Z urlopu bezpłatnego korzystają głównie osoby, które potrzebują dłuższej przerwy, aby odpocząć od codziennych spraw zawodowych, poukładać sprawy osobiste lub po prostu udać się na dłuższe wakacje. Jednocześnie po urlopie chcą wrócić do pracy na te samo stanowisko, w tej samej firmie i z tą samą pensją. Czym jest urlop bezpłatny? Kto może go wziąć i jak powinien go uzasadnić? Sprawdzamy w naszym najnowszym artykule.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
- Jakie przepisy regulują urlop bezpłatny dla pracownika?
- Kto może się o niego ubiegać i jak uzasadnić wniosek?
- Jak urlop bezpłatny wpływa na ubezpieczenie z ZUS, urlop wypoczynkowy i emerytury?
Czym jest urlop bezpłatny? Kodeks pracy
Urlop bezpłatny powoduje sytuację zawieszenia stosunku pracy pomiędzy stronami umowy - pracownikiem i pracodawcą. W związku z tym pracownik nie pobiera wynagrodzenia za ten okres, a pracodawca nie płaci składek społecznych.
Wszelkie kwestie dotyczące urlopu bezpłatnego są uregulowane w polskim prawie. Nie ma zatem w tej kwestii miejsca na domysły czy różne interpretacje. Art. 174 Kodeksu pracy zawiera zapisy jasno mówiące o tym:
- jakie są przesłanki do udzielenia urlopu;
- kiedy jego udzielenie jest możliwe;
- jakie konsekwencje dla pracownika i pracodawcy niesie ze sobą urlop bezpłatny.
W ostatnim czasie, nowelizacja Kodeksu pracy z kwietnia 2023 r. wprowadziła dwa nowe urlopy:
- z powodu działania siły wyższej (w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w danym roku kalendarzowym), za który otrzymasz połowę swojego wynagrodzenia,
- dodatkowe 5 dni bezpłatnego urlopu opiekuńczego.
Urlop bezpłatny - jak działa?
Zgodnie z Art. 174. § 1 Kodeksu pracy: na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego. Warto zwrócić uwagę na to, że musi to być dokument w formie pisemnej - nie wchodzi tutaj w grę e-mail lub inny typ wiadomości elektronicznej. Podpisany własnoręcznie wniosek należy złożyć w dziale HR.
We wniosku należy podać okres trwania urlopu bezpłatnego. Nie ma za to obowiązku wskazywania powodu złożenia wniosku. Warto jednak to zrobić, gdyż pracodawca nie ma obowiązku udzielenia takiego urlopu, a o pozytywnej decyzji może przesądzić między innymi odpowiednia argumentacja. Można więc taki wniosek traktować jako prośbę. Na pewno warto również uprzedzać przełożonych o swoich planach z dużym wyprzedzeniem. Da im to czas na spokojne zastanowienie się i podjęcie decyzji.
Udzielenie urlopu bezpłatnego to dla pracodawcy także zobowiązanie – po urlopie pracownik ma prawo wrócić na swoje stanowisko z takim samym wynagrodzeniem.
Być może pracodawca będzie wymagał podpisania dodatkowej umowy o zakazie konkurencji, potocznie zwanej “lojalką”. W ten sposób zabezpieczy się przed świadczeniem pracy przez cennego pracownika w trakcie urlopu bezpłatnego na rzecz firmy konkurencyjnej.
Jak uzasadnić wniosek?
Uzasadnienie wniosku o urlop bezpłatny nie jest obowiązkowe (co do zasady powinno wystarczyć podanie daty planowanego urlopu oraz podstawy prawnej), ale warto je umieścić we wniosku. Zgodnie z Kodeksem pracy udzielenie takiego urlopu nie jest bowiem obowiązkiem pracodawcy, a jedynie jedną z możliwości.
Najczęstsze motywacje do podjęcia urlopu bezpłatnego to:
• podjęcie innej pracy;
• odpoczynek;
• opieka nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny.
Do udzielenia bezpłatnego urlopu mogą przekonać przełożonego lub pracodawcę następujące argumenty:
• wyjaśnienie, dlaczego zwykły urlop nie wystarczy;
• udowodnienie, że nie jest to fanaberia, chwilowa zachcianka, ale przemyślana decyzja;
• jasne określenie osób, które będą odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków pracownika udającego się na urlop (udowodnienie, że nie utrudni to firmie funkcjonowania).
Kto może otrzymać urlop bezpłatny?
