Osoba trzymająca myszkę komputerową

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny i jak go uzyskać?

Motorem napędowym rozwoju technologii jest idea ułatwiania człowiekowi życia. Łatwiejsza obsługa wielu procesów, ich automatyzacja i możliwość załatwiania spraw na odległość. Zapewne to te wartości przyświecały twórcom podpisów elektronicznych. Sprawdź, co zyskasz, używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny,
✔ co zyskujesz dzięki takiemu podpisowi elektronicznemu,
✔ jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny i ile on kosztuje,
✔ jak korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – co to jest?

Zanim wyjaśnimy, czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny, musimy uporządkować kilka faktów i podać kilka krótkich definicji.

Co to jest podpis elektroniczny?

To narzędzie identyfikacji elektronicznej służące do potwierdzania tożsamości.

Jak działa podpis elektroniczny?

Do działania potrzebny jest certyfikat, czyli poświadczenie, które pozwala na powiązanie danych służących do weryfikacji podpisu z konkretną osobą i jej numerem PESEL.

Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?

Wśród podpisów elektronicznych można wyróżnić te z certyfikatem kwalifikowanym i niekwalifikowanym oraz profil zaufany do obsługi platformy ePUAP. Zaczynając od końca:

Profil zaufany na ePUAP – informatyzacja administracji stała się faktem, a niektórych spraw nie można już załatwić inaczej niż przez internet. Każdy chce zaoszczędzić czas na staniu w kolejce do okienka. Stąd dużą popularnością wśród Polaków cieszy się platforma ePUAP. Dzięki niej za pomocą profilu zaufanego można korespondować z urzędami w wielu administracyjnych sprawach bez wychodzenia z domu. Profil zaufany potwierdza naszą tożsamość w zdalnych kontaktach z administracją publiczną. Jest produktem niekomercyjnym, bezpłatnym, ale jego użycie ogranicza się do spraw urzędowych. Jest ważny przez 3 lata, potem bezpłatnie można go przedłużyć.


Niekwalifikowane podpisy elektroniczne – używa się ich do składania podpisów na dokumentach w formie elektronicznej, ale także do szyfrowania informacji, budowania bezpiecznych połączeń, logowania, potwierdzania bezpieczeństwa urządzeń sieciowych. Są to podpisy komercyjne.


Kwalifikowany podpis elektroniczny (tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem) – używany jest wyłącznie do weryfikacji tożsamości podpisującego. To podpis komercyjny, wydawany tylko przez uprawnione do tego podmioty nadzorowane przez Ministerstwo Cyfryzacji.


Z tej perspektywy mogłoby się wydawać, że najkorzystniejszym rozwiązaniem jest wybranie niekwalifikowanego podpisu elektronicznego jako narzędzia o najszerszym spektrum zastosowań. Czy powinien być to jednak najważniejszy argument przy wyborze podpisu? Co kryje się pod słowem kwalifikowany? Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice pomiędzy podpisem kwalifikowanym a niekwalifikowanym.

Podpis elektroniczny kwalifikowany i niekwalifikowany – różnice

W zależności od tego, czy słowo „kwalifikowany” występuje w nazwie podpisu z zaprzeczeniem lub bez niego, podpis będzie miał inną moc prawną. Podstawowa różnica między podpisami elektronicznymi polega na tym, że tylko kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc równą podpisowi odręcznemu (wywołuje takie same skutki). Dlatego też tym podpisem można opatrzyć najważniejsze dokumenty, np. pisma sądowe – będą one wtedy równoważne z pismami podpisanymi odręcznie.


Skąd taka różnica w randze? Otóż podpis kwalifikowany musi spełniać szereg wymogów (m.in. poziom zabezpieczeń sprzętu, metody obsługi klienta) określonych przez ustawę i rozporządzenia unijne (ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 r., Dz.U. 2016 poz. 1579 oraz Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE).


Pamiętaj!

Certyfikaty kwalifikowane mogą pochodzić tylko z autoryzowanych Centrów Certyfikacji. Ich rejestr możesz znaleźć na liście prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Daje to gwarancję, że certyfikat jest zgodny z wymogami prawnymi.


Podpis kwalifikowany może być przechowywany tylko na urządzeniu kryptograficznym, nigdy poza takim urządzeniem (certyfikaty niekwalifikowane można przechowywać np. na komputerze użytkownika lub wyeksportować do wersji cyfrowej poza urządzenie).


Odpowiedź na pytanie, jak wyrobić podpis elektroniczny, zależy również od rodzaju tego podpisu. Obecnie podpis niekwalifikowany nie wymaga osobistego potwierdzania tożsamości. Natomiast, aby go wyrobić, zawsze musisz przejść procedurę osobistej weryfikacji tożsamości w jednym z wyznaczonych miejsc, stąd jego większa doniosłość i ranga.


Kwalifikowany znaczy pewny – korzyści z używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Pierwszą i najważniejszą korzyścią, jaka płynie z korzystania z podpisów elektronicznych, jest oszczędność czasu. Nie czekasz w kolejkach, a sprawę możesz załatwić nie tylko od 7:00 do 15:00, ale o dowolnej porze dnia i nocy, bez konieczności wizyty w urzędzie.


Dzięki podpisowi kwalifikowanemu możesz skorzystać z profilu zaufanego, by załatwić gros spraw administracyjnych w platformie ePUAP. Możesz na przykład wnioskować o wydanie i pobranie aktu stanu cywilnego albo złożyć wniosek o dowód osobisty czy zarejestrować spółkę w KRS.


Załatwisz też szereg spraw, których nie mógłbyś zrealizować przez ePUAP, np. złożysz sprawozdanie finansowe do KRS, załatwisz sprawy w ZUS-ie (program Płatnik), podpiszesz dokumentację medyczną czy zgłosisz naruszenie danych osobowych do Prezesa UODO.


Ważne!

Podpis kwalifikowany ma tę samą moc co podpis odręczny. Dokumenty, które podpiszesz w taki sposób, będą miały np. pełną moc dowodową w sądzie. Możesz więc śmiało podpisywać nim umowy handlowe lub pisma procesowe.


Jest to też skuteczny podpis elektroniczny do urzędu skarbowego, np. w zakresie złożenia wniosku o niezaleganiu w podatkach, podpisania i złożenia deklaracji, podpisania i wysłania plików JPK-VAT czy zarejestrowania kasy fiskalnej. Rząd wciąż rozwija cyfryzację administracji, pojawiają się więc nowe zastosowania elektronicznego podpisu kwalifikowanego w obszarach takich jak: e-zdrowie, e-faktura, e-GIODO, eKRS, GIIF, przetargi i aukcje elektroniczne (JEDZ – Jednolity Europejski Dokument Zamówienia).


Pamiętaj!

Każda zmiana naniesiona w pliku po jego podpisaniu będzie widoczna i sygnalizowana, co pozwala na zachowanie integralności dokumentu. Jak uzyskać podpis kwalifikowany?


Podpis kwalifikowany jest rozwiązaniem komercyjnym, co oznacza, że trzeba za niego zapłacić. Zamówienie należy złożyć u jednego z dostawców znajdujących się w Rejestrze Dostawców Usług Zaufania i postępować zgodnie z instrukcjami (wnieść opłatę, podpisać umowę i formularz, a następnie odesłać je w wersji papierowej do dostawcy). Po wypełnieniu instrukcji i opłaceniu zamówienia, kiedy Twój certyfikat będzie już gotowy, zostaniesz powiadomiony o miejscu i dacie jego odbioru. Certyfikat należy odebrać osobiście. Podczas tej wizyty zostanie zweryfikowana Twoja tożsamość.


Jak korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Dzięki załączonemu do podpisu oprogramowaniu podpisywanie dokumentów jest bardzo intuicyjne. Włóż kartę do czytnika, uruchom dedykowane oprogramowanie, następnie kliknij ikonę „Podpisz” i wskaż dokument, który chcesz podpisać.


Przykładowo, jeśli zastanawiasz się, jak podpisać PDF podpisem kwalifikowanym w programie Adobe Reader, już wyjaśniamy. Uruchom program do obsługi podpisu elektronicznego. Następnie otwórz dokument PDF, który chcesz podpisać i w programie Adobe Reader otwórz zakładkę „Narzędzia”, a potem kliknij ikonę „Certyfikaty”. Pojawi się polecenie „Podpisy cyfrowe”. Teraz za pomocą kursora narysuj miejsce, w którym podpis ma zostać umieszczony. Następnie rozwinie się lista dostępnych podpisów. Wybierz swój podpis kwalifikowany i naciśnij polecenie „Podpisz dokument”.


Wskazówka

Certyfikaty kwalifikowane automatycznie weryfikują się w programach do odczytu plików PDF, takich jak Adobe Reader.


Istnieje jeszcze inny sposób na podpisanie plików PDF, który sprawdzi się także w przypadku dokumentów typu Word. Wystarczy uruchomić program obsługujący podpis elektroniczny, przeciągnąć w okienko programu pliki, które chcesz podpisać, następnie wybrać podpis, którym chcesz opatrzyć pliki i kliknąć polecenie „Podpisz”. Co ważne, w plikach PDF możesz, ale nie musisz zaznaczać obszaru, na którym zostanie umieszczony graficzny znak podpisu, np. faksymile.


Jeśli chcesz przesłać dalej podpisane pliki, w przypadku dokumentów PDF wystarczy wysłać sam plik, a w przypadku dokumentu stworzonego w Wordzie musisz przesłać plik podpisany oraz plik potwierdzający podpis w formacie .xades (jest to plik automatycznie generowany przez program do obsługi podpisów elektronicznych).

Ile kosztuje kwalifikowany podpis elektroniczny?

Odpowiedź na to pytanie zależy od kilku czynników. Przede wszystkim firmy wydające certyfikaty konkurują ze sobą cenowo. Opłata zależy także od okresu ważności certyfikatu (na rok czy na 2 lata) oraz od rodzaju urządzeń w zestawie (karta kryptograficzna, token, czytnik kart na kabel lub czytnik mini). Opłata za roczny certyfikat to obecnie koszt między 200 a 300 zł brutto.


Główne zalety podpisu elektronicznego skupiają się wokół oszczędności czasu oraz pewności i autentyczności takiego podpisu, jak również jego rangi, równej podpisowi odręcznemu. Ważna jest także integralność dokumentu (wszelkie zmiany naniesione po podpisaniu są widoczne). Jak twierdzą eksperci, podpis elektroniczny jest o wiele trudniejszy do podrobienia niż podpis odręczny. Najsłabszym ogniwem w kwestii bezpieczeństwa podpisów elektronicznych jest oczywiście człowiek. Jeśli użytkownik nie zadba o bezpieczeństwo karty czy PIN-u, może dojść do nadużyć. Pamiętaj więc, by nikomu nie udostępniać danych umożliwiających korzystanie z tego rodzaju podpisu.

Poradnik o pisaniu biznesplanu

Poradniki ALEO.com - ikona
Zespół ALEO.com przygotował kolejny poradnik, w którym tym razem skupiliśmy się na wszystkich aspektach zakładania własnej firmy. Poruszamy w nim takie kwestie jak:
• wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz najważniejsze cechy każdej z nich;
• aspekty prawne funkcjonowania firmy, takie jak kwestie podatkowe czy zatrudnianie pracowników;
• kwestie zmian w polskim systemie podatkowym, wprowadzone przez tak zwany "Polski Ład".

E-book dostępny jest dla wszystkich użytkowników naszego serwisu.
Wszystkie nasze artykuły blogowe wyjaśniające wątpliwości związane z zakładaniem własnej firmy znajdziecie na naszym blogu, w zakładce Założenie firmy.

Poprzednie e-booki wciąż są dostępne w części contentowej ALEO.com, w sekcji Poradniki.

Czytaj także

Remarketing - co to jest i jak działa?

Remarketing - co to jest i jak działa?

Jeżeli sprzedajesz towary lub usługi na pewno często zastanawiasz się, co możesz zrobić, aby zwiększyć sprzedaż i skuteczność swoich działań online, powiększając jednocześnie grono klientów. Sposobów jest wiele, jednym z nich jest właśnie remarketing, czyli rodzaj kampanii, którą możesz prowadzić w ramach Google Ads.

Onboarding - jak zrobić świetne pierwsze wrażenie na nowym pracowniku?

Onboarding - jak zrobić świetne pierwsze wrażenie na nowym pracowniku?

Dobry program onboardingowy to sposób na szybką adaptację zatrudnionych osób do nowych warunków pracy. Strategia ta przeciwdziała retencji pracowników, zmniejszając koszty rekrutacji. Czy warto budować przewagę konkurencyjną, opierając się na onboardingu, i jak kształtować plan wdrożenia pracownika?

Zatrudnianie pracowników z zagranicy krok po kroku

Zatrudnianie pracowników z zagranicy krok po kroku

Coraz więcej cudzoziemców pracuje w Polsce – szczególnie w tych branżach, w których brakuje polskich pracowników. Polska stała się bowiem atrakcyjnym miejscem pracy, zwłaszcza dla naszych wschodnich sąsiadów. Co należy wiedzieć o zatrudnianiu obcokrajowców?

Rotacja pracowników – ile kosztuje pracodawcę i jak ją ograniczyć?

Rotacja pracowników – ile kosztuje pracodawcę i jak ją ograniczyć?

Zatrudnienie pracowników, a potem ich utrzymanie jest coraz trudniejsze dla przedsiębiorców. To kandydaci odrzucają mało atrakcyjne stanowiska, a nie firmy rezygnują z rekrutowanych osób. Z badań przeprowadzonych przez Trenkwalder Polska wynika, że już 37% kandydatów odrzuciło oferty określonych firm, podając jako powód lepszą ofertę u innego pracodawcy.