Prowadzenie działalności gospodarczej nierozłącznie związane jest z wieloma obowiązkami nakładanymi na przedsiębiorcę. Oprócz odpowiednich rozliczeń podatkowych czy fakturowania, nieodłącznym elementem każdego biznesu jest dobrze zorganizowana księgowość. Szczególne znaczenie ma to w momencie ewentualnej kontroli fiskusa. Wtedy, odpowiednio przechowywane dokumenty są naszym jedynym dowodem poprawnego prowadzenia księgowości.
Na czym właściwie polega archiwizacja dokumentów księgowych? Co i jak długo należy przechowywać?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ na czym polega archiwizacja dokumentów?
✔ jakie dokumenty, gdzie i jak długo należy archiwizowć?
✔ jak wygląda archiwizacja dokumentacji elektronicznej?
Archiwizacja dokumentów – na czym polega?
Pojęcie archiwizacji dokumentów w odniesieniu do dokumentów księgowych doskonale wyjaśnia art. 4 ust. 3 pkt. 6 ustawy o rachunkowości, który wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Zatem archiwizacja dokumentów księgowych to nic innego jak ich przechowywanie przez właściwie długi czas w odpowiednio zorganizowany sposób i z należytym poziomem ochrony.
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów
Nawiązanie do ustawy o rachunkowości nie jest bez znaczenia. Akt prawny nakłada obowiązek właściwej archiwizacji dokumentów księgowych i określa dokładne wytyczne dotyczące ich odpowiedniego gromadzenia.
Podstawowe zasady archiwizacji
Zasady archiwizacji dokumentów zostały uwzględnione w rozdziale 8 ustawy: „Ochrona danych”. Głównym celem właściwej archiwizacji dokumentacji jest ochrona jej zarówno przed zniszczeniem, jak też przed dostępem osób niepowołanych.
Warto jednak pamiętać, że właściwie zorganizowane przechowywanie dokumentacji księgowej firmy odgrywa istotne znaczenie w przypadku kontroli skarbowej. W takiej sytuacji, bez względu na fakt czy dokumentacja jest archiwizowana przez przedsiębiorcę czy przez wynajęte przez niego biuro księgowe, zbiory muszą zostać udostępnione osobom przeprowadzającym kontrolę.
Aby ten proces przebiegł sprawnie, należy zadbać o właściwy sposób gromadzenia dokumentacji. Dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone chronologicznie i numerowane zgodnie z prowadzoną Księgą Przychodów i Rozchodów. Organizację dokumentów ułatwia również pogrupowanie dokumentacji według okresów rozliczeniowych wraz z dokładnym opisem. Dokładne zasady numeracji, rodzaje ewidencji i sposób ujmowania tego typu dokumentów reguluje w tym przypadku Rozporządzenie o KPiR.
Ponadto w zakres dokumentacji firmowej wchodzą też dokumenty kadrowe (ich zasady przechowywania reguluje art. 94 Kodeksu Pracy) oraz dokumenty ZUS-owe, o których mówi art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Miejsce przechowywania dokumentów
Przepisy nakazują również zorganizowanie odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentacji. W tym celu firmy tworzą specjalne archiwum lub decydują się na outsourcing usług i zlecają przechowywanie dokumentów biurom księgowym (zwykle przechowują one tylko dane z niezamkniętego roku obrotowego).
Należy również pamiętać, że miejsce przechowywania dokumentów księgowych powinno pozwalać na swobodny do nich dostęp, a dokładny adres musi być zgłoszony do Urzędu Skarbowego.
Zgodnie z art. 71 ust. 1, dokumentację (…) należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Archiwizacja dokumentacji elektronicznej
Archiwizacja dokumentów księgowych nie musi być wcale równoznaczna z gromadzeniem opasłych tomów pogrupowanych dokumentów. Ustawa o rachunkowości obejmuje przepisami również księgowość elektroniczną.
Przepisy kładą nacisk na bezpieczne nośniki danych i adekwatne środki ochrony zewnętrznej. Wymaga się tworzenia kopii zapasowych, jak też wykorzystania właściwych rozwiązań organizacyjnych i programowych, które będą chroniły dokumentację przed zniszczeniem czy dostępem osób niepowołanych.
Jakie dokumenty należy archiwizować?
– księgi podatkowe,
– ewidencje pomocnicze,
– dowody księgowe,
– rejestry VAT (sprzedaży i zakupu),
– dokumenty inwentaryzacyjne,
– sprawozdania finansowe.
Okres przechowywania dokumentów
Ustawa o rachunkowości reguluje również czas, w jakim dane dokumenty powinny być przechowywane. Okres archiwizacji jest uzależniony od rodzaju dokumentu.
| Rodzaj dokumentu | Okres archiwizacji |
|---|---|
| Księgi rachunkowe | 5 lat |
| Księgi rachunkowe | 5 lat |
| Karty wynagrodzeń pracowników (ich odpowiedniki) | nie krócej niż 5 lat, przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych |
| Dowody księgowe dot. wpływów ze sprzedaży detalicznej | do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną |
| Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym | przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione |
| Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości | przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności |
| Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji | 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji |
| Dokumenty inwentaryzacyjne | 5 lat |
| Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy | 5 lat |
W przypadku ww. terminów istotny jest sposób ich liczenia. Zgodnie z art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości okresy przechowywania dokumentów księgowych należy liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.
Na szczególną uwagę zasługuje okres archiwizacji zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych. Do niedawna tego rodzaju dokumentację należało przechowywać bezterminowo, jednak od 1 stycznia 2019 roku okres archiwizacji sprawozdań finansowych został skrócony i wynosi obecnie 5 lat. Tym samym z początkiem 2019 r. mogą zostać zlikwidowane sprawozdania zatwierdzone do 2013 r.
Likwidacja dokumentów księgowych
W momencie upływu okresu archiwizacji dokumentów, kierownik jednostki może podjąć decyzję o ich likwidacji oraz określa sposób w jaki ona się odbędzie. Utylizacja dokumentów wymaga sporządzenia protokołu, który określa jakie dokumenty zostały zniszczone oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za ten proces.
Archiwizacja dokumentów – obowiązek, który warto przestrzegać
Właściwa archiwizacja dokumentów księgowych ma ogromne znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Za niewłaściwe przechowywanie tego rodzaju dokumentów bądź brak ich archiwizacji – zgodnie z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego – grozi kara grzywny wynosząca nawet do 720 stawek dziennych, tj. do ok. 21 600 000 zł.
Poza tym każdy lubi mieć przysłowiowy „porządek w papierach” ( w czym pomoże wprowadzenie sprawnego i jasnego dla wszystkich systemu obiegu dokumentów firmie). Szczególnie wtedy, kiedy ma wątpliwą przyjemność tłumaczenia się przed skarbówką. Dlatego warto już dziś wprowadzić w życie zasady archiwizacji dokumentów biurowych. Jeśli nie samodzielnie, to przy wsparciu doświadczonego biura rachunkowego.