Prawo do bezpłatnego urlopu to jedno z praw pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, bez względu na to czy została ona podpisana na czas określony, czy nieokreślony. Jest to teoretycznie możliwe nawet w pierwszym dniu po rozpoczęciu nowej pracy.
Urlop bezpłatny nauczyciela - konsekwencje
Urlop bezpłatny nauczyciela funkcjonuje na takich samych zasadach, co w przypadku każdego innego pracownika, ale dotyczy jedynie nauczycieli zatrudnionych na pełen etat.
Urlop bezpłatny nauczyciela - ile może trwać?
Ogólnie rzecz biorąc, nie ma limitów co do czasu trwania urlopu bezpłatnego. Nauczyciel może wnioskować o urlop bezpłatny nawet kilka razy z rzędu z powodów rodzinnych. Nie będzie to niewystarczający powód do udzielenia urlopu. Jest to jednak kwestia umowna, ponieważ dyrektor może ale nie musi udzielić urlopu bezpłatnego.
Jeśli jednak urlop trwa więcej niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 Kodeksu pracy).
Urlop bezpłatny nauczyciela a emerytura
Tak jak w przypadku ogólnych przepisów, urlop bezpłatny zgodnie z ustawą nie jest okresem nieskładkowym, a więc nie wpływa na wysokość emerytury lub renty nauczyciela.
Uzasadnienie urlopu bezpłatnego nauczyciela
Oprócz przysługującego nauczycielowi rocznego urlopu na poratowanie zdrowia, może on wziąć urlop bezpłatny z ważnych przyczyn - na przykład dla celów naukowych, artystycznych czy naukowych. Wniosek o urlop na czas określony składa się do dyrektora placówki, który decyduje o jego przyznaniu lub nie.
Ile dni urlopu bezpłatnego przysługuje pracownikowi?
Przepisy prawa nie określają limitu trwania bezpłatnego urlopu. Jest to w całości kwestia ustaleń między pracownikiem a pracodawcą. Urlop bezpłatny może więc w praktyce trwać kilka dni, miesięcy albo nawet lat.
Wymiar urlopu bezpłatnego ustala pracodawca, który może ustalić niższą maksymalną jego długość niż ta, określona przez pracownika we wniosku. Ponadto w przypadku urlopu trwającego dłużej niż 3 miesiące, pracodawca ma prawo zagwarantować sobie możliwość odwołania pracownika z urlopu ze względu na ważne przyczyny. Może to jednak nastąpić tylko i wyłącznie w sytuacji zgody samego pracownika lub w przypadku obowiązywania specjalnej klauzuli.
Praca na urlopie bezpłatnym
Ważne - urlop bezpłatny stanowi zawieszenie stosunku pracy, a więc czas przebywania na wolnym, w czasie tego okresu nie wlicza się do stażu pracy.
Dla przypomnienia, do stażu pracy wliczają się:
• zasiłek dla bezrobotnych oraz dodatek aktywizacyjny z urzędu pracy;
• odprawa przedemerytalna;
•nagrody jubileuszowe;
• prawo do urlopu wypoczynkowego;
• długość okresu wypowiedzenie umowyna czas nieokreślony.
Istnieje jednak możliwość udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Obecny pracodawca osoby zainteresowanej takim rozwiązaniem musi jednak wyrazić na to zgodę (dotyczy wyłącznie umowy o pracę). W przypadku pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej (takiej jak umowa zlecenie lub umowa o dzieło) pracownik nie musi tego uzgadniać z obecnym pracodawcą.
W przypadku trudnej sytuacji finansowej pracodawcy, może on zaproponować pracownikowi bezpłatny urlop w trakcie którego będzie mógł tymczasowo podjąć pracę w innej firmie. Wymaga to jednak zgody pracownika, a pracodawca nie może wymusić na nim pracy u innego pracodawcy.
W trakcie wykonywania pracy u innego pracodawcy podczas urlopu bezpłatnego, staż pracy pozostaje ciągły. Na podstawie stosownego porozumienia między obydwoma przedsiębiorstwami, jest on wliczany do okresu zatrudnienia w dotychczasowej firmie pracownika. Na mocy umowy pomiędzy nowym pracodawcą a pracownikiem powstaje stosunek pracy. Nowy pracodawca jest zatem zobowiązany między innymi do wypłacania pracownikowi wynagrodzenia czy udzielania urlopu wypoczynkowego.
Czy urlop bezpłatny może być obowiązkowy?
Co do zasady, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego i będzie to działanie zgodne z prawem. Istnieją natomiast wyjątki, w których urlop bezpłatny musi zostać wypłacony, chodzi tutaj o
- urlop bezpłatny dla ucznia szkoły dla pracujących (wymiar takiego urlopu, wraz z urlopem wypoczynkowym, nie może przekroczyć dwóch miesięcy);
- urlop na czas odbywania ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej (okres urlopu jest taki sam, jak okres trwania ćwiczeń lub służby);
- urlop w celu pełnienia funkcji z wyboru w związkach zawodowych;
- urlop bezpłatny dla posłów i senatorów na okres sprawowania mandatu oraz trzech miesięcy po jego wygaśnięciu;
- urlop bezpłatny twórcy projektu wynalazczego (równy okresowi trwania umowy uczestniczenia w pracach związanych z oceną przydatności, badaniami i realizacją projektu pracownika).
Szczególnym rodzajem urlopu bezpłatnego jest urlop wychowawczy. Może trwać do 3 lat, a maksymalnie do ukończenia przez dziecko 4 roku życia. Może go wziąć dowolny z rodziców. Warunkiem jest jednak przepracowanie minimum 6 miesięcy na umowie o pracę. W takim przypadku pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego.
Urlop bezpłatny a ubezpieczenie z ZUS
Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. W związku z tym, w trakcie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę i przestaje podlegać ubezpieczeniom społecznym, a tym samym pracodawca nie odprowadza składek ZUS od jego pensji.
Po upływie 30 dni od rozpoczęcia takiego urlopu pracownik traci zatem:
• ubezpieczenie zdrowotne;
• prawo do zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego;
• prawo do świadczenia rehabilitacyjnego.
Przepisy nie określają dokładnie, jak długo może trwać urlop bezpłatny pracownika, natomiast w przypadku urlopu dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.
Decyzję o urlopie bezpłatnym warto dobrze przemyśleć również w sytuacji, gdy jest się zatrudnionym na umowę o pracę, a jednocześnie prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku swojej działalności płaci się jedynie składkę zdrowotną, którą w większości odlicza się od podatku. Wraz z rozpoczęciem urlopu bezpłatnego zostaje zawieszony stosunek pracy, a więc pracodawca nie płaci już składek społecznych. Należy zatem samemu przystąpić do obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Są to niestety dodatkowe koszty dla firmy.
Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy
Czy okres urlopu bezpłatnego obniża wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi? Tak. Z każdym miesiącem traci on 1/12 dostępnego wymiaru płatnego urlopu, który wynosi 20 lub 26 dni.
Urlop bezpłatny a emerytura
Czy urlop bezpłatny wlicza się do emerytury? Takie pytanie pojawia się bardzo często. W trakcie urlopu bezpłatnego pracownika, pracodawca nie opłaca również jego składki emerytalnej, a więc czas bezpłatnego urlopu nie wlicza się do emerytury. W związku z tym, powstaje przerwa w liczeniu przepracowanych dni do minimalnego stażu pozwalającego na uzyskanie statusu emeryta. Więcej mówi o tym art. 7 ustawy z dn. 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Urlop bezpłatny - jak działa przy wypowiedzeniu?
Pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym nie może zostać zwolniony (poza jednym wyjątkiem), gdyż urlop ten oznacza zawieszenie, a nie rozwiązanie stosunku pracy. Zastosowanie w tym przypadku mają przepisy o ochronie trwałości stosunku pracy.
Pracownik po zakończeniu urlopu bezpłatnego ma prawo powrotu do pracy – pracodawca nie ma prawa odmówić jego przyjęcia z powrotem. Należy jednak pamiętać, że urlopu bezpłatnego nie można traktować jako swego rodzaju ochrony przed zwolnieniem dyscyplinarnym. Pracodawca może to rozwiązać z pracownikiem przebywającym na bezpłatnym urlopie, jeśli zwolnienie nastąpiło z winy pracownika. W innym przypadku, pracownik może zostać zwolniony w ramach zwolnień grupowych, jeśli zakład ogłasza upadłość lub ulega likwidacji, a okres urlopu bezpłatnego wynosił więcej niż 3 miesiące.
Dopuszczalne jest za to złożenie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika lub rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w trakcie trwania urlopu bezpłatnego. Tym samym, pracownik może skorzystać z bezpłatnego urlopu (za zgodą pracodawcy) w okresie wypowiedzenia pod warunkiem, że długość urlopu nie przekracza długości okresu wypowiedzenia.
Również niestawienie się w pracy po urlopie bezpłatnym może skutkować natychmiastowym zwolnieniem. Takie zachowanie stanowi ciężkie naruszenie jednego z podstawowych obowiązków pracowniczych.
