Urlop wypoczynkowy jest prawem każdego pracownika, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Według Kodeksu Pracy — osoba pracująca na pełen etat otrzymuje każdego roku 20 lub 26 dni wolnych od świadczenia pracy. Liczba ta jest ściśle uzależniona od przepracowanych lat, a także wykształcenia. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy pracownik z urlopu nie skorzysta, a tym samym te dni zaczynają się odkładać na „lepszą okazję”. Jak w takiej sytuacji obliczyć ekwiwalent urlopowy?
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- Komu przysługuje ekwiwalent?
- Co z niewykorzystanym urlopem gdy rozwiązuje się umowę o pracę?
- Jak liczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Kiedy wypłaca się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Na mocy art. 171 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy i jest to świadczenie, którego nie może się zrzec. Podczas trwania stosunku pracy, urlop powinien być wykorzystany w naturze, podobnie jak w przypadku posiadania zaległego urlopu. Natomiast w przypadku wygaśnięcia bądź rozwiązania stosunku pracy należy pracownikowi wypłacić ekwiwalent.
Niedopuszczalne jest wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu w zamian za niewykorzystanie urlopu - takie czyny są niedozwolone i surowo przez prawo pracy karane.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop — komu przysługuje?
W sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania umowy, pracownik wciąż ma prawo udać się na zaległy urlop, za który przysługuje mu wynagrodzenie. Jednak okres wypowiedzenia rządzi się swoimi prawami i niejednokrotnie taka osoba decyduje się świadczyć pracę do końca trwania umowy. Co wtedy?
Przysługuje mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który jest świadczeniem pieniężnym. W tej sytuacji, pracodawca może wypłacić pieniądze w zamian za okres, który pozostał pracownikowi do wybrania.
Porozumienie trójstronne - możliwość przeniesienia urlopu
Wyjątkiem, który pozwala na zachowanie pozostałych dni urlopowych, jest zmiana stanowiska pracy, ale podjęcie się zatrudnienia u tego samego pracodawcy - dokładniej mówi o tym art. 171.3 Kodeksu pracy. Mówiąc prościej, pracownik zachowa prawo do swoich dni urlopowych i nie zmieni się nic w kwestii dalszego ich naliczania.
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) a ekwiwalent za urlop
Warunkiem realizacji porozumienia trójstronnego jest uzyskanie jasnej zgody zarówno obu pracodawców, jak i pracownika, a także podpisanie odpowiedniej umowy. Należy pamiętać, że umowa trójstronna dotycząca urlopu pracownika, nie posiada konkretnych zapisów w Kodeksie pracy ale ma uzasadnienie w orzecznictwie. W praktyce oznacza to, że w przypadku kontroli przeprowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), może zostać stwierdzone naruszenie przepisów prawa pracy.
Porozumienie trójstronne w sprawie urlopu - wzór
Kodeks pracy nie określa sposobu zawierania porozumień trójstronnych, w związku z czym nie istnieje standardowy wzór tego dokumentu. Niemniej jednak, istnieją pewne zasady, których należy się trzymać i które powinny być zawarte w sporządzanym porozumieniu.
Dotyczy to głównie danych wszystkich stron zaangażowanych w porozumienie - imiona i nazwiska, dane kontaktowe, nazwy firm, adresy siedziby oraz numery NIP. Przy sporządzaniu dokumentu istotne będą również nowo podjęte ustalenia, obowiązki i zasady.
Porozumienie trójstronne oprócz regulacji związanych z urlopem, może dotyczyć kwestii przejęcia lub wypożyczenia pracownika. Podstawowymi elementami, bez względu na formę dokumentu będą kwestie związane z obowiązkami, wysokością wynagrodzenia, urlopem i terminem, w jakim pracownik będzie świadczył pracę na rzecz drugiej firmy. Porozumienie trójstronne zawiera się na piśmie, jest podpisywane przez wszystkie strony i wydawane w trzech egzemplarzach dla każdej ze stron.
ile wynosi ekwiwalent za urlop i jak go obliczyć?
Zastanawiasz się, jak obliczyć urlop i związany z nim ekwiwalent? Zasada jest tutaj taka sama, jak przy obliczaniu wypłaconej pensji przy standardowym urlopie — niezbędny do tego jest współczynnik urlopowy (obliczenia znajdziesz w poniższym przykładzie), miesięczne wynagrodzenie (części stałe oraz ewentualne dodatki i premie) i liczba dni urlopowych, które przysługiwały pracownikowi.
Pierwszym elementem, który jest niezbędny do obliczeń, jest tzw. współczynnik ekwiwalentu. Jest to zmienna wartość, która jest obliczana na początku każdego roku. Od liczby dni w roku (365 lub 366) odejmujemy liczbę sobót, niedziel i dni wolnych ustawowo od pracy (czyli m.in. dni świątecznych) i dzielimy przez 12 (miesięcy). Jak zatem liczymy ekwiwalent za urlop?
Współczynnik urlopowy dla 2024 roku: 366 dni – (52 dni wolne + 52 niedziele + 11 dni świątecznych) / 12 = 20,92
W przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika, obliczoną według powyższego przykładu, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Współczynnik urlopowy dla 1/3 etatu to 6,97,
Współczynnik urlopowy dla 1/2 etatu to 10,46,
Współczynnik urlopowy dla 3/4 etatu to 15,69.
