Prowadzenie działalności gospodarczej nierozłącznie związane jest z wieloma obowiązkami nakładanymi na przedsiębiorcę. Oprócz odpowiednich rozliczeń podatkowych czy fakturowania nieodłącznym elementem każdego biznesu jest dobrze zorganizowana księgowość. Szczególne znaczenie ma to w momencie ewentualnej kontroli skarbowej. Sprawdź, na czym polega prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oraz jak długo należy przechowywać dokumenty.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
- na czym polega archiwizacja dokumentów?
- jakie dokumenty, gdzie i jak długo należy archiwizować?
- jak wygląda archiwizacja dokumentacji elektronicznej?
Archiwizacja dokumentów – na czym polega?
Pojęcie archiwizacji dokumentów w odniesieniu do dokumentów księgowych doskonale wyjaśnia art. 4 ust. 3 pkt. 6 ustawy o rachunkowości, który wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Zatem archiwizacja dokumentów księgowych to nic innego jak ich przechowywanie przez właściwie długi czas w odpowiednio zorganizowany sposób i z należytym poziomem ochrony.
Jakie dokumenty należy archiwizować?
Archiwizacja dokumentów obejmuje wszelkie dokumenty księgowe, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej, są to:
- księgi podatkowe (księga rachunkowa lub księga przychodów i rozchodów),
- ewidencje podatkowe,
- dowody księgowe (np. faktury, paragony, rachunki, umowy, protokoły czy noty księgowe),
- rejestry VAT (sprzedaży i zakupu),
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe (np. bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych),
- deklaracje podatkowe (np. deklaracje PIT, VAT, CIT).
Jak archiwizować dokumenty księgowe?
Poprawna archiwizacja dokumentów odgrywa istotną rolę w przypadku kontroli skarbowej. Aby ten proces przebiegł sprawnie, należy zadbać o właściwy sposób gromadzenia dokumentacji.
Przede wszystkim, przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się w sposób ustrukturyzowany i pozwalać na swobodny dostęp do dokumentacji. Dokumenty powinno się archiwizować systematycznie, zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych, biorąc pod uwagę ich rodzaj, okres sprawozdawczy i rok obrotowy. Dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone chronologicznie i numerowane zgodnie z prowadzoną Księgą Przychodów i Rozchodów. Organizację dokumentów ułatwia również pogrupowanie dokumentacji według okresów rozliczeniowych wraz z dokładnym opisem. Dokładne zasady numeracji, rodzaje ewidencji i sposób ujmowania tego typu dokumentów reguluje w tym przypadku Rozporządzenie o KPiR.
Pamiętaj, że wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów pozwala na na łatwe zidentyfikowanie i odnalezienie szukanych faktur, umów czy innego rodzaju dokumentów.
Właściwa archiwizacja dokumentów powinna obejmować również ich bezpieczeństwo i ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zgubieniem lub kradzieżą przez osoby niepowołane.
Wskazuje na to art. 71 ust. 1 ,,dokumentację (…) należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem''.
Ważne, aby przestrzeń, w której znajduje się dokumentacja była specjalnie dla niej dedykowana, czysta i uporządkowana. Należy wziąć również pod uwagę czynniki zewnętrzne, takie jak wilgoć, światło, kurz czy temperaturę, które w znaczny sposób mogą wpłynąć na pogorszenie standardu przechowywania dokumentacji.
Jak archiwizować dokumenty kadrowe?
W zakres dokumentacji firmowej wchodzą również dokumenty kadrowe (ich zasady przechowywania szczegółowo reguluje art. 94 Kodeksu Pracy) oraz dokumenty podatkowe i ZUS-owe, o których mówi art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca powinien gromadzić umowy oraz świadectwa pracy i związane z nimi zaświadczenia (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego). Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym akt pracowniczych przewiduje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z jego treścią okres ten wynosi 50 lat.
Płatnik składek jest również zobowiązany archiwizować listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których jest ustalana podstawa wymiaru emerytury lub renty. Tutaj również okres przechowywania dokumentów wynosi 50 lat (liczone od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika).
Jak archiwizować dokumenty z ZUS?
Obowiązek przechowywania dokumentów, tak jak wcześniej zostało wspomniane, dotyczy, także wszelkich rozliczeń i zgłoszeń z ZUS-u. Chodzi tutaj m.in. o kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących. Dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat od momentu ich przekazania (dotyczy to deklaracji ZUS przekazanych od 1 stycznia 2012 roku, dokumenty z wcześniejszą datą należy przechowywać zgodnie z poprzednio obowiązującym terminem, czyli 10 lat).
Gdzie przechowywać dokumenty księgowe?
Przepisy nakazują również zorganizowanie odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentacji. Oczywiście przechowywanie dokumentów księgowych można powierzyć innemu podmiotowi i w tym celu zatrudnić specjalistyczne biuro księgowe lub zdecydować się na outsourcing usług.
Należy również pamiętać, że miejsce przechowywania dokumentów księgowych powinno pozwalać na swobodny do nich dostęp, a dokładny adres musi być zgłoszony do Urzędu Skarbowego w ciągu 15 dni od wydania zewnętrznemu podmiotowi dokumentów księgowych.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Ustawa o rachunkowości reguluje również czas, w jakim dane dokumenty powinny być przechowywane. W tym wypadku okres archiwizacji jest uzależniony od rodzaju dokumentu. Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat, a zgodnie z art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości okresy przechowywania dokumentów księgowych należy liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.
Dla przykładu - dokumenty za rok 2024 należy przechowywać do końca 2029 roku.
Poniższa tabela przedstawia poszczególne rodzaje dokumentów i informację o ich okresie archiwizacji.
Na szczególną uwagę zasługuje okres archiwizacji zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych. Do niedawna tego rodzaju dokumentację należało przechowywać bezterminowo, jednak od 1 stycznia 2019 roku okres archiwizacji sprawozdań finansowych został skrócony i wynosi obecnie 5 lat.
Archiwizacja dokumentacji elektronicznej czy papierowej?
Do zadań przedsiębiorcy należy nie tylko archiwizowanie dokumentów przez określony czas, ale również zadbanie o zachowanie dokumentów w odpowiedniej formie. Niektóre z nich muszą pozostać w formie papierowej np. karty pracowników.
Ustawa o rachunkowości obejmuje przepisami również księgowość elektroniczną, co sprawia, że coraz częściej przechowywanie dokumentów księgowych odbywa się bez zużycia nadmiernej ilości papieru. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby archiwum elektroniczne było właściwie zabezpieczone. Przepisy prawa kładą nacisk na bezpieczne nośniki danych i adekwatne środki ochrony zewnętrznej. Wymaga się tworzenia kopii zapasowych, jak też wykorzystania właściwych rozwiązań organizacyjnych i programowych, które będą chroniły dokumentację przed zniszczeniem czy dostępem osób niepowołanych.
Archiwizacji dokumentów w wersji elektronicznej podlegają zatem:
- księga przychodów i rozchodów (KPiR),
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
- faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),
- ewidencja wyposażenia,
- ewidencja środków trwałych.
Likwidacja dokumentów księgowych
W momencie upływu okresu archiwizacji dokumentów, kierownik jednostki może podjąć decyzję o ich likwidacji, w tym celu określa sposób, w jaki ona się odbędzie, np. zniszczenie dokumentacji księgowej może zostać zlecone firmie utylizującej dokumenty.
Utylizacja dokumentów wymaga sporządzenia protokołu, który określa jakie dokumenty zostały zniszczone oraz wskazuje dane osoby lub firmy, która jest odpowiedzialna za ten proces.
Archiwizacja dokumentów – obowiązek, który warto przestrzegać
Właściwa archiwizacja dokumentów księgowych ma ogromne znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Za niewłaściwe przechowywanie tego rodzaju dokumentów bądź brak ich archiwizacji – zgodnie z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego – grozi kara grzywny wynosząca nawet do 720 stawek dziennych, tj. do ok. 21 600 000 zł. Nieprawidłowa archiwizacja dokumentów może również skutkować unieważnieniem sprawozdań finansowych, utrudnieniem lub nieumożliwieniem procesu kontroli podatkowych.
Poza tym każdy lubi mieć przysłowiowy „porządek w papierach” (w czym pomoże Ci wprowadzenie sprawnego i jasnego dla wszystkich systemu obiegu dokumentów firmie). Dlatego warto już dziś wprowadzić w życie zasady archiwizacji dokumentów biurowych. Jeśli nie samodzielnie, to przy wsparciu doświadczonego biura rachunkowego.
