Podróże służbowe, potocznie zwane delegacjami to dziś norma w większości przedsiębiorstw. Taki wyjazd pracownika, w celach służbowych związanych z pracą, musi odbywać się na wyraźne zlecenie pracodawcy. Kto pokrywa koszty wyjazdu? Jakie prawa ma osoba przebywająca w delegacji krajowej?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
- Jak mierzy się czas pracy w trakcie podróży służbowej?
- Jak jest płatna delegacja za wyżywienie, nocleg i transport?
- Jak rozliczyć koszty wyjazdu?
Delegacja - co to?
Pracodawca ma prawo wysłać podwładnego w podróż służbową na warunkach określonych w obowiązującym prawie. Podstawowym dokumentem regulującym delegacje z miejsca zamieszkania jest Kodeks pracy. Wprawdzie na próżno szukać w nim jednoznacznej definicji, jednak art. 775 §1 wskazuje, że:
„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”
Zatem, aby wyjazd zatrudnionego był traktowany jako delegacja, musi on spełniać trzy warunki:
- Musi być wydana z polecenia pracodawcy.
- Musi wykraczać poza stałe miejsce pracy/miejscowość siedziby pracodawcy.
- Musi mieć na celu realizację zadania służbowego.
Podróż służbowa a oddelegowanie
Czym innym jest jednak oddelegowanie, które stanowi zlecenie pracownikowi wykonywania pracy poza miejscem wskazanym w umowie na określony czas. Zmiana taka następuje poprzez podpisanie aneksu do umowy za porozumieniem stron. W związku z tym, taka zmiana nie jest podróżą służbową, gdyż praca wykonywana jest przez znacznie dłuższy okres, niż podczas zwykłej podróży służbowej. Co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmianie miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.
Maksymalny czas delegacji
W Kodeksie pracy nie zamieszczono żadnego zapisu, który bezpośrednio określałby maksymalny czas wyjazdu służbowego. Jednak część ekspertów uważa, że powinien mieć tu zastosowanie art. 42 §4 Kodeksu pracy.
“Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.”
Przyjmuje się zatem, że wyjazd służbowy powinien trwać maksymalnie 3 miesiące. Powyżej tego okresu, może być traktowany jako zmiana miejsca pracy, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach umowy o pracę oddelegowanego.
Rozliczanie czasu pracy podczas delegacji
Istotną kwestią w kontekście podróży służbowych jest rozliczanie czasu pracy przebywającego w delegacji. Rzadko kiedy czas zawodowego wyjazdu pokrywa się w 100% ze standardowymi godzinami pracy. Z tego względu konieczne jest dokładne wyliczenie czasu, w jakim pracownik wypełniał swoje obowiązki służbowe. Może się bowiem okazać, że będą mu przysługiwać tzw. nadgodziny. Całą tę kwestię będzie jednak najłatwiej zrozumieć na przykładzie:
Kowalski pracuje w godzinach 9-17. Został wysłany w podróż służbową, którą rozpoczął o godz. 8. Na miejsce dotarł o godz. 12, realizacja zadania służbowego zajęła mu kolejne 6 godzin (tj. do 18), a do domu wrócił około 22. Do czasu jego pracy należy zaliczyć: 6 godzin realizacji obowiązków (godz. 12-18) + godziny podróży, które mieszczą się w jego standardowym czasie pracy (godz. 9-12). Z tego wynika, że Kowalski pracował godzinę dłużej, za co przysługuje mu wynagrodzenie za nadgodziny bądź czas wolny. Do czasu jego pracy nie wlicza się jednak godzina dojazdu (między godz. 8 a 9) i powrót do miejsca zamieszkania.
Kilkudniowa delegacja a nadgodziny
Z powyższego przykładu można wywnioskować, że w związku z nieregularnym czasem pracy podczas delegacji mogą zdarzyć się nadgodziny. W związku z tym, pracownikowi przysługuje dodatek z tytułu pracy w nadgodzinach zgodnie z art. z art. 151 § 1 Kodeksu pracy.
Dlatego też, tak ważne jest określenie czasu pracy w delegacji, który wpływa na ustalenie wysokości wynagrodzenia. Za okresy wykonywania czynności zawodowych po godzinach pracownik musi otrzymać dodatek za nadgodziny w wysokości 50% lub 100% pensji. Więcej o prawidłowym rozliczaniu nadgodzin wskazuje osobny artykuł https://aleo.com/pl/blog/nadgodziny-komu-i-w-jakiej-kwocie-nalezy-sie-wynagrodzenie/.
Co przysługuje pracownikowi w trakcie delegacji?
Osoba w delegacji ma prawo do zwrotu środków umożliwiających realizację swoich obowiązków. Rozliczeniu zatem podlega:
- dieta,
- transport (przejazdy np. środkami komunikacji miejskiej),
- noclegi,
- inne uzasadnione wydatki poniesione w trakcie podróży.
Zasady przyznawania świadczeń w przypadku delegacji krajowej są ściśle uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r. Choć jego treść wskazuje na osoby zatrudnione w sferze budżetowej, to postanowienia ww. dokumentu są wykorzystywane również w przypadku delegacji osób zatrudnionych poza budżetówką.
Co ważne, pracodawcy w prywatnych firmach mogą samodzielnie ustalać warunki rozliczania delegacji. Wysokość należności z tego tytułu, jak też zasady ich przyznawania mogą być ujęte w układzie zbiorowym bądź regulaminie wynagradzania. Jeśli natomiast ww. formy nie obowiązują w danym przedsiębiorstwie, to zasady rozliczania krajowej delegacji mogą być ujęte w umowie o pracę.
Ile wynosi dieta pracownicza w 2024 roku?
Od 1 stycznia 2024 roku, zgodnie z obowiązującymi przepisami dieta delegacji wynosi 45 zł za dobę podróży i jest uzależniona od długości wyjazdu służbowego. Nie oznacza to więc, że pracownik wyjeżdżający na kilka godzin otrzyma jej pełną kwotę. Należność z tytułu diet oblicza się w ściśle określony sposób, a czas podróży służbowej liczony jest od momentu wyjazdu podwładnego do chwili powrotu po wypełnieniu powierzonego zadania służbowego.
- Jednodniowa podróż służbowa
Jeśli zatrudniony przebywał w krajowej delegacji krócej niż dobę, to w przypadku wyjazdu na mniej niż 8 godzin dieta w ogóle mu nie przysługuje. Jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin, wówczas pracownik otrzymuje połowę dziennej stawki. Dopiero w przypadku wyjazdu dłuższego niż 12 godzin przysługuje mu pełna dieta.
- Kilkudniowa delegacja
Nieco inne zasady naliczania diet pracowniczych obowiązują w przypadku wyjazdów kilkudniowych. Za każdą pełną dobę oddelegowany otrzymuje 100%, a za kolejną rozpoczętą dobę, do 8 godzin, przysługuje mu 50% diety.
Rozliczenie diety przy gwarantowanym wyżywieniu
Wysokość diety może być również zmniejszona, jeżeli w trakcie wyjazdu zagwarantowano bezpłatny posiłek. Darmowe śniadanie lub kolacja zmniejszają wysokość przysługującej diety o 25%. Natomiast obiad redukuje należną kwotę o 50%. Zatem, jeśli osoba przebywająca w delegacji będzie miała zapewnione bezpłatne wyżywienie przez cały dzień, nie ma obowiązku wypłacenia jej diety pracowniczej. Powyższe zasady stosuje się również w przypadku, kiedy wyjeżdżający dostawał posiłek w ramach usługi hotelarskiej.
Zwrot kosztów transportu
Podwładny może podróżować pojazdem służbowym bądź środkami komunikacji publicznej (wówczas do rozliczenia konieczne jest przedstawienie biletów bądź faktur). Pracodawca określa klasę oraz rodzaj transportu oraz ma obowiązek uprzednio pokryć całą kwotę przedstawioną w przedłożonych dokumentach.
- Komunikacja miejska
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu komunikacją miejską to 20% diety krajowej, czyli obecnie 9 zł. Na korzystanie z tego typu transportu, pracownikowi przysługuje ryczałt liczony za każdą rozpoczętą dobę wyjazdu. Jest on jednak przyznawany tylko wtedy, kiedy poruszanie się komunikacją miejską jest konieczne, a przebywający na delegacji nie mógłby pokonać danego odcinka pieszo.
- Własny pojazd
Pracownik może również odbyć podróż służbową własnym pojazdem. Jednak sam pracownik musi wyrazić na to zgodę, gdyż pracodawca nie ma prawa zmusić go do wykorzystania prywatnego samochodu w celach służbowych. W takim przypadku zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu, który oblicza się mnożąc przejechane kilometry i stawkę za jeden kilometr przebiegu.
Wartość kwoty przeznaczonej do zwrotu tzw. kilometrówki, określa pracodawca. Jednak jej wysokość nie może przekraczać obowiązujących stawek w 2023 roku. Dokładne kwoty i środki transportu, wykorzystywane do realizowania podróży służbowej zostały określone poniżej w tabeli.
Warunki noclegu w delegacji - prawidłowe rozliczenie kosztów
Zmiana wysokości diety w delegacjach krajowych to nie wszystko – nastąpił też wzrost świadczeń dotyczących noclegów. Obecnie obowiązują bowiem następujące zasady:
- Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety krajowej, czyli 67,50 zł. Jeśli nocleg nie jest zapewniony przez pracodawcę lub nie przedstawiono rachunku za zakwaterowanie, koszty rozliczane są ryczałtem. W takiej sytuacji pracownik otrzymuje zwrot powyższej kwoty (67,50) za każdy nocleg. Aby jednak go otrzymać, musi zameldować się na min. 6 godzin między godziną 21.00 a 7.00. Ponadto podróżujący nie może liczyć na zwrot kosztów, kiedy ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania.
- Pracodawca wysyłając pracownika w kilkudniową podróż służbową, zobowiązany jest do opłacenia noclegu. W związku z tym, zatrudniony powinien przedstawić rachunek za hotel a zwrot udokumentowanych kosztów noclegu nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety krajowej, a więc nie może być wyższy niż 900 zł za jedną dobę hotelową.
Dowodem na to, że dana osoba jest w delegacji a nie na prywatnej wycieczce jest polecenie wyjazdu służbowego. Na jego podstawie hotel bez problemu wystawia fakturę z właściwym terminem płatności.
Prawo przewiduje możliwość przekroczenia limitu 900 zł. Jednak skorzystanie z droższego noclegu jest dopuszczalne tylko w uzasadnionych przypadkach.
Osoba przebywająca w delegacji krajowej ma prawo również do zwrotu innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową. Oczywiście muszą być one odpowiednio udokumentowane (faktury, rachunki), a pracodawca musi je określić i uznać za konieczne. Takimi wydatkami mogą być m.in. opłaty za bagaż bądź parking czy koszty przejazdów płatnymi drogami.
Delegacja - jak rozliczyć?
Bardzo ważnym aspektem jest czas rozliczenia delegacji służbowej oraz wiedza o dokładnej dacie i godzinie wyjazdu i powrotu z podróży służbowej. Pracownik otrzyma należne kwoty z tytułu służbowego wyjazdu tylko wtedy, kiedy rozliczy delegację w ciągu 14 dni od jej zakończenia. W tym czasie musi przedłożyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Jeśli takich nie posiada, istnieje możliwość rozliczenia na podstawie oświadczenia o poniesionych opłatach wraz z uzasadnieniem braku dokumentu potwierdzającego.
Powrót z delegacji w sobotę - czy należy się dzień wolny?
Powrót z delegacji w sobotę stanowi wyjątek w rozliczeniu pracodawcy, gdyż przysługuje z tego tytułu dzień wolny. Jeśli jest to niemożliwe, pracodawca musi wypłacić dodatek do pensji w wysokości 50% wynagrodzenia. Natomiast jeśli pracownik wykonywał pracę w nocy, wypłacony dodatek powinien wynosić 100% wynagrodzenia. Ważne w tym wypadku jest również, czy pracownik przekroczył liczbę godzin, jakie wynikają z jego właściwego rozkładu pracy w dni robocze. Jeśli tak – należy mu się zarówno dzień wolny, jak i dodatek do pensji.
Delegacja zagraniczna - jak rozliczać?
Rozliczenie delegacji zagranicznej przebiega nieco inaczej, gdyż wysokość diety jest uzależniona od państwa, w którym ma mieć miejsce wykonywanie obowiązków wynikających z delegacji.
Przyjmuje się jednak zazwyczaj poniższe zasady, bazujące na czasie pracy. Wysokość diety wynosi wtedy:
- do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
- do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
- ponad 12 godzin – pełna dieta.
Tak samo jak w przypadku zapewnienia pracownikowi wyżywienia obniża się wysokość diety:
- śniadania po 15% diety,
- obiady i kolacje po 30% diety.
- Jeśli pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25% diety.
Koszty związane z wyjazdem służbowym, należy rozliczyć po powrocie pracownika. Jeśli podróż odbywa się poza granice Polski, pracodawca jest zobowiązany do wydania zaliczki. W przypadku wyjazdu krajowego jest ona wypłacana na wniosek pracownika w formie pisemnej bądź ustnej. Zaliczki powinno udzielić się na podstawie kalkulacji kosztów podróży.
Czy delegację pracownika można wliczyć w koszty działalności?
Wydatki poniesione na wyjazdy służbowe zatrudnionych można wliczyć w koszty prowadzonej działalności. Jednak uwzględniając je, nie wolno przekroczyć obowiązujących limitów. Jeśli pracownik otrzyma dietę z nadwyżką, ta nie będzie kosztem podatkowym dla pracodawcy. Ten jednak jest zobowiązany odprowadzić od niej podatek dochodowy od osób fizycznych, gdyż ta sama nadwyżka będzie przychodem podwładnego.
Organizując delegacje, warto brać pod uwagę nie tylko wysokość opłat, ale również komfort podróży wyjeżdżających osób. Zadowolenie zatrudnionych z warunków wyjazdu przełoży się pozytywnie na jego motywację zawodową, a tym samym na jakość realizacji służbowego zadania. A przecież jego wypełnienie jest celem każdej delegacji.
