Rozliczanie czasu pracy zdalnej - co warto wiedzieć?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy zdalnej jest niezwykle ważne w prawidłowym naliczeniu wynagrodzenia pracownikowi za wykonaną pracę. O ile przepisy prawa pracy nie określają sposobu rejestrowania czasu pracy zdalnej, to sam pracodawca powinien wskazać obowiązujące zasady w tym zakresie. Sprawdźmy zatem, na czym polega ewidencjonowanie czasu pracy zdalnej i jak dokonać prawidłowego rozliczenia godzin pracy.

W poniższym artykule dowiesz się między innymi:

  • Czym jest praca zdalna w świetle polskiego prawa?
  • Czy ewidencja czasu pracy zdalnej jest obowiązkowa?
  • Jak rozliczać czas pracy pracownika?

Praca zdalna - podstawowe informacje

Od czasu wybuchu pandemii koronawirusa (COVID-19), praca zdalna stała się dla wielu pracodawców i pracowników podstawowym systemem pracy. Okazało się, że praca świadczona poza biurem czy zakładem pracy sprawdza się doskonale i jest pozytywnie odbierana w wielu branżach i dla obu stron umowy.

Dotychczas pracodawcy i pracownicy działali w oparciu o zapisy ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z zapisami tej ustawy, pracodawca miał prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jego stałego wykonania w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonych z powodu COVID-19 i przez 3 miesiące po ich odwołaniu.

Ewidencja czasu pracy zdalnej a rozkład czasu pracy

Należy pamiętać, że praca zdalna nie jest nowym systemu czasu pracy, tak jak na przykład system równoważnego czasu pracy, system przerywanego czasu pracy lub system zadaniowego czasu pracy. System pracy zdalnej stanowi jedynie inny sposób świadczenia pracy, która jest wykonywana poza stacjonarnym biurem i która równocześnie pozwala na pracę w domu - całkowicie lub hybrydowo.

Stosowanie określonego systemu czasu pracy powinno wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub z obwieszczenia. Podstawowy wymiar czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Inaczej jest jednak w równoważnym systemie czasu pracy czy też systemie przerywanego czasu pracy lub systemie pracy weekendowej.

Praca zdalna a ewidencja czasu pracy - obowiązki pracodawcy i pracownika

Zgodnie z ustawą Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku, pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika w celu ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Co więcej, w związku z żądaniem pracownika, pracodawca jest zobowiązany udostępnić jego ewidencję czasu pracy.

Wyjątkiem do braku konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy są - pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Pracodawca powinien prowadzić ewidencję wykonanych czynności każdego pracownika oraz określić sposób raportowania czasu pracy zdalnej i jej częstotliwość. Decydując się na ewidencję pracy zdalnej, należy również wskazać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin do przepracowania, liczbę godzin nadliczbowych oraz rodzaj i wymiar zwolnień od pracy.

Pracownik przechodzący na model pracy zdalnej zobowiązany jest przestrzegać przepisów obowiązujących podczas wykonywania pracy w formie stacjonarnej - chodzi tutaj o czas pracy. Jeśli pracownik do tej pory pracował w godzinach 8.00 - 16.00, od poniedziałku do piątku, to praca zdalna powinna odbywać się w tym samym przedziale czasowym, chyba, że przepisy regulaminu pracy stanowią inaczej. Co ważne, pracodawca może w każdej chwili cofnąć polecenie do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna a zwrot kosztów przez pracodawcę

Pracodawca, który zamierza zlecić pracę zdalną, musi pamiętać o zapewnieniu pracownikowi materiałów oraz narzędzi niezbędnych do jej wykonania, a także do obsługi logistycznej pracy zdalnej. Oczywiście, pracownik może korzystać również z własnego sprzętu, jeśli jest w stanie zapewnić ochronę informacji poufnych i innych, prawnie chronionych tajemnic. Między innymi tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych (RODO), a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Po stronie pracodawcy leży również zapewnienie odpowiedniej instalacji, serwisu czy konserwacji sprzętów lub pokrycie kosztów z tym związanych. Pracownik pracujący zdalnie, musi mieć też zapewnione wymagane szkolenia i dostęp do pomocy technicznej.

Ponadto, w związku z nowymi przepisami, pracodawca będzie pokrywał koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot zostanie wcześniej określony w porozumieniu lub regulaminie. Podobnie jest w przypadku korzystania z telefonu prywatnego, który będzie służył do wykonywania obowiązków wynikających z codziennych zadań pracowniczych.

W związku z powyższym, pracownikowi na pracy zdalnej, przysługuje wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, o kwocie odpowiadającej ponoszonych przez niego kosztach w związku z pracą zdalną.

Jak rozliczać pracę zdalną? Informacja w regulaminie pracy

W prawidłowym rozliczaniu godzin pracy zdalnej, ważne jest, aby skrupulatnie rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. Sposób raportowania czasu pracy zdalnej powinien być ściśle określony przez pracodawcę w regulaminie pracy zakładu. Jeśli jednak pracodawca nie miał obowiązku i nie prowadził regulaminu pracy, może ustanowić indywidualny sposób przekazywania informacji na temat czasu pracy zdalnej pracowników w odrębnym zarządzeniu lub obwieszczeniu.

Pracownik, przy rozpoczęciu współpracy ma prawo wiedzieć i powinien zostać przez pracodawcę poinformowany, o tym w jaki sposób pozyskuje się informacje na temat jego ewidencji czasu pracy w nowym zakładzie pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy - o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.

W jaki sposób rejestrować i rozliczać czas pracy pracownika poza zakładem pracy?

Jak wcześniej wspomniano, zasady dotyczące wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca - indywidualnie lub poprzez wskazanie zapisu, regulującego te kwestie w regulaminie pracy.

Potwierdzenie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, umożliwiające ewidencję czasu pracy, może przybierać różne formy, na przykład:

  • obowiązek logowania się w systemie informatycznym udostępnionym do komunikowania się dla pracowników danego zakładu pracy;
  • zgłoszenie za pomocą komunikatora internetowego stosowanego przez pracodawcę faktu przystąpienia do pracy zdalnej - rozpoczęcia jej wykonywania i zakończenia;
  • porozumiewanie się przy wykorzystaniu służbowej poczty elektronicznej;
  • wykorzystanie w celach kontrolnych telefonu służbowego (rozmowa telefoniczna między przełożonym a podwładnym).

Pracodawca, może także korzystać z bardziej skomplikowanych i dokładniejszych form pomiaru czasu pracy zdalnej pracownika, poprzez instalację na służbowym komputerze specjalistycznego oprogramowania. Dzięki tego rodzaju programom komputerowym “liczącym” czas pracy poszczególnych pracowników, pracodawca może uzyskać dostęp do aktywności zawodowej pracownika, zmierzyć jego efektywność, dokonać weryfikacji czasochłonności wykonywanych zadań, a także na bieżąco prowadzić listę obecności.

Pracodawca może dokonać rozliczenia czasu pracy zdalnej pracownika na podstawie danych, które od niego uzyskał oraz po analizie zleconej mu ewidencji wykonanych czynności. Takie rozliczenie powinno dobrze odzwierciedlać faktyczny stan czynności zrealizowanych przez pracownika w ramach tej pracy.

Czy pracownik na pracy zdalnej podpisuje listę obecności?

Jak już wiemy, pracodawca ma obowiązek ewidencjonować czas pracy pracowników, jednakże przepisy nie przewidują konieczności odnotowywania faktu wykonywania pracy zdalnej przez danego pracownika. W związku z tym odnotowywanie tego faktu na liście obecności nie jest konieczne. Praca zdalna jest normalnym dniem pracy, z tym że może być wykonywana poza siedzibą firmy stale lub hybrydowo.

Rozliczanie pracy zdalnej - podsumowanie

Ewidencja czasu pracy zdalnej może być trudniejsza, niż w przypadku tradycyjnej formy rozliczenia się z pracownikiem w zakładzie pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może zaprzestać stosowania się do przepisów Kodeksu pracy i tym samym zaniechać rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. W odniesieniu do pracowników świadczących pracę zdalną istnieje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Ponadto, rejestracja godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej powinna być odpowiednio dostosowana do potrzeb i możliwości technicznych danego zakładu pracy. Coraz częściej odchodzi się już od tradycyjnych papierowych list obecności, w zamian za elektroniczne systemy do prowadzenia ewidencji czasu pracy zdalnej.


Czytaj także