Mając już obliczony współczynnik urlopowy możemy obliczyć ekwiwalent za urlop. W pierwszym kroku należy podzielić podstawę wymiaru (miesięczną pensję wraz z dodatkami) przez współczynnik urlopowy, a następnie przez 8 (godzin). Taki wynik pozwala na dokładne przeliczenie wynagrodzenia za niewykorzystany urlop, który będzie wypłacany wraz z ostatnią pensją. Na koniec wystarczy pomnożyć uzyskaną kwotę przez liczbę godzin zaległego urlopu. Cały schemat można prześledzić na poniższym przykładzie.
Przykład 1
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, zarabia 4800 złotych brutto – będzie to podstawa obliczenia ekwiwalentu. Kończy pracę w obecnej firmie, gdzie ma niewykorzystane 6 dni urlopu. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.
Wyliczenie ekwiwalentu za te dni wygląda następująco:
Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 4800,00 zł
Współczynnik urlopowy dla 2023 roku: 20,92
4800 zł : 20,92 = 229,45 zł
Otrzymaną kwotę dzielimy przez wymiar czasu pracy czyli 8 godzin
229,45 : 8 = 28,68 zł – jest to ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu
Pracownik nie wykorzystał 6 dni a więc: 6 x 8 = 48
48 x 28,68 = 1376,64 zł – jest to kwota brutto ekwiwalentu.
Jeżeli zastanawiasz się jak wyliczyć ekwiwalent za urlop dla osoby zatrudnionej na niepełnym etacie, wystarczy podzielić współczynnik przez jego wymiar.
Zgodnie z przepisami prawa pracy, ekwiwalent nie musi być w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę i może opiewać na niższą kwotę. Ponadto, warto pamiętać, że każdy ekwiwalent podlega opodatkowaniu i należy odprowadzić za niego pełne składki ZUS (ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy), jak w przypadku pensji zasadniczej.
Ekwiwalent za urlop 2024 po długiej chorobie
Jeśli podczas przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym, uda się on do lekarza i ten wystawi zwolnienie lekarskie - dochodzi automatycznie do przerwania urlopu wypoczynkowego i rozpoczęcia L4. Jak zatem wygląda odbieranie zaplanowanego urlopu?
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku z długą chorobą pracownika nie przepada. Jeśli pracownik nie zdąży wykorzystać urlopu wypoczynkowego do 30 września 2024 roku, może wykorzystać zaległe dni nawet po tym terminie, o ile nie dojdzie do 3-letniego przedawnienia prawa do urlopu.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop po chorobie?
Jak liczymy ekwiwalent za urlop w związku z chorobą? W celu wyliczenia kwoty ekwiwalentu za urlop, który nie został wykorzystany przez obecność pracownika na zwolnieniu lekarskim, należy uwzględnić takie składniki jak:
- premie i dodatki
- dodatkowe wynagrodzenie w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 najbliższych miesięcy (przed chorobą), za które składniki te przysługiwały.
Najlepiej jednak, tę sytuację przedstawia poniższy przykład.
Przykład 2
Umowa o pracę (w pełnym wymiarze czasu pracy) pracownika rozwiązała się 31 października 2024 roku. Pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za 20 dni (160 godz.) urlopu. Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosiło 4000 zł i miał prawo do miesięcznych premii. W okresie poprzedzającym miesiąc rozwiązania umowy o pracę przebywał na zwolnieniu lekarskim od 3 maja do końca października. W związku z tym, że w maju przepracował jeden dzień, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy ustalić biorąc pod uwagę okres marzec–maj 2023 r.
Pracownik w tym okresie otrzymał premie regulaminowe w wysokościach: w marcu – 400 zł, w kwietniu – 200 zł, w maju – 40 zł. Podsumowując pracownik przepracował cały marzec i kwiecień, a w maju wykonywał pracę przez 1 dzień.
Premia należna za maj: 40 zł : 1 dzień = 40 zł; 40 zł x 20 dni pracy = 800 zł.
Średnia wysokość premii regulaminowych: (400 zł + 200 zł + 40 zł) : 3 = 640 zł.
Podstawa ekwiwalentu: 4000 zł + 640 zł = 4640 zł,
Ekwiwalent za godzinę:
4640 zł : 20,92 (współczynnik urlopowy) = 221,78 zł,
221,78 zł : 8 godz. = 27,72 zł,
Ekwiwalent za urlop: 27,72 zł x 160 godz. = 4435,20 zł.
Ekwiwalent za urlop - podsumowanie
Podsumowując, urlop wypoczynkowy należy się każdemu pracownikowi i należy go wykorzystać w naturze. Istnieją jednak przypadki, które pozwalają na wypłacenie go z tytułu niewykorzystanego urlopu np. długie przebywanie na zwolnieniu lekarskim.
W obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop należy uwzględnić premie i dodatki. Ekwiwalent za urlop po chorobie, wylicza się biorąc pod uwagę dodatkowe wynagrodzenie w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 najbliższych miesięcy, za które składniki te przysługiwały, czyli w okresie przed jego chorobą.
Istnieje również możliwość podpisania porozumienia trójstronnego z pracownikiem, byłym i przyszłym pracodawcą, które daje możliwość zachowania dni urlopowych. Dzieje się to jednak za wyraźną zgodą każdej ze stron.
