Urlop wypoczynkowy w pigułce

Nie jest ważne, czy w swojej firmie zatrudniasz jedną osobę czy cały sztab ludzi, pewne jest, że każda osoba pracująca na umowę o pracę ma prawo do odpoczynku. Przepisy, które regulują kwestię urlopu wypoczynkowego zawarte są w Kodeksie pracy. A zagadnień z nim związanych jest sporo, dlatego przyjrzeliśmy się im wszystkim i zebraliśmy najważniejsze informacje.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ ile urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikom,
✔ czy można wypowiedzieć umowę w trakcie urlopu wypoczynkowego,
✔ czy przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
✔ co z urlopem wypoczynkowym po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim.

Urlop wypoczynkowy – ile dni przysługuje pracownikom

Jesteśmy przyzwyczajeni do odpoczynku, wakacji rodzinnych czy też wypadów ze znajomymi. Trudno nam sobie wyobrazić cały rok pracy bez chwili wytchnienia. Jednak nie każda forma zatrudnienia daje możliwość odskoczni od obowiązków. Urlop wypoczynkowy zagwarantowany został w Kodeksie pracy, a więc dotyczy umowy o pracę. Zgodnie z przepisami – każdy pracownik zatrudniony na ten typ umowy ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego jednocześnie nie może się zrzec.

Zgodnie z Art. 154 § 1. Kodeksu pracy wyróżnia się dwa wymiary urlopu, które uzależnione są od przepracowanych lat:

  1. 20 dni urlopu – mniej niż 10 przepracowanych lat,
  2. 26 ni urlopu – co najmniej 10 przepracowanych lat.

Co ważne do przepracowanego okresu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się również lata poświęcone na edukację. Zatem jeżeli ukończyliśmy jedną z wymienionych poniżej szkół, doliczamy odpowiednią liczbę lat:

Etap edukacji Ilość lat doliczanych do stażu pracy
Szkoła zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, doliczamy do okresu pracy nie więcej niż 3 lata
Średnia szkoła zawodowa Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, do okresu pracy doliczamy nie więcej jednak niż 5 lat
Średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych Doliczamy 5 lat
Średnia szkoła ogólnokształcąca Doliczamy 4 lata
Szkoła policealne Doliczamy 6 lat
Szkoła wyższa Doliczamy 8 lat

Oczywiście wymienione okresy nauki nie sumują się. Oznacza to jednak, że osobom, które ukończyły uczelnię wyższą (co ciekawe, w 2018 r. dyplom posiadała co trzecia Polka i co piąty Polak) brakuje jedynie 2 lat rzeczywistego zatrudnienia na umowę o pracę, aby odbierać 26 dni urlopu wypoczynkowego.

W przypadku, gdy pracownik w czasie nauki zatrudniony został na etat – do okresu pracy, od którego zależy urlop wypoczynkowy, wlicza się okres zatrudnienia albo nauki. Wybiera się po prostu korzystniejszą dla pracownika opcję. W praktyce może wyglądać to tak, że po ukończeniu liceum dana osoba podejmuje pracę w oparciu o umowę o pracę, a następnie rozpoczyna 5-letnie studia magisterskie. Pracując stale przez okres studiów, może osiągnąć następujący efekt: 4 lata za ukończenie szkoły średniej, a dodatkowo 5 lat pracy na etat. Jest to opcja korzystniejsza niż 8 lat z tytułu ukończenia studiów.

Pierwsza praca – wyliczanie urlopu

Jeszcze inaczej wygląda kwestia wyliczania urlopu po uzyskaniu pierwszej umowy o pracę. Zgodnie z Kodeksem pracy każdy, kto podejmuje pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Co ważne, urlop będzie należny po miesiącu. Czyli np. pracownik zatrudniony w sierpniu, dopiero we wrześniu może odebrać 1,66 dnia (urlop można przeliczać również godzinowo i minutowo). I tak w każdym kolejnym miesiącu. W następnym roku kalendarzowym otrzyma już z góry należny mu do wykorzystania przez cały rok urlop wypoczynkowy.

Nie jest natomiast ważne, w którym dniu miesiąca pracownik rozpoczął pracę. Choćby zrobił to ostatniego dnia, to i tak dni urlopowe za cały miesiąc będą mu należne.

Niepełny wymiar etatu a urlop wypoczynkowy

Podobnie wygląda kwestia podstawy wymiaru urlopu dla niepełnego etatu. Urlop wypoczynkowy wyliczamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeżeli więc dana osoba zatrudniona została na ½ etatu, przysługuje jej 10 lub 13 dni wolnego. Wydaje się więc to logiczne, że osoba pracująca na połowę etatu, aby np. odpoczywać 2 tygodnie musi złożyć wniosek na 5 dni, a nie jak w przypadku pełnego etatu na 10. Natomiast urlop przydzielany jest na dni, ale rozliczany godzinowo. Jednak aby wyliczenia były spójne dla różnych wymiarów, w praktyce wygląda to następująco: jeżeli pani Anna (imię wybrane na potrzeby artykułu), pracując na ½ etatu (przy podstawie 26 dni należnych) chce odpocząć dwa tygodnie stosujemy wyliczenia opierające się na następujących zasadach:

§ 2. Przy udzielaniu urlopu zgodnie z § 1, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
§ 3. Przepis § 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.

W efekcie liczymy: ½ x 26 dni = 13 dni, następnie 13 dni mnożymy przez 8-godzinny dzień pracy, co daje wynik 104 godzin. Pani Anna chce odpoczywać 2 tygodnie, czyli potrzebuje wniosku urlopowego na 40 jej faktycznych godzin pracy (4h x 5 dni x 2 tygodnie). Pozostaną jej do wykorzystania 64 godziny. W efekcie wystawi wniosek na 5 dni (40h/8h), a do wykorzystania pozostanie 8 dni.

W tego typu wyliczeniach liczbę dni zaokrągla się zawsze do góry. Jest to istotna zasada, ponieważ w przypadku pracy na np. ¼ etatu (przy podstawie 26 dni), przypada 6,5 dnia wolnego. Dzięki unormowaniu prawnemu wiemy, że w rzeczywistości będzie to 7 dni.

Mapa, aparat fotograficzny, laptop na drewnianym stole

Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy można wykorzystać

26 czy 20 dni urlopu… jednym wydaje się dużo, drugim mało. Każdy pożytkuje je zgodnie ze swoimi potrzebami. Jednak co się dzieje, gdy urlop nie zostaje wykorzystany przez pracownika? W Kodeksie pracy mamy następujący zapis:

Art. 161. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Jeśli z różnych przyczyn pracownik nie jest w stanie wykorzystać pełnego wymiaru urlopu w danym roku, to może to zrobić maksymalnie do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Urlop jest prawem pracownika i ogólna zasada mówi o tym, że pracodawca ustala harmonogram uwzględniający wskazane przez niego we wnioskach terminy. Jednak nie zawsze musi zgodzić się na proponowany termin, bo kluczowe dla niego jest zapewnienie normalnego toku pracy i funkcjonowania firmy, przepisy dopuszczają w nagłych wypadkach nawet możliwość odwołania pracownika z urlopu, o czym szerzej w dalszej części tekstu.

Dodatkowo zaplanowany harmonogram urlopów może ulegać zmianom w następujących sytuacjach:

Art. 165. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

  1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  3. powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
  4. urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Zestawiając te dwa artykuły widzimy, że każdy pracodawca powinien dbać o wykorzystywanie przez pracowników urlopów na bieżąco, a tylko w wyjątkowych sytuacjach przenosić je na rok kolejny. Prawdą jest również fakt, że wypisując urlop, powinniśmy chociaż raz odpoczywać nieprzerwanie przez 2 tygodnie. Pozostałe dni możemy podzielić dowolnie.

Zgodnie z przepisami są tylko dwa przypadki, w których pracodawca może nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu. Pierwszy, gdy pracownik ma urlop zaległy, ale nie zaplanował jego wykorzystania przed upływem ostatecznego terminu. Drugi dotyczy okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy a ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Jeżeli pracownik przebywa na urlopie, pracodawca nie może wypowiedzieć mu umowy. Co innego, gdy odwrócimy role. Etatowiec w trakcie własnego odpoczynku może złożyć wypowiedzenie.

Natomiast gdy pracownik nie wykorzystał w pełni urlopu, a nastąpiło rozwiązanie umowy – należy mu się za ten urlop ekwiwalent pieniężny. Wyliczenie kwoty oparte jest o współczynnik przeliczenia wskazany w ustawie (na rok 2019 wynosi 20,92 dla pełnego wymiaru czasu pracy i proporcjonalnie dla mniejszych etatów) oraz o podstawę wymiaru ekwiwalentu, która uwzględnia przeciętne wynagrodzenie. W tym celu oblicza się następujące składniki:

– stałe (wynagrodzenie zasadnicze brutto) – przyjmujemy w wysokości jednomiesięcznej,
– zmienne (nadgodziny, dodatki nocne, premie jednomiesięczne) – jako średnią z ostatnich trzech miesięcy,
– wypłacane za okresy przekraczające miesiąc (premie kwartalne, roczne i inne dodatki) – jako średnią z ostatnich dwunastu miesięcy.

W efekcie podstawę obliczenia ekwiwalentu dzieli się przez współczynnik. Następnie wynik ponownie dzieli się, ale tym razem przez normę dobową (czyli 8 h). Otrzymana kwota to ekwiwalent za 1 godzinę. W ostatnim kroku mnożymy ją przez liczbę godzin pozostałych do wykorzystania dni urlopowych.

Przykład:

Rodzaj wynagrodzenia kwota brutto
Stałe (średnia ostatni miesiąc) 4000
Zmienne (średnia z ostatnich 3 miesięcy) 100
Premie (średnia z ostatnich 12 miesięcy) 500

Podstawa obliczenia ekwiwalentu Dzielona przez współczynnik urlopowy (20,92) Dzielona przez dobową normę czasu pracy (8 h) Razy liczba h za niewykorzystany urlop (10 dni = 80 h)
4 600,00 zł 219,89 zł 27,49 zł 2 198,85 zł

Oczywiście wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego nie jest jedyną opcją. Drugą jest uzgodnienie pracownika i pracodawcy o wykorzystaniu urlopu w okresie wypowiedzenia.

Może okazać się również, że osoba na etacie wykorzystała u obecnego pracodawcy cały urlop lub w części większej niż należna za przepracowany okres. Wtedy w kolejnej pracy należny urlop się zmniejsza lub nie należy się wcale – do momentu nowego naliczenia, czyli kolejnego roku kalendarzowego

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Kodeks pracy przewiduje taką ewentualność. Oczywiście powinny zostać spełnione pewne warunki: muszą wystąpić okoliczności, które nie miały miejsca w momencie rozpoczęcia urlopu przez pracownika, a ich pojawienie się było nie do przewidzenia. W takim przypadku pracodawca zmuszony jest jednak do pokrycia kosztów, związanych z przerwaniem urlopu. Przykładowo, jeżeli pracownik musi wrócić z zagranicy – to z jego powrotem często związana jest potrzeba wykupienia biletu powrotnego, a także zwrócenie kosztów niedokończonego wypoczynku.

Kobieta pracuje na laptopie przy biurku

Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim

Często mówiąc „urlop macierzyński„, mamy na myśli połączenie urlopów macierzyńskiego oraz rodzicielskiego, który może wynieść w sumie 52 tygodnie. Po tego typu urlopach pracownik może od razu wykorzystać urlop wypoczynkowy. Zarówno ten bieżący, jak i zaległy.

Ważne jest, aby pomiędzy tymi urlopami nie było nawet dnia przerwy, bo tylko wtedy pracodawca jest zobowiązany go udzielić jednorazowo w pełnej wysokości (urlop wypoczynkowy nie rozpocznie się automatycznie, trzeba o niego zawnioskować). W innym wypadku pracodawca rozpatruje wniosek na standardowych założeniach, tj. zapewnienie normalnego funkcjonowania firmy i zgodnie z grafikiem innych pracowników.

Urlop wypoczynkowy jest niezbędnym elementem każdej pracy – pozwala pracownikowi nabrać energii i dystansu do codziennych obowiązków, a także odpocząć psychicznie i fizycznie. Coraz popularniejszym rozwiązaniem stosowanym w takich sytuacjach w Polsce i na świecie jest również urlop sabbatical. Warto przy tym wszystkim pamiętać o prawach i obowiązkach zarówno pracodawcy jak i pracownika.

Czytaj także