenie godzin nocnych, nadgodzin czy dni wolnych od pracy.
Lista obecności pracowników pomaga również utrzymać porządek w miejscu pracy. Dzięki niej pracodawcy mogą kontrolować ilość osób przebywających w danym czasie w zakładzie pracy, co pozwala uniknąć sytuacji, w których w jednym pomieszczeniu znajduje się zbyt dużo osób. Kontrola ilości pracowników w miejscu pracy wpływa na bezpieczeństwo oraz na jakość wykonywanych zadań.
Prowadzenie listy obecności jest przydatne również w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy państwowe lub instytucje zewnętrzne, takie jak Inspekcja Pracy czy ZUS.
Lista obecności - co zawiera?
Jak już wiadomo, lista obecności jest dokumentem mającym na celu potwierdzenie obecności pracownika w miejscu pracy lub oznaczenie jego nieobecności. W związku z tym, lista obecności w pracy powinna zawierać:
- informacje o pracowniku - imię i nazwisko oraz stanowisko,
- informacje o pracodawcy lub kierowniku jednostki,
- rozpiskę dni roboczych w danym miesiącu,
- liczbę przepracowanych godzin z podsumowaniem na koniec miesiąca,
- pole, które zawiera podpis pracownika oraz kierownika jednostki.
Ważne, aby na liście obecności zaznaczyć nieobecność pracownika w danym dniu, ale bez podania przyczyny w celu zachowania przepisów RODO - czyli ochrony danych osobowych.
Karta ewidencji czasu pracy a lista obecności
Karta ewidencji czasu pracy i lista obecności to dwa różne dokumenty stosowane w celu monitorowania czasu pracy pracowników, które różnią się między sobą funkcjonalnością oraz sposobem, w jaki są wypełniane.
Karta ewidencji czasu pracy jest bardziej szczegółowym dokumentem, niż lista obecności i służy do rejestrowania czasu pracy w sposób ciągły. Na karcie ewidencji czasu pracy zapisywane są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia oraz czas przerw. Karta ta zawiera także informacje o nadgodzinach, dniach wolnych od pracy i urlopach.
Lista obecności natomiast rejestruje obecność pracowników w miejscu pracy w danym czasie. Jest to zwykle dokument przedstawiany w formie tabeli, na którym w poszczególnych kolumnach zapisywane są imiona i nazwiska pracowników oraz daty. Lista obecności pracownika nie zawiera informacji o godzinach pracy ani przerwach.
Kto jest zwolniony z listy obecności?
W Polsce, obowiązkowym dokumentem rejestrującym czas pracy jest karta ewidencji, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. W przypadku listy obecności, nie jest ona wymagana ustawowo, natomiast zaleca się jej zastosowanie, w celu zachowania porządku oraz możliwej kontroli.
Ponadto, niektóre branże lub zawody są wyłączone z obowiązku prowadzenia listy obecności. Na przykład, w niektórych przypadkach, pracownicy handlowi, przedstawiciele handlowi czy kierowcy nie muszą prowadzić listy obecności, jeśli ich praca jest wykonywana poza siedzibą firmy.
Również z prowadzenia listy obecności zwolnione są osoby, których praca wykonywana jest na nocnej zmianie lub przy zadaniowym systemie czasu pracy. Ponadto Art. 149 § 2 Kodeksu pracy, mówi o sytuacjach, w których wypłaca się pracownikowi ryczałt za nadgodziny lub gdy zakład pracy jest zarządzany przez pracownika w imieniu swojego pracodawcy.
