Wezwanie do zapłaty - kiedy wysyłać i jak przygotować?

Wezwanie do zapłaty - kiedy wysyłać i jak przygotować?

Wielu przedsiębiorców co jakiś czas musi się mierzyć z kontrahentem, który zapomniał o terminie zapłaty. Jeśli jest to jednorazowe spóźnienie, często wystarcza rozmowa telefoniczna. Jednak gdy tego typu sytuacje zdarzają się często, warto zapoznać się z mechanizmami, jakie wprowadził ustawodawca, aby zabezpieczyć przedsiębiorców, przed firmami zwlekającymi z płatnościami.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest wezwanie do zapłaty;
✔ kiedy je wystawiać;
✔ co powinno zawierać.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Formę prawną wezwania do zapłaty regulują artykuły 455 i artykuł 476 Kodeksu cywilnego. Przedsiębiorca może z nich skorzystać, jeśli należna kwota - na przykład za wykonanie usługi - nie zostanie uiszczona. Mimo tego, że - z racji kilku różnych form nazewnictwa - dokument brzmi bardzo poważnie, to w rzeczywistości jest to przypomnienie o długu.

Trzeba zauważyć, że nazwa „wezwanie do zapłaty”, która jest stosowana zamiennie ze stwierdzeniem „przedsądowe wezwanie do zapłaty”, często odnosi bardzo dobry skutek i znacząco przyczynia się do przelania zaległości na konto przedsiębiorcy.

W rzeczywistości dokument ten można też rozpatrywać jako jedną z ostatnich metod bezkonfliktowego załatwienia sporu z dłużnikiem. Jeśli zachodzi realna obawa o to, że dłużnik wciąż może unikać przelania zależności na nasze konto, wezwanie będzie miało kluczowe znaczenie w dalszym dochodzeniu swoich racji na drodze sądowej.

W jakiej sytuacji wystawia się wezwanie do zapłaty?

Należy podkreślić, że nie istnieje odgórnie narzucony termin, od którego można wystawić upomnienie do zapłaty. Artykuły 455 i 476 Kodeksu cywilnego są tutaj niejasne i sugerują, że jeśli termin zapłaty nie został oznaczony, to strona zalegająca z płatnością powinna ją uiścić niezwłocznie po otrzymaniu wezwania.

Właśnie z tego względu warto wystawiać faktury z precyzyjnie uregulowanym czasem zapłaty. Od 2020 roku zmieniła się tutaj wykładnia przepisów prawa, za którą odpowiada ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, a także - pośrednio - rozporządzenie Komisji Unii Europejskiej UE 651/2014.

Mimo zmian w wykładni prawa można wyciągnąć dość klarowny wniosek. Przedsądowe wezwanie do zapłaty można wysłać dla faktur VAT z oznaczonym - na przykład 14-dniowym - czasem zapłaty, ale i dla faktur, które nie mają podanej górnej granicy dokonania płatności na rzecz sprzedającego.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Treść wezwania do zapłaty nie została odgórnie ustalona przez ustawodawcę. Przyjmuje się, że taki dokument musi obejmować możliwie jak najszerszy zakres przedmiotu zlecenia. Wezwanie musi być „jasne”, by w razie problemów ze ściągnięciem zależności nie dawało żadnego pola do korzystnej interpretacji dla dłużnika przed sądem.

Przyjmuje się, że w dokumencie należy umieścić dane dłużnika, dane naszej firmy, precyzyjną informację o wysokości długu oraz dokładnie opisać umowę lub sytuację, z jakiej ten dług wynika. Zwykle wystarcza podanie numeru faktury, ale warto też powołać się na to, w jaki sposób dokument został nabywcy dostarczony.

Wezwanie powinno zawierać też informację o terminie, do którego dłużnik zobowiązany jest spłacić zaległości finansowe, a także konsekwencje, jakie zostaną wyciągnięte, jeśli ten nie ureguluje należności. Często stosuje się tutaj zapis o wejściu na ścieżkę sądową oraz windykacyjną.

Dokument musi być opatrzony niezbędnymi danymi informacyjnymi, dzięki którym zalegający z płatnością będzie wiedział, na jaki numer konta musi przelać zaległość. Wezwanie do zapłaty musi być opatrzone samym podpisem lub podpisem i pieczątką firmową.

Warto pamiętać o tym, że rozporządzenie Komisji Unii Europejskiej UE 651/2014 daje możliwość ubiegania się o odsetki. Ich wysokość zależy od wielu zmiennych, pośród których trzeba wskazać na wysokość stopy referencyjnej według Narodowego Banku Polskiego oraz na strukturę dłużnika. Inne progi obowiązują na przykład dla podmiotów publicznych, a inne dla prywatnych działalności gospodarczych.

Na rynku można znaleźć wyspecjalizowane przedsiębiorstwa, które - w zamian za niewielki procent długu - chętnie zainteresują się dłużnikiem i wezmą wszystkie kwestie formalno-prawne na siebie. Ze względu na złożoność procesu (jeśli wezwanie nie odniesie zamierzonych efektów), warto rozważyć ten krok. Szczególnie w sytuacji, gdy kwota jest znaczna.

Co zrobić, gdy otrzyma się wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty może otrzymać każdy. Wbrew obiegowej opinii, nie jest ono zarezerwowane tylko dla firm czy jednostek samorządu terytorialnego. Każda osoba prawna może otrzymać taki druk na przykład z banku, od swojego dostawcy internetu czy spółdzielni mieszkaniowej.

Mimo tego, że - zwłaszcza dla osób prywatnych - otrzymanie tego typu dokumentu może powodować przypływ stresu, zwłaszcza jeśli dokument jest profesjonalnie przygotowany, to trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że jest to raczej forma przypomnienia o długu.

Jeśli otrzymamy ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, co do którego jesteśmy pewni, że zostało ono spłacone lub trafiło do nas przez pomyłkę, warto rozpocząć od sprawdzenia, czy nie zostało sfałszowane. Zdarza się, że złodzieje chcą bazować na naszej niewiedzy i masowo wysyłają takie pisma wraz z nieistniejącą podstawą prawną.

Oszuści wyspecjalizowali się w podszywaniu swoich wezwań pod te, jakimi w codziennej pracy posługują się na przykład banki, firmy windykacyjne czy elektrociepłownie. W takiej sytuacji zaleca się dokładnie sprawdzić wszystkie dane teleadresowe, a następnie skontaktować się z firmą.

Zdarza się, że niektóre firmy czy instytucje podają na swoich stronach - w specjalnie utworzonym dziale - dokładne dane do przelewu zaległości. Dobrą praktyką jest sprawdzenie, czy numer konta zgadza się z tym, jaki widnieje na naszym dokumencie. Takie wezwanie do zapłaty powinno być też opatrzone podpisem oraz pieczątką firmy.

Jeśli pismo dotyczy długu, który posiadaliśmy, ale został on już spłacony, wskazane jest sporządzenie pisma, w którym znajdą się informacje o dacie i miejscu sporządzenia pisma, naszych danych teleadresowych oraz informacjach o wcześniejszej spłacie zobowiązania. Może to być na przykład skan wydruku z konta lub zdjęcie pocztowego polecenia zapłaty.

Wezwanie do zapłaty a nakaz zapłaty

Sytuacja robi się o wiele bardziej poważna, jeśli otrzymamy sądowe wezwanie do zapłaty. Instancja orzekająca wydaje takie wyroki na posiedzeniu niejawnym, które odbywa się bez udziału zainteresowanych stron. W razie otrzymania takiego pisma strony mają dwa tygodnie na wniesienie sprzeciwu lub zarzutów, w zależności od tego, czy sąd zdecydował się na nakaz upominawczy, czy postępowanie nakazowe.

