Zawsze warto mierzyć efektywność wykonywanych działań, niezależnie od rodzaju branży czy sfery działalności, w której się obracamy. Najlepiej to robić za pomocą tak zwanych KPI. Czym one są i jak je określić? Odpowiadamy w naszym najnowszym wpisie.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym są KPI?
✔ jakimi zasadami kierować się przy ich ustalaniu?
✔ dlaczego warto je określać?
KPI – definicja
KPI (ang. Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności, mierzą realizację określonych wcześniej celów. Stosowane są w wielu dziedzinach, od finansów i sprzedaży po marketing.
Punktem wyjścia jest określenie miarodajnego celu strategicznego, na który składają się inne mniejsze cele, zwane operacyjnymi. Każdy z wybranych celów musi być mierzalny i określony przez odpowiednią wartość, określony przez kluczowe wskaźniki efektywności.
Każdy KPI powinien być oczywiście osadzony w określonych ramach czasowych. Pozwoli to na analizy i porównywanie wyników.
Miarodajne wyniki odzwierciedlają stan realizacji celów i zamiarów. Są różne dla każdej firmy, bo zależą od wielkości przedsiębiorstwa. Tworząc KPI należy mieć zatem na uwadze między innymi:
- nadawanie priorytetów poszczególnym zadaniom;
- nacisk na działania ważne przy realizacji zakładanej koncepcji i kierowanie na nie odpowiednich zasobów;
- szybkie podejmowanie działań w oparciu o skondensowane, najważniejsze informacje.
Dlaczego warto posiadać wskaźniki KPI?
Co do zasady, KPI powinny być przejrzyste i konkretne. Odpowiednie ich ustalenie sprawi, że mierzenie efektywności prowadzonych działań nie będzie wymagało bardzo szczegółowej analizy.
Natłok informacji jest redukowany do małej liczby kluczowych danych. Najważniejsze aspekty i obszary wymagające poprawy widoczne są już na pierwszy rzut oka. Pozwala to na podjęcie szybkich działań w celu rozwiązania pojawiających się problemów.
Szybkie podejmowanie decyzji ułatwia również nadawanie działaniom odpowiednich priorytetów.
Jak wybrać odpowiedni wskaźniki KPI?
Lista wskaźników, które można brać pod uwagę podczas oceny efektywności działań, jest bardzo długa.
Analitycy mogą badać szeroki zestaw danych i wyciągnąć pogłębione wnioski na ich podstawie. Należy jednak pamiętać, że “co za dużo, to niezdrowo”. Ta zasada dotyczy oczywiście także doboru KPI. Są to kluczowe wskaźniki efektywności, a więc tylko te najważniejsze, czyli takie, które realnie wpływają na powodzenie prowadzonych działań.
Mnogość arkuszy kalkulacyjnych, tabel czy wykresów wcale nie jest dobrą wiadomością. Owszem, można uzyskać w ten sposób wiele informacji, ale ich analiza może być czasochłonna, a wyniki w wielu przypadkach mogą sprowadzać się do tych samych wniosków.
Dlatego też należy wybrać te wskaźniki, które w największym stopniu odpowiadają specyfice firmy. Poniżej wskazujemy kilka zasad, którymi warto się kierować w tym procesie.
Nie wybieraj więcej niż kilkunastu KPI
W przypadku mniejszych firm 4 – 10 wskaźników w zupełności wystarczy. Z jednej strony uzyska się dzięki nim pogłębione dane, a z drugiej – nie dojdzie do przeładowania informacjami. Przy bardzo dużych przedsięwzięciach można wykorzystać 20 KPI, ale jest to absolutne minimum, wykorzystywane tylko w wybranych przypadkach.
Określ wyraźnie cele podejmowanych działań, a dopiero potem dobieraj wskaźniki KPI
Dopasowanie KPI do celów działania firmy jest bardzo ważne. Jeśli pomiędzy celami a wybranymi wskaźnikami istnieje dysonans – cała praca może pójść na marne, a na pewno jej wyniki będą niemierzalne.
Przykładowo, realizując kampanię w mediach społecznościowych, która ma na celu pozyskanie nowych klientów (kierowanych na dedykowanych dla nich Landing Page), należy wybrać KPI dotyczące ilości osób, które zostawiły swojej dane kontaktowe oraz jaką grupę stanowią w odniesieniu do wszystkich odwiedzających profil. Jeśli jednak celem kampanii jest nakłonienie klientów do zakupu produktu firmy, takie KPI nie będą najwłaściwsze.
Wybieraj KPI w kilkuetapowym procesie
Na samym początku działań mających na celu określenie wskaźników KPI, bez dostępu do historycznych danych, możesz napotkać pewne trudności w określeniu, które KPI są najbardziej wartościowe i adekwatne w stosunku do zamierzonych celów. Utrudni to też planowanie kolejnych działań.
Warto w takiej sytuacji wybrać najpierw więcej wskaźników, aby z czasem zawęzić listę jedynie do tych mierników, które rzeczywiście są potrzebne.
Nie zapominaj także o testowaniu, sprawdzaniu, obserwacji i analizowaniu wskaźników. Pozwoli Ci to ewentualnie zmodyfikować zestaw KPI, które wskazują na skuteczność działań.
Wybierz wskaźniki, które pokazują efektywność działań oraz jej brak
Celem wprowadzenia wskaźników KPI jest monitorowanie postępów w realizacji działań oraz sprawdzenie, czy środki na nie przeznaczane zwracają się. Argument ten przemawia za takim doborem KPI, aby pokazywały zarówno pozytywne, jak i negatywne skutki wykonywanych zadań.
Nie polegaj na standaryzowanych, powszechnie wykorzystywanych rozwiązaniach
Zestaw wskaźników KPI powinien być spersonalizowany i dostosowany do specyfiki wykonywanych przez zespół zadań. Nie warto korzystać z tak zwanych “gotowców”, bo nie przynosi to pożądanych rezultatów.
Przykłady KPI
Oprócz mierzenia efektywności działań marketingowych oraz zainteresowania produktem KPI można również wykorzystywać do pomiaru takich sfer funkcjonowania firmy jak zadowolenie czy zaangażowanie pracowników.
Możemy przytoczyć kilka przykładów KPI z różnych branż:
- satysfakcja klientów (mierzona na przykład poprzez badanie NPS);
- ilość odebranych połączeń dziennie;
- liczba nowo pozyskanych klientów w danym roku;
- liczba reklamacji w relacji do ilości sprzedanych produktów;
- całkowity dochód ze sprzedaży z danego dnia podzielony przez ilość paragonów i / lub faktur.
KPI wyznaczone – co dalej?
Wyznaczyłeś wskaźniki KPI i zastanawiasz się co dalej? To dopiero pierwszy krok drogi, na końcu której znajduje się tabliczka z napisem “Brawo! Skutecznie weryfikujesz efektywność podejmowanych przez Ciebie zadań!”.
Musisz także wskazać narzędzia, za pomocą których będziesz gromadził i analizował zbierane przez Ciebie informacji. Dane dotyczące sprzedaży uzyskasz bezpośrednio z Twojego systemu. Z kolei dane dotyczące działań reklamowych możesz pozyskiwać z kilku źródeł, na przykład darmowego narzędzia Google Analytics czy systemu reklam Facebook lub Google Ads.
Pamiętaj też, że zebrane dane musisz odpowiednio przetworzyć, opracowań i przeanalizować. Dopiero na tej podstawie będziesz w stanie podejmować konkretne decyzje.
Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/PFqfV5bn91A
