Co podlega weryfikacji w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Kontrole przeprowadzane przez Państwową Inspekcję Pracy wzbudzają wśród przedsiębiorców wiele emocji. W końcu PIP może pojawić się niezapowiedzianie. Czy jest się czego obawiać? Jakie uprawnienia ma inspektor i jakie mogą być konsekwencje wykrytych podczas kontroli nieprawidłowości?

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ kogo dotyczy kontrola Państwowej Inspekcji Pracy,
✔ co mogą sprawdzać inspektorzy PIP,
✔ jakie prawa ma przeprowadzający kontrolę,
✔ jakie kary może nałożyć inspektor,
✔ kto może złożyć skargę do PIP.

Czym jest i jaką funkcję pełni Państwowa Inspekcja Pracy?

Prawo pracy jest bardzo obszerne. Zawiera przepisy, które w realny sposób przekładają się na codzienne życie milionów osób podejmujących pracę zarobkową. W związku z wielością zagadnień powstała potrzeba powołania organu kontrolującego – i tak w 1919 r. powstała Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).

Jej zadaniem jest nadzór i kontrola nad przestrzeganiem prawa pracy, w szczególności przepisów BHP i przepisów regulujących legalność zatrudnienia (zarówno obywateli Rzeczpospolitej Polskiej, jak i cudzoziemców). Państwową Inspekcją Pracy kieruje Główny Inspektor powoływany przez Marszałka Sejmu, i jego zastępcy. W Polsce działa 16 okręgowych inspektoratów – po jednym w każdym województwie – a kontroli w terenie dokonują inspektorzy.

Kogo dotyczy kontrola PIP?

Artykuł 13 ustawy z dnia 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy szczegółowo wylicza, kto może być objęty kontrolą (tzw. podmioty kontrolowane).

Nawet jeśli nie jesteś pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy, możesz zostać objęty kontrolą PIP. Jej zakres będzie co prawda węższy niż w stosunku do firm zatrudniających pracowników na podstawie umów o pracę, jednak nie możesz z góry zakładać, że kontrolerzy PIP nie odwiedzą Twojej firmy.

Kto przeprowadza kontrolę PIP i gdzie się ona odbywa?

Zgodnie z przepisami (art. 24 ustawy o PIP) kontrola może być przeprowadzona o każdej porze dnia i nocy, bez wcześniejszego uprzedzenia.

Kontrolę przeprowadza się zawsze w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz tam, gdzie przedsiębiorca wykonuje swoje zadania. Obejmuje także pomieszczenia służące do przechowywania dokumentacji kadrowej i finansowej. Inspekcja może odbywać się również w siedzibie PIP, jeśli pozwala na to charakter i zakres kontroli.

Upoważenienie do przeprowadzenie kontroli

Zawsze żądaj od inspektora PIP okazania dwóch dokumentów: legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie, oprócz wskazania osoby, która przeprowadzi kontrolę, powinno zawierać m.in. wskazanie podmiotu kontrolowanego, określenie zakresu kontroli, datę rozpoczęcia i przewidywaną datę zakończenia kontroli, jak również podpis i datę wydania upoważnienia.

Jedyna sytuacja, w której inspektor PIP może odstąpić od obowiązku okazania upoważnienia, jest wtedy, gdy musi on niezwłocznie podjąć swoje działania. Wtedy inspektor może okazać tylko legitymację, a w terminie do 7 dni dostarczyć przedsiębiorcy upoważnienie.

Wzór legitymacji

Wewnętrzna część legitymacji inspektora PIP ma tło koloru niebieskiego i jasnozielonego. Składa się wzdłuż krótszego boku na dwie równe części, a 3/4 powierzchni prawej strony pokrywa kontur godła koloru jasnozielonego.

Zewnętrzna część legitymacji inspektora PIP wykonana jest z tworzywa w kolorze zielonym ze srebrnymi tłoczeniami: „RZECZPOSPOLITA POLSKA”, „PAŃSTWOWA INSPEKCJA PRACY” oraz godłem.

Źródło: http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WMP20150001012/O/M20151012.pdf

Co jest sprawdzane podczas kontroli PIP?

Uprawnienia inspektorów PIP są bardzo szerokie. Poniżej wymieniono przykładowe czynności wykonywane w trakcie kontroli, w zależności od celu inspekcji.

Badając stan przestrzegania przepisów BHP, kontrolerzy mogą sprawdzać m.in., czy pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie BHP, czy przeszli odpowiednie badania lekarskie, jaki jest stan maszyn i urządzeń, jak przebiega proces technologiczny i proces pracy, jakie są warunki na konkretnych stanowiskach i czy spełniają one wymagane normy.

Kontrolując legalność zatrudnienia, sprawdza się m.in., czy w firmie nie ma osób pracujących „na czarno”, czy tzw. umowy śmieciowe nie zastępują umów o pracę i czy pracujący w firmie cudzoziemcy mają zezwolenia na pracę, jeśli są one niezbędne.

Inspektorzy mogą także zbadać, czy wynagrodzenia są prawidłowo naliczane i terminowo wypłacane, czy przestrzegane są przepisy dotyczące czasu pracy (np. terminowe udzielanie urlopów wypoczynkowych, przestrzeganie zakazu handlu w niedziele, praca w godzinach nadliczbowych, tj. ewentualne przekroczenie lub nieprawidłowe rozliczenie liczby godzin), czy przestrzegane są przepisy prawa do świadczeń związanych z rodzicielstwem, a także, czy respektowane są przepisy prawa pracy dotyczące zatrudniania małoletnich i osób niepełnosprawnych.

Jakie są uprawnienia kontrolującego?

Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy przed podjęciem czynności kontrolnych powinien zgłosić swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu, chyba że miałoby to wpływ na wyniki kontroli. Inspektor PIP może swobodnie poruszać się po terenie firmy, nie musi uzyskiwać ani okazywać żadnych przepustek. Jeśli w przedsiębiorstwie przewidziana jest rewizja osobista – jest z niej zwolniony.

Inspektor może dokonać sprawdzenia tożsamości osób wykonujących pracę w firmie, czyli może je wylegitymować. Jeśli zajdzie taka potrzeba, ma prawo żądać od wszystkich osób zatrudnionych pisemnych lub ustnych wyjaśnień w związku z przeprowadzaną kontrolą. Jeżeli inspekcja pracy obejmuje dokonanie oględzin obiektów, pomieszczeń, maszyn lub stanowisk pracy, jej przebieg może zostać utrwalony (nagranie audio i/lub wideo).

Większość czynności polega na sprawdzeniu dokumentacji prowadzonej przez podmiot kontrolowany. Dlatego inspektor pracy ma prawo wglądu do np. akt osobowych pracowników, dokumentacji technicznej i technologicznej, badań i pomiarów dotyczących produkcji. Może także sporządzać wyciągi z dokumentacji i korzystać z pomocy biegłych i specjalistów w danych dziedzinach.

Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że podczas pracy inspektorowi będzie zagrażać niebezpieczeństwo, może się on zwrócić do policji o udzielenie stosownej pomocy.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli?

Przedsiębiorca, u którego odbywa się kontrola, ma obowiązek zapewnić inspektorowi takie warunki, które pozwolą mu na sprawne przeprowadzenie czynności kontrolnych (w miarę możliwości powinien udostępnić inspektorowi osobne pomieszczenie).

Przedsiębiorca powinien niezwłocznie udostępnić żądane dokumenty lub potrzebne urządzenia techniczne.

Jeśli w toku kontroli powstanie konieczność uzyskania informacji od pracowników (obecnych lub byłych) i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, przedsiębiorca powinien zapewnić ich terminowe udzielenie. Warto zaznaczyć, że gdy zachodzi obawa, iż wypowiedzi mogłyby narazić tę osobę na jakikolwiek uszczerbek, inspektor może utajnić dane osobowe pozwalające na zidentyfikowanie zeznającego. Kontroler wydaje wtedy odpowiednie postanowienie, na które pracodawca może złożyć zażalenie. Może je wnieść w terminie 3 dni od doręczenia postanowienia.

Wyniki kontroli – notatka służbowa czy protokół?

Po przeprowadzonej kontroli inspektor PIP sporządzi protokół jej przebiegu. Może odstąpić od tego obowiązku tylko w sytuacji, kiedy nie stwierdził żadnych uchybień. Przygotowuje wtedy wyłącznie zwięzłą notatkę służbową.

Ustawa o PIP precyzyjnie wymienia, z jakich elementów powinien składać się protokół. Są to m.in.:

  • dane podmiotu kontrolowanego,
  • dane inspektora,
  • data przeprowadzania kontroli,
  • opis stwierdzonych naruszeń,
  • informacja o wdrożeniu przez przedsiębiorcę ewentualnych wcześniejszych decyzji i wystąpień organów PIP,
  • dane osób, które wylegitymowano podczas przeprowadzania kontroli,
  • informacje o ewentualnych pobranych próbkach materiałów, o udzielonych poradach prawnych,
  • wzmianka o tym, czy podmiot kontrolowany wnosi zastrzeżenia do protokołu.

Dokument musi zostać podpisany przez obie strony, a pracodawca powinien otrzymać jego kopię. Jeśli przedsiębiorca ma zastrzeżenia odnośnie treści protokołu, może je złożyć na piśmie w terminie 7 dni od jego otrzymania. Odmowa podpisania nie stanowi przeszkody dla wszczęcia dalszych procedur przewidzianych ustawą.

Co się dzieje, kiedy inspektor PIP stwierdzi naruszenia?

Po przeprowadzeniu kontroli, a także jeszcze w jej trakcie, inspektor pracy:

  • może wydać decyzję (np. nakazującą usunięcie stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie; wstrzymania prac, gdy naruszenia powodują bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia; skierowania pracowników do innej pracy, gdy wykonują zadania wbrew obowiązującym przepisom);
  • może skierować wystąpienia i polecenia (dotyczy to spraw, w przypadku których nie wydaje się decyzji);
  • wnosi do sądu powództwa w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy (za zgodą osoby zainteresowanej);
  • w określonych ustawą przypadkach może odstąpić od ww. środków prawnych, poprzestając na ustnym pouczeniu.

Kiedy otrzymuje się decyzję od PIP czy można się od niej odwołać?

Od decyzji pisemnych masz prawo odwołać się do okręgowego inspektora pracy w terminie 7 dni od ich otrzymania. Wykonanie niektórych poleceń może być wstrzymane do czasu rozpatrzenia odwołania.

Jaka jest wysokość mandatów karnych wystawionych przez PIP?

Wysokość mandatu, który może nałożyć PIP, jest precyzyjnie określona i wynosi od 1000 zł do 2000 zł. Jeśli zdarzy się tak, że kontrola odbywa się u pracodawcy po raz kolejny, inspektor PIP zbada, czy nie ma do czynienia z recydywą. Jeśli powtarzają się wciąż te same wykroczenia, może nałożyć na przedsiębiorcę mandat w wysokości do 5000 zł.

Pracodawca ma prawo nie przyjąć mandatu (grzywny). W takiej sytuacji PIP przekaże sprawę do sądu (złoży wniosek o ukaranie przedsiębiorcy).

Skarga do PIP – konsekwencje

Każdy pracownik danego przedsiębiorcy (obecny lub były) może złożyć skargę do PIP na nieprzestrzeganie przez pracodawcę jego praw.

Skargę do PIP można złożyć ustnie lub pisemnie (listownie, mailowo). PIP udostępnia na swoich stronach internetowych wzory. Jeśli skarga spełnia wymogi formalne, Państwowa Inspekcja Pracy będzie zobowiązana w ciągu 30 dni przedstawić skarżącemu pisemne wyniki kontroli.

Należy jednak pamiętać, że kontrola PIP z donosu nie rozpocznie się, jeśli skarga będzie anonimowa. Obawa o ujawnienie danych skarżącego jest bezpodstawna, ponieważ stanowią one tajemnicę służbową i pozostają nieujawnione. Należy więc skargę podpisać i podać adres do korespondencji.

W treści skargi zamieszcza się opis dokonywanych przez przedsiębiorcę naruszeń. Obecnie najczęstszym powodem składania donosów do PIP jest łamanie prawa związanego z wypłatą wynagrodzeń, zły stan stanowisk i zmuszanie do pracowania ponad normę.

Prowadząc rzetelnie biznes i respektując prawa swoich pracowników, zmniejszysz prawdopodobieństwo objęcia Twojej firmy badaniem – zadowolony ze współpracy z firmą pracownik nie napisze skargi do PIP. Stąd prosty wniosek, że opłaca się być odpowiedzialnym pracodawcą.

Sprawdź też artykuły na Firmove.pl:
1) Rękojmia a gwarancja – czym się od siebie różnią?
2) Aktywa i pasywa – czym się od siebie różnią?
3) Czym jest umowa o dzieło? Co warto o niej wiedzieć?

Czytaj także