Bardzo niebezpieczne jest przekroczenie terminu wniesienia odwołania. W takiej sytuacji interpretacja prawna zakłada prawomocny wyrok, który niesie za sobą poważne konsekwencje prawne, które dokładnie opisuje artykuł 498 Kodeksu Postępowania Cywilnego.

W Polsce wciąż mamy wiele spraw tego typu. Szacuje się, że z roku na rok ilość sądowych wezwań do spłaty długu przekracza dwa miliony, z czego aż 90% spraw kończy się nakazem spełnienia roszczenia przez pozwanego w terminie dwóch tygodni.

Komornik - który przystępuje do swojej pracy po uprawomocnieniu się wyroku sądu - może zająć konto, a także zadecydować o comiesięcznym zabezpieczaniu na poczet długu części wypłaty. W skrajnych sytuacjach może nawet dojść do licytacji komorniczej, gdzie większość z naszych dóbr (na przykład elektroniki użytkowej czy samochód) może zostać zlicytowana.

Co ważne, sąd może wydać nakaz zapłaty nawet w sytuacji, gdy to uległo już przedawnieniu. Jest to dość skuteczny „straszak” na osoby, które myślą, że po pewnym czasie ich dług po prostu się przedawni. Ustawodawca zabezpieczył w ten sposób osoby poszkodowane w godny odnotowania sposób.

Sądowy nakaz do zapłaty jest dostarczany wraz z pozwem i pouczeniem o odpowiedzialności prawnej, jaka zachodzi, jeśli kwota długu nie zostanie spłacona. Nie warto zwlekać z uregulowaniem należności, bowiem m.in. można zostać wpisanym do Krajowego Rejestru Dłużników, co w dalszej perspektywie czasowej znacząco utrudnia choćby zakup elektroniki użytkowej na kredyt. Dług stale rośnie i po pewnym czasie kwota odsetek może okazać się być przytłaczająca.


Wzory umowy o dzieło w formacie DOCX i PDF znajdują się poniżej:


Wzory wezwania do zapłaty w formacie DOCX i PDF znajdują się poniżej:

Poradnik o pisaniu biznesplanu

Poradniki ALEO.com - ikona
Zespół ALEO.com przygotował kolejny poradnik, w którym tym razem skupiliśmy się na wszystkich aspektach zakładania własnej firmy. Poruszamy w nim takie kwestie jak:
• wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz najważniejsze cechy każdej z nich;
• aspekty prawne funkcjonowania firmy, takie jak kwestie podatkowe czy zatrudnianie pracowników;
• kwestie zmian w polskim systemie podatkowym, wprowadzone przez tak zwany "Polski Ład".

E-book dostępny jest dla wszystkich użytkowników naszego serwisu.
Wszystkie nasze artykuły blogowe wyjaśniające wątpliwości związane z zakładaniem własnej firmy znajdziecie na naszym blogu, w zakładce Założenie firmy.

Poprzednie e-booki wciąż są dostępne w części contentowej ALEO.com, w sekcji Poradniki.

Czytaj także

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w 2020 - co przedsiębiorca powinien wiedzieć?

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w 2020 - co przedsiębiorca powinien wiedzieć?

Od 1 stycznia 2020 r. w życie weszły zmiany, które mocno wpłynęły na obrót gospodarczy i zasady zawierania umów pomiędzy przedsiębiorcami. Informacje o nowych regulacjach powinien znać każdy przedsiębiorca – niezależnie od tego, jaki jest rozmiar prowadzonej przez niego działalności. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy bowiem zarówno działalności prowadzonych w skali mikro, jak i tych największych. Zwłaszcza na dużych przedsiębiorców zostały nałożone dodatkowe obowiązki, których nieprzestrzeganie może grozić nawet odpowiedzialnością karną.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT i co należy o niej wiedzieć?

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT i co należy o niej wiedzieć?

Dokonywanie jakichkolwiek transakcji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wystawienia faktury VAT. Dokument ten stanowi potwierdzenie realizacji określonego zlecenia – dostarczenia produktu lub usługi.