Sprostowanie świadectwa pracy - kiedy i jak dokonać korekty?

Pozytywne świadectwo pracy bez wątpienia stanowi ważny argument, który może nam pomóc podczas ubiegania się o pracę w nowej firmie. Co, jeśli jednak dopiero po pewnym czasie od jego otrzymania, zauważymy pewne rozbieżności pomiędzy tym, co jest zawarte w treści dokumentu, a tym, co miało miejsce w rzeczywistości? Na szczęście obowiązujące prawo (art. 97 § 21 Kodeksu Pracy) uwzględnia możliwość jego sprostowania. Co dokładnie należy zrobić?

Z artykułu dowiesz się między innymi:

• Co to jest świadectwo pracy i co zawiera?
• Jak dokonać korekty świadectwa pracy?
• Jak wygląda procedura sprostowania świadectwa pracy po latach?

Czym jest świadectwo pracy i co zawiera?

Świadectwo pracy to bardzo ważny dokument wydawany na zakończenie stosunku pracy - bez względu na sposób ustania stosunku pracy. Zakończenie współpracy może zatem wynikać z wygaśnięcia lub rozwiązania umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Zgodnie z art. 97 Kodeksu Pracy, w świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia: okresu zatrudnienia, rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy, zajmowanego stanowiska i pełnionych funkcjach, pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, ochrony stosunku pracy, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także wszelkich innych informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Świadectwo pracy, jest dokumentem nieodzownym, w związku z prawidłowym rozliczeniem się pracownika z przedsiębiorcą, a jego wydanie należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Dlatego też, tak ważne jest terminowe i bezbłędne wystawienie tego rodzaju dokumentu i przeprowadzenie przez pracownika, zaraz po otrzymaniu świadectwa pracy kontroli, czy wszystkie umieszczone w świadectwie dane są prawidłowe. Oczywiście zdarzają się losowe sytuacje, które zmuszają pracodawcę do sprostowania świadectwa pracy i wystawienia nowego dokumentu.

Sprostowanie świadectwa pracy — na czym polega?

Sprostowanie świadectwa pracy to nic innego, jak korekta, poprawienie lub usunięcie informacji, niezgodnych ze stanem faktycznym, które na przykład przez niedopatrzenie znalazły się w jego treści. Mogą one dotyczyć drobnych spraw, takich jak chociażby pomyłki w dacie, ale również takich aspektów, jak wysokość otrzymywanego wynagrodzenia lub warunki rozstania się z poprzednim pracodawcą. Tak czy inaczej, każda nieścisłość powinna być skorygowana.

Obowiązki pracodawcy w związku z wydaniem świadectwa pracy

Pracodawca ma obowiązek wydania dwóch dokumentów dotyczących zakończenia stosunku pracy i są nimi świadectwo pracy oraz odpis świadectwa pracy. Samo rozwiązanie stosunku pracy, jak już wcześniej wspomniano, mogło nastąpić za porozumieniem stron, w wyniku wygaśnięcia umowy lub też w wyniku wypowiedzenia umowy o pracę.

Co ważne, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo niezwłocznie po zakończeniu stosunku pracy, a jeśli z ważnych przyczyn nie jest to możliwe, zostaje zobowiązany do tego, aby w ciągu 7 dni dostarczyć byłemu pracownikowi dokument za pośrednictwem operatora pocztowego. Jeśli ten po zapoznaniu się z treścią, wykryje nawet drobny błąd, powinien niezwłocznie złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy.

Stosowne przepisy, a dokładnie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1862) jasno określają także, że jednym z elementów w samym świadectwie pracy jest pouczenie pracownika o przysługującym mu prawie do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie, jak również żądaniem jego sprostowania do Sądu Pracy.

Korekta świadectwa pracy - procedura dokonywania zmian

Załóżmy zatem, że były już pracownik dostrzegł błąd we właśnie otrzymanym świadectwie pracy. Zgodnie z przepisami, na złożenie wniosku o sprostowanie treści pierwotnego świadectwa pracy, pracownik ma 14 dni od daty otrzymania dokumentu. Z kolei po otrzymaniu wniosku pracownika, pracodawca powinien w ciągu 7 dni wydać nowe świadectwo pracy wolne od błędów.

W przypadku jednak, gdy pracodawca nie uwzględnił wniosku o korektę świadectwa pracy, działaniem zgodnym z prawem ze strony pracownika jest złożenie pozwu do Sądu Pracy, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy. Później nie pozostaje nic innego, jak czekać na decyzję Sądu. Jeśli ten przychylił się do wniosku byłego pracownika, pracodawca ma 7 dni w celu uzupełnienia świadectwa pracy i wystawienia nowego dokumentu, licząc od dnia uprawomocnienia się wyroku.

Jeśli z niewiadomych przyczyn, pracodawca wcale nie wydał świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z wnioskiem o należne mu roszczenie na poczet naprawy szkód, których zaznał z tytułu niewydania dokumentu w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Maksymalna wysokość kary z tego tytułu może opiewać nawet na 30 tysięcy złotych.

Sprostowanie świadectwa pracy przez pracodawcę

Tak naprawdę nie ma większego znaczenia, która ze stron zauważy błąd. Pomimo, że prawo wyraźnie określa termin na wydanie świadectwa pracy, może się zdarzyć, że pracodawca dostrzeże błąd dużo później. Wówczas nie ma przeciwwskazań, aby dokonać korekty świadectwa długo po wymaganym terminie. Tak więc, sprostowanie świadectwa pracy po latach jest jak najbardziej możliwe. W interesie byłego pracodawcy leży, aby zauważając jakikolwiek błąd na wydanym świadectwie pracy, niezwłocznie wydać nowe świadectwo pracy z bieżącą datą wystawienia i powiadomić o tym byłego pracownika.

Jak sprostować świadectwo pracy po latach?

Dokonanie korekty świadectwa pracy po latach wynikające z niedopatrzenia i drobnych błędów jest możliwe. Obecnie obowiązujące przepisy jasno mówią o tym, że ze sprostowania dokumentu, jakim jest świadectwo pracy należy dokonać w ciągu 14 dni. Termin ten nie zawiera jednak żadnych obostrzeń, a odpowiedzialność za prawidłowość treści dokumentu biorą zarówno pracownik, jak i pracodawca, co oznacza, że dokonanie zmian może nastąpić nawet po wielu latach.

W tej sytuacji, pracownik po latach od otrzymania świadectwa pracy wystąpić powinien do byłego pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, a sam pracodawca nie może odmówić pracownikowi dokonania zmiany. W przypadku odmowy ze strony podmiotu wystawiającego dokument - pracownik ma prawo wystąpienia z pozwem do Sądu Pracy.

Sprostowanie świadectwa pracy a odpis

W niektórych przypadkach, pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wydanie mu odpisu świadectwa pracy. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce w przypadku zgubienia świadectwa pracy.

Warto wiedzieć, że do 2019 roku, pracodawca zobowiązany był do przechowywania akt osobowych pracownika przez 50 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - czas ten skrócono do 10 lat.

Odpis świadectwa pracy musi być przygotowany zawsze w dwóch egzemplarzach - jeden dla byłego pracownika, natomiast drugi umieszcza się w aktach osobowych pracownika. Jeśli chodzi o błędne świadectwo pracy, może zostać ono usunięte z akt pracowniczych, ale tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik zwróci pracodawcy oryginał tego dokumentu.

Sprostowanie świadectwa pracy - podsumowanie

Jak już wiemy, pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Poprawnie wystawione świadectwo pracy to bardzo ważny dokument, który przydaje się w wielu okolicznościach, nie tylko podczas ubiegania się o posadę w nowej firmie. Może być ono również wiarygodnym potwierdzeniem podczas ustalania uprawnień pracowniczych (staż) czy wysokości przyszłej emerytury. Z tego też względu nie może być mowy o żadnym przeoczeniu, niedopatrzeniu, które mogłoby nam zaszkodzić w przyszłości. Dlatego ważne jest dbanie o poprawność informacji na świadectwie pracy, a w przypadku wykrycia błędu, podjęcie się szybkiej reakcji i sprostowania świadectwa pracy.