Rozliczanie czasu pracy zdalnej - co warto wiedzieć?

Rozliczanie czasu pracy zdalnej - co warto wiedzieć?

W naszym najnowszym wpisie wyjaśniamy, czym jest praca zdalna i jak powinien ją rozliczać pracodawca. Zachęcamy do lektury!

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest praca zdalna w świetle polskiego prawa;
✔ jak powinno wyglądać ewidencjonowanie czasu pracy;
✔ jak rozliczać czas pracy.

Od czasu wybuchu pandemii koronawirusa COVID-19 praca zdalna stała się dla wielu pracodawców i pracowników chlebem powszednim. Okazało się, że praca świadczona poza biurem czy zakładem pracy sprawdza się doskonale i jest korzystna dla wszystkich stron umowy. Jednocześnie przepisy prawne dotyczące pracy zdalnej mają zostać wprowadzony do polskiego Kodeksu pracy dopiero stosunkowo niedawno.

Przepisy ustawy covidowej a praca zdalna

Dotychczas pracodawcy i pracownicy działali w oparciu o zapisy ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Zgodnie z zapisami tej ustawy pracodawca miał prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jego stałego wykonania w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonych z powodu COVID-19 i przez 3 miesiące po ich odwołaniu.

Warto jednak nadmienić, że pracodawca może zlecić wykonywanie pracy zdalnej (w pełni - za pomocą narzędzi informatycznych lub częściowo) tylko, gdy pracownik ma do tego odpowiednie umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe, a także, jeśli pozwala na to rodzaj wykonywanej pracy.

Jak powinno wyglądać ewidencjonowanie czasu pracy?

Pracodawca, który zamierza zlecić pracę zdalną, musi pamiętać o zapewnieniu pracownikowi materiałów oraz narzędzi niezbędnych do jej wykonania, a także do obsługi logistycznej pracy zdalnej.

Pracownik może korzystać również z własnego sprzętu lub , jeśli jest w stanie zapewnić ochronę informacji poufnych i innych, prawnie chronionych, tajemnic, czyli między innymi tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych (tutaj “kłania się” RODO), a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wykonujący pracę musi także, na polecenie pracodawcy, prowadzić ewidencję wykonanych czynności (w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy). Powinny się w niej znaleźć: opis czynności oraz data i czas ich wykonania.

Pracodawca z kolei może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Jak rozliczać czas pracy zdalnej?

Wykonywanie pracy w sposób zdalny nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy. Ewidencja wykonywanych czynności nie jest tożsama z rejestracją czasu pracy. Ma fakultatywny charakter - podlega realizacji, tylko w sytuacji, gdy pracodawca wyda polecenie w tej sprawie.

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Musi także udostępnić ją pracownikowi na jego żądanie. Godzin pracy nie ewidencjonuje się w odniesieniu do pewnych grup zatrudnionych, takich jak pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy czy pracownicy otrzymujący ryczałt za nadgodziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

W jaki jednak sposób rejestrować i rozliczać czas pracy osoby, która wykonuje swoje obowiązki pracownika poza zakładem pracy?

Zasady w takiej sytuacji określa pracodawca. Może on dokonać ustaleń indywidualnych lub wydać odpowiedni regulamin uwzględniający te kwestie. Potwierdzenie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, umożliwiające ewidencję czasu pracy, może przybierać różne formy, na przykład:
• obowiązek logowania się w systemie informatycznym udostępnionym do komunikowania się dla pracowników danego zakłady pracy;
• zgłoszenie za pomocą komunikatora internetowego stosowanego przez pracodawcę faktu przystąpienia do pracy zdalnej, jej wykonywania i zakończenia;
• porozumiewanie się przy wykorzystaniu służbowej poczty elektronicznej;
• wykorzystanie w celach kontrolnych telefonu służbowego (rozmowa telefoniczna między przełożonym a podwładnym).

Pracodawca może także korzystać z dokładniejszych form pomiaru czasu pracy pracownika pracującego zdalnie poprzez instalację na służbowym komputerze odpowiedniego oprogramowania. Dzięki takim programom komputerowym “liczącym” czas pracy pracodawca może uzyskać dostęp do aktywności zawodowej i prowadzenia listy obecności pracownika.

Pracodawca może dokonać rozliczenia pracy zdalnej pracownika na podstawie danych, które od niego uzyskał oraz, ewentualnie, po analizie zleconej mu ewidencji wykonanych czynności. Takie rozliczenie powinno dobrze odzwierciedlać faktyczny stan czynności zrealizowanych przez pracownika w ramach tej pracy.

Podsumowanie

Fakt wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nie wiąże się w żaden sposób z wyłączeniem przepisów Kodeksu pracy dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Jest to co prawda bardziej utrudnione niż ewidencjonowanie pracy w “tradycyjny” sposób, ale nadal jak najbardziej możliwe.

Pracodawca musi przede wszystkim zobowiązać pracownika do ewidencjonowania wykonywanych działań. Nie jest to jednak ewidencja czasu pracy w ścisłym tego słowa znaczeniu. Może także nałożyć na pracownika obowiązek raportowania w określony sposób gotowości do pracy oraz jej świadczenia i zakończenia.

Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/HJgaV1qjHS0

Poradnik o pisaniu biznesplanu

Poradniki ALEO.com - ikona
Zespół ALEO.com przygotował kolejny poradnik, w którym tym razem skupiliśmy się na wszystkich aspektach zakładania własnej firmy. Poruszamy w nim takie kwestie jak:
• wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz najważniejsze cechy każdej z nich;
• aspekty prawne funkcjonowania firmy, takie jak kwestie podatkowe czy zatrudnianie pracowników;
• kwestie zmian w polskim systemie podatkowym, wprowadzone przez tak zwany "Polski Ład".

E-book dostępny jest dla wszystkich użytkowników naszego serwisu.
Wszystkie nasze artykuły blogowe wyjaśniające wątpliwości związane z zakładaniem własnej firmy znajdziecie na naszym blogu, w zakładce Założenie firmy.

Poprzednie e-booki wciąż są dostępne w części contentowej ALEO.com, w sekcji Poradniki.

Czytaj także

Jak zorganizować pracę zdalną, którą łatwo kontrolować?

Jak zorganizować pracę zdalną, którą łatwo kontrolować?

Zatrudnienie na podstawie pracy zdalnej nie dziwi już nikogo, kto pracuje w branży e-commerce, nowoczesnej technologii czy oprogramowania. Praca zdalna pomału staje się jednak domeną także innych zawodów. Osoba wykonująca pracę poza biurem jest tak samo wydajna, a często lepiej skoncentrowana i zorganizowana. Przy odpowiednim zarządzaniu i kontroli praca zdalna może przynosić znacznie lepsze wyniki biznesowe, przybliżające firmę do spełnienia założonych celów.

Ochrona danych osobowych i RODO w jednoosobowej działalności gospodarczej

Ochrona danych osobowych i RODO w jednoosobowej działalności gospodarczej

Każdy przedsiębiorca, który dysponuje danymi swoich klientów i kontrahentów, oraz każdy pracodawca, który przechowuje akta pracowników, musi zadbać o ochronę tych informacji przed dostępem do nich osób nieupoważnionych, atakże ich wyciekiem, znieszczeniem lub niewłaściwym przetwarzaniem. Co to oznacza w praktyce? Wyjaśniamy w najnowszym artykule.

Jakie prawa i obowiązki ma pracodawca?

Jakie prawa i obowiązki ma pracodawca?

Najczęściej mówi się o tym, jakie prawa ma pracownik. A jakie obowiązki powinien spełniać pracodawca i jakich przepisów przestrzegać? Co z prawami pracodawcy? Czy jest to takie oczywiste? Przeczytaj nasz artykuł, by rozwiać swoje wątpliwości.

Jakie prawa i obowiązki ma pracownik?

Jakie prawa i obowiązki ma pracownik?

Każda osoba pracująca na etacie ma swoje prawa i obowiązki, w tym wykonywanie pracy sumiennie oraz stosowanie się do poleceń przełożonego. Wszystkie czynności muszą być zgodne z umową o pracę i Kodeksem pracy. Jak Kodeks reguluje prawa i obowiązki pracownika? Przeczytaj nasz artykuł by dowiedzieć się więcej.