Odzyskiwanie długu – jak wyegzekwować należności od kontrahenta?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i nigdy nie zdarzyło Ci się czekać na opłacenie wystawionej faktury, możesz uznać się za szczęściarza. Statystyki pokazują, że na opóźnienia w regulowaniu zobowiązań przez kontrahentów skarży się ponad 70% przedsiębiorców sektora MŚP. Jak skutecznie odzyskać dług? Dowiesz się z poniższego artykułu.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie prewencyjne środki wspierające egzekucję należności możesz podjąć,
✔ co to jest windykacja polubowna,
✔ kiedy złożyć pozew o zapłatę i czy zrobić to samemu czy z pomocą prawnika,
✔ jak działają firmy windykacyjne,
✔ co to są systemy windykacji online,
✔ czym są giełdy wierzytelności.

Odzyskiwanie pieniędzy za niezapłaconą fakturę – prewencja

Niestety, sytuacja, w której jako przedsiębiorca musisz upomnieć się o zapłatę za wykonaną usługę, dzieło czy zakupiony towar, zdarza się bardzo często. Jest to sytuacja nieprzyjemna (nikt nie lubi upominać się o to, co mu jest należne), ale także niebezpieczna dla płynności finansowej Twojej firmy, bo może prowadzić do powstania tak zwanych zatorów płatniczych.

Jak skutecznie odzyskać dług? Należy zacząć od prewencji, czyli od sprawdzenia wiarygodności przedsiębiorstwa. Jeśli podpisujesz umowę z kontrahentem, zawsze sprawdź choćby podstawowe informacje, z których możesz dowiedzieć się kilku rzeczy o jego kondycji finansowej. Przed podpisaniem umowy poproś o NIP, numer KRS, zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami do ZUS i podatkiem dochodowym do US. Od 2018 r. ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości możesz pobrać za darmo sprawozdania finansowe spółek wpisanych do KRS.

Nawiąż kontakt z firmami, z którymi wcześniej współpracował Twój kontrahent, albo poproś go o okazanie referencji. Przeszukaj też internet pod kątem opinii – możesz skorzystać z naszej bazy firm. Zerknij również na internetowe giełdy długów. Jeśli znajdziesz tam wpis dotyczący Twojego potencjalnego kontrahenta, powinna Ci się zapalić czerwona lampka.

Możesz także skorzystać z pewnego, jednak odpłatnego źródła informacji o długach, jakim są BIG-i (Biura Informacji Gospodarczych). W Polsce funkcjonuje ich kilka, a najpopularniejsze to: KRD, ERIF, BIG InfoMonitor. Cena za raport to kilkadziesiąt złotych. Dobrym pomysłem jest też zaopatrzenie swoich faktur pieczęcią prewencyjną, która ostrzega o zleceniu dochodzenia przeterminowanych należności firmie windykacyjnej.

Monitoring należności i przypominanie o nich

Powyższe rady odnoszą się do sytuacji przed nawiązaniem współpracy z kontrahentem. Co jednak, gdy umowa jest już podpisana, faktury wystawione, a na Twoim koncie wciąż brakuje wpłat z tytułu wykonanej usługi? Jak odzyskać dług od firmy? Koniecznie monitoruj swoje należności. Reaguj od razu, już w pierwszych dniach opóźnienia, i przypominaj kontrahentowi o tym, że termin płatności upłynął. Możesz zadzwonić do dłużnika albo wysłać mu SMS lub e-mail, w których dodatkowo zaznaczysz, że będziesz naliczał odsetki za opóźnienie.

Jak liczyć odsetki?

Kodeks cywilny (art. 481 § 1) stanowi, że: jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Wysokości tych odsetek nie można regulować zupełnie swobodnie, ponieważ nie mogą one przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych, a te zmieniają się co roku. Do obliczeń wykorzystaj kalkulator odsetek za opóźnienie.

Warto wysyłać kontrahentom informacje także tuż przed zbliżającym się terminem płatności. Co ważne, nie musisz sam pamiętać o wysłaniu SMS-a czy e-maila. Możesz skonfigurować odpowiednie programy księgowe, by wysyłały takie powiadomienia za Ciebie. Możesz także skorzystać z systemu windykacji online. Są to specjalne platformy, które łączą się z Twoim programem księgowym, pobierają dane o zbliżających się lub przeterminowanych płatnościach, i zgodnie z Twoim wyborem wysyłają SMS-y, e-maile, a nawet generują pisma, które możesz wysłać pocztą tradycyjną.

Jak ściągnąć dług? Windykacja polubowna

Wyżej opisany monitoring należności można zaliczyć do jednej z metod tzw. miękkiej windykacji. Bywa on bardzo skuteczny, ponieważ wiele opóźnień w zapłacie wynika ze zwykłego zapominalstwa. Jeśli jednak rozmowa z dłużnikiem, SMS czy e-mail przypominający nie wystarczą, trzeba podjąć poważniejsze kroki.

Należy wówczas wysłać kontrahentowi wezwanie do zapłaty, najlepiej listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takim wezwaniu wpisujemy datę, dane wierzyciela i dłużnika, wskazujemy wielkość zobowiązania głównego, określamy jego podstawę (np. przesyłając kopię faktury, protokołu odbioru pracy, dzieła), podajemy numer rachunku właściwy do wpłaty, a także określamy termin płatności. Możemy zasugerować, że jeśli płatność nie zostanie uregulowana we wskazanym terminie, wystawimy dług na sprzedaż na giełdzie wierzytelności albo przekażemy dług do firmy windykacyjnej lub skierujemy sprawę na drogę sądową (co dla dłużnika będzie oznaczało pokrycie kosztów sądowych).

Pamiętaj, że możesz spróbować zmotywować dłużnika ofertą nienaliczania odsetek, jeśli szybko ureguluje należność. Koniecznie zachowuj potwierdzenia nadania korespondencji listownej, raporty SMS-owe czy e-maile – mogą posłużyć w przyszłości w sądzie – jako dowód wzywania dłużnika do zapłaty. Bądź też konsekwentny i regularny w wysyłaniu powiadomień, a także podejmuj działania windykacyjne jak najszybciej. Im świeższy dług, tym łatwiej go wyegzekwować.

Przedawnienie faktury

Pamiętaj, że możesz dochodzić tylko roszczeń majątkowych, wobec których nie zostanie podniesiony zarzut przedawnienia. Art. 118 Kodeksu cywilnego określa, poza wyjątkami, że termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Co do zasady, koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Po upływie tego terminu roszczenie zmienia się w tzw. roszczenie naturalne – zobowiązanie nadal istnieje, nie możesz jednak zmusić dłużnika do zwrotu długu, może on zrobić to tylko z własnej woli.

Jeśli powyższe próby kontaktu okazały się nieskuteczne, a zdecydujesz się na drogę sądową, przed wytoczeniem powództwa o zapłatę, powinieneś przesłać do dłużnika (listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) tzw. przedsądowe ostateczne wezwanie do zapłaty. Nie różni się ono zasadniczo treścią od wcześniejszego wezwania, jednak w sposób jednoznaczny wskazuje, że dajesz dłużnikowi ostatnią szansę na zapłatę, a po upływie terminu udasz się do sądu.

Jak ściągnąć dług – najskuteczniejsze sposoby

Jeśli Twój kontrahent nie reaguje na wezwania albo wciąż zwodzi Cię obietnicami zapłaty, z których nic nie wynika, powinieneś szybko zdecydować się na jedno z dwóch rozwiązań: zlecić wyegzekwowanie długu firmie windykacyjnej albo skierować do sądu pozew o zapłatę. Każda z tych opcji ma swoje zalety i wady.

Firma windykacyjna

Każda firma windykacyjna ma swoje własne metody działania, jednak ich schemat bywa podobny. Początkowe kroki to próba windykacji polubownej i wysłanie listu windykacyjnego z wezwaniem do zwrotu pieniędzy. Jeśli to nie przynosi rezultatu, windykatorzy wystąpią na drogę sądową.

To, ile zapłacisz za współpracę z firmą windykacyjną, zależy od wysokości długu, przeterminowania płatności, branży, jakiej dotyczy zobowiązanie, a także innych okoliczności, które mogą decydować o wypłacalności dłużnika. Warto nawiązać współpracę z taką firmą windykacyjną, która pobierze od Ciebie opłatę dopiero po ściągnięciu należności od dłużnika, a nie przed. Pamiętaj, że powinieneś płacić za efekty (prowizja od realnego odzysku), a nie za obietnicę. Prowizja z odzyskanego długu będzie wynosiła od kilku do kilkudziesięciu procent. Tą prowizją niestety nie obciążysz dłużnika.

Pozew do sądu

Pozew do sądu możesz złożyć samodzielnie albo skorzystać z pomocy profesjonalisty (radcy prawnego lub adwokata). Dużo zależy od konkretnej sprawy, ponieważ kodeks postępowania cywilnego przewiduje kilka rodzajów procedur w zależności od wysokości i formy zobowiązania (postępowanie zwykłe, podczas którego odbywa się rozprawa, albo inne: nakazowe, upominawcze, elektroniczne postępowanie upominawcze, tzw. e-sąd, gdzie nie prowadzi się klasycznej rozprawy). To, co pozostaje niezmienne, to wymóg wezwania dłużnika do zapłaty przed złożeniem pozwu w sądzie.

Jeśli nie chcesz pisać takich wezwań sam, zleć to wybranej przez siebie kancelarii. Gdy sąd wyda nakaz zapłaty, to do długu zostaną doliczone koszty zastępstwa procesowego przez profesjonalnego pełnomocnika, a także koszty sądowe. Jeśli więc egzekucja komornicza się powiedzie, odzyskasz wszystkie koszty. Do pozwu należy dołączyć również dowody świadczące o istnieniu zobowiązania – może to być umowa, protokół zdawczo-odbiorczy, dowód doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. Jeśli przeprowadzana będzie rozprawa, być może sąd wezwie także świadków, kiedy okoliczności sprawy będą niejednoznaczne.

Niestety, uzyskanie nakazu zapłaty, a potem klauzuli wykonalności tego nakazu, trwa kilka miesięcy, a dopiero po tym czasie można zlecić komornikowi dochodzenie pieniędzy za niezapłaconą fakturę. Wadą sądów jest więc czas oczekiwania na rozstrzygnięcie, które może się jeszcze wydłużyć, jeśli dłużnik wniesie środek odwoławczy od orzeczenia sądu.

Kolejnym krokiem po uzyskaniu wyroku lub nakazu zapłaty jest przekazanie należności do egzekucji komorniczej. Komornik, na podstawie orzeczenia sądu opatrzonego klauzulą wykonalności, rozpocznie procedurę egzekucji należności. Niestety, koszty komornicze trzeba uiścić z góry. Egzekucja może okazać się długotrwała i nigdy nie masz gwarancji jej skuteczności, ponieważ dłużnik może okazać się niewypłacalny. Jeśli jednak Ci się poszczęści, odzyskasz dług, odsetki, opłaty sądowe, koszty reprezentacji przez prawnika, jak również koszty komornicze.

Firma windykacyjna czy sąd? Którą metodę odzyskiwania długów wybrać?

Dokonując wyboru między windykacją profesjonalną a pozwem do sądu, zawsze trzeba rozważyć wszystkie za i przeciw. Czy w danej sytuacji bardziej opłaca się zapłacić firmie windykacyjnej prowizję od odzyskanej kwoty (zgadzając się na to, że nie odzyskasz pełnej kwoty należności), czy czekać na rozwój wypadków w sądzie oraz u komornika i, przy założeniu skutecznej egzekucji, odzyskać cały dług oraz wszystkie koszty? Można także zdecydować się na hybrydowe rozwiązanie i przekazać należność do windykacji, a jednocześnie złożyć pozew. Jeśli windykatorom udałoby się doprowadzić do spłaty należności, pozew można ograniczyć tylko do zapłaty kosztów (sądowych i zastępstwa).

Eksperci radzą, by samodzielne próby odzyskania długu ograniczyć maksymalnie do 14 dni. Jeśli w tym czasie nie uda Ci się wyegzekwować niezapłaconej faktury, przekaż sprawę firmie windykacyjnej. Jeśli w ciągu pierwszego miesiąca działania profesjonalny windykator nie doprowadzi choćby do częściowej spłaty, warto rozważyć złożenie pozwu do sądu.

Sprzedaj dług na giełdzie długów

Giełdy długów to specjalne platformy, na których wierzyciel może wystawić na sprzedaż swój dług (albo za z góry określoną cenę, albo na licytację). Wszystko odbywa się w myśl art. 509 Kodeksu cywilnego, czyli przepisu regulującego cesję wierzytelności. Cena, którą otrzymasz, nie będzie oczywiście równa wysokości zadłużenia (czasem nie uzyskasz nawet połowy), ale otrzymasz pieniądze właściwie od ręki, oszczędzając mnóstwo czasu.

Zdarza się również, że samo wystawienie długu na sprzedaż działa na nierzetelnego kontrahenta mobilizująco, ponieważ znalezienie się na giełdzie wierzytelności bardzo źle działa na wizerunek i wiarygodność firmy. Musisz rozważyć, czy wolisz sprzedać dług ze stratą, czy zapłacić prowizję od odzysku windykatorowi, a może czekać wiele miesięcy na nakaz zapłaty i efekty pracy komornika.

Jak odzyskać pieniądze od dłużnika bez umowy?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak odzyskać dług bez umowy. Bywa tak, że ze względu na dotychczasową dobrą współpracę odstępuje się od spisania umowy, a czasem okoliczności, np. bardzo pilny termin realizacji, nie pozwalają na dopełnienie formalności. Po wykonaniu usługi kontrahent nie płaci, neguje wystawienie faktury, odsyła ją, nie ma z nim kontaktu. Co wtedy?

Brak umowy pisemnej utrudnia windykację należności, ale jej nie uniemożliwia. W Polsce panuje zasada swobody umów, a zatem umowy ustne są tak samo wiążące jak pisemne. Forma pisemna ma znaczenie głównie dla celów dowodowych. Odesłanie przez kontrahenta faktury wcale nie powoduje, że nie ma on obowiązku zapłaty. Za dowód zlecenia czy zamówienia wystarczy choćby SMS czy e-mail.

Prawdopodobnie do dochodzenia roszczenia pozostanie Ci w takiej sytuacji droga sądowa, w której Ty, jako powód, będziesz musiał wykazać, że doszło do wykonania zlecenia. Możesz powołać świadków i zebrać materiały wideo z monitoringu, zdjęcia z kolejnych etapów realizacji zlecenia oraz inne dokumenty i pisma, które mogą świadczyć o zawarciu umowy ustnej i wykonaniu zlecenia.

Odzyskiwanie długu – podsumowanie

Według naszych badań o upadłości firm w Polsce, 13% najczęstszych problemów przedsiębiorców dotyczy właśnie niewypłacalności kontrahentów. Jeśli więc kontrahent zalega z płatnościami – nie zwlekaj. Czas działa na niekorzyść wierzyciela, a na korzyść dłużnika. Złóż pozew w sądzie lub nawiąż współpracę z firmą windykacyjną. Rozważ sprzedaż zobowiązania na giełdzie długów. Jeśli jesteś odpowiednio zdeterminowany, możesz także pokusić się o przeprowadzenie procedury zakazu prowadzenia działalności gospodarczej przez nieuczciwego kontrahenta.

Czytaj także