Zakup, zaopatrzenie, zapotrzebowanie – wszystkie te terminy są często używane zamiennie. I choć są ze sobą połączone, to jednak w świecie biznesu nie stanowią synonimów. Dostrzeżenie różnic i powiązań pomaga lepiej zrozumieć istotę oraz cały proces zakupowy, który zachodzi w firmie.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ na czym polegają zakupy firmowe,
✔ czym jest purchasing i procurement,
✔ jak dzielą się zakupy w firmie.
Czym różnią się zakupy (purchasing) od zapotrzebowania (procurement) i jak to rozróżnienie wpłynęło na koncepcję zakupów firmowych? Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie, wyjaśniając podstawowe pojęcia i różnice między nimi.
Na czym polegają dziś zakupy firmowe?
Zakupy stają się kluczowymi procesami zarządzania firmą. Zyskują na znaczeniu szczególnie tam, gdzie wydatki są duże. Widać to u dużych graczy rynkowych, którzy stawiają na digitalizację zapotrzebowań i zakupów, aby zwiększyć efektywność zarządzania.
Jednak coraz więcej firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw rozumie, że nie da się generować stałych zysków tylko i wyłącznie ze sprzedaży. Nie dziwi więc rozwój nowych narzędzi do kontrolowania i zarządzania zakupami w firmie, który trwa nieprzerwanie od lat 90-tych.
Poza dostępnością wielu platform i aplikacji zakupowych B2B, dowodem na to, że znaczenie zakupów firmowych i zarządzanie zapotrzebowaniem są kluczowe dla przedsiębiorstwa jest wzrost liczby ofert pracy na takie stanowiska, jak pracownik e-procurement, procurement officer, czy specjalista ds. zakupów.
Złożoność procesów zakupowych w przedsiębiorstwie zależy od jego wielkości, struktury i budżetu. Jednak bez względu na to, jak duża jest firma i ile wydaje, warto zaznajomić się z podstawowymi pojęciami, które je usystematyzują i usprawnią, a także pozwolą zaoszczędzić czas i pieniądze.
Purchasing, czyli zakupy firmowe
Zakupy to działania związane z nabywaniem towarