Prowadzenie własnego biznesu to nie tylko wykonywanie przedmiotu tego biznesu ale także wszystkie formalności, które są z nim związane. Pilnowanie płatności, które się spóźniają spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Rozwiązaniem jest monit przypominający o zadłużeniu. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest monit
✔ jakie elementy powinien zawierać
✔ jak wygląda przykładowy wzór pisma
Czym jest monit?
Mówiąc prosto jest to przypomnienie o terminie zapłaty lub wezwanie do spłaty zobowiązania. Wysłanie monitu do wierzyciela wykonujemy kiedy zalega on ze spłatą na przykład za fakturę.
Monit nie ma określonej formy, ale cel jest ten sam - zmotywowanie dłużnika do uregulowania płatności.
Niestety nieuregulowane płatności stanowią “gwóźdź do trumny” wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza jednoosobowych firm gdzie na właścicielu, oprócz wykonywania pracy, spoczywają także kwestie biurowe w tym pilnowanie płatności.
W natłoku obowiązków często zapominamy o należnościach klientów. Oczywistym jest także, że i klienci zapominają o regulowaniu należności. Jak sobie z tym poradzić, zanim zdecydujemy się na wysłanie monitu?
Pisaliśmy na naszym blogu o zatorach płatniczych i jednym z rozwiązań na ich zapobieganie jest serwis Moje Usługi dla firm, którego operatorem jest ING Usługi dla Biznesu S.A.
Na czym to polega? Dzięki temu narzędziu możesz tworzyć powiadomienia z przypomnieniami o zbliżającej się płatności. Mogą one mieć formę przypomnień cyklicznych, pojedynczych, mogą być wysyłane jednostkowo lub grupowo.
W prosty sposób wprowadzisz lub zaimportujesz dane klientów do serwisu Moje Usługi dla firm, możesz tego dokonać przy okazji wystawiania faktury. Wtedy też możesz ustawić przypomnienie. Gotowe szablony powiadomień możesz modyfikować i spersonalizować - gotowa wiadomość zostanie wysłana poprzez sms lub e-mail z linkiem do płatności na przykład poprzez Blik. Wysyłkę gotowego komunikatu można zaplanować przed terminem płatności lub w jej dniu co pozwoli uniknąć opóźnień w płatnościach. W przypadku braku zapłaty system automatycznie przypomina spóźnionym o zaległych płatnościach, a firmy otrzymują zestawienia dotyczące zebranych pieniędzy.
Monit - jak powinien wyglądać?
Monit nie ma określonej formy - nie ma na niego regulacji prawnej. Najczęściej używanymi formami są:
- pisemna - wysyłana pocztą tradycyjną
- telefoniczna - polega na kontakcie telefonicznym z dłużnikiem
- sms - przesłanie dłużnikowi informacji o zadłużeniu
- elektroniczna - wysyłanie treści monitu poprzez e-mail
- terenowa - wizyta wierzyciela lub jego przedstawiciela u dłużnika.
Monity wysyłamy kiedy następuje opóźnienie w spłacie, niestety nic nie określa ile owo opóźnienie powinno wynosić, tym samym kiedy możemy wysłać monit. Banki i inne instytucje finansowe często zawierają w swoich umowach informacje o wysyłce monitu w przypadku opóźnienia na przykład spłaty kredytu. Termin ten waha się od 7 do 21 dni i obciążony jest opłatą.
Jakie elementy powinien zawierać monit? Oczywiście powinien zawierać same konkrety to jest:
- miejsce i data wystawienia monitu
- adres i siedziba wierzyciela
- dane dłużnika
- sformułowanie odnoszące się do rodzaju zaległości na przykład faktura czy też numer umowy
- kwota zadłużenia
- termin na dokonanie płatności
- sposób dokonania płatności
- informacje o krokach jakie podejmie wierzyciel w przypadku dalszego braku uregulowania należności
Jeśli wysłany monit nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, w kolejnym piśmie wysyłamy dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Wezwanie do zapłaty stanowi oficjalne pismo, które dodatkowo zawiera ostrzeżenie o możliwości podjęcia kroków prawnych w celu uzyskania sądowego nakazu zapłaty. Można także zawrzeć informację o odsetkach(w przypadku rozstrzygnięcia sądowego) oraz przekazanie informacji o zaległościach do rejestrów dłużników. Formę prawną wezwania do zapłaty regulują artykuły 455 i artykuł 476 Kodeksu cywilnego.
Wzory monitu w formacie DOCX i PDF znajdują się poniżej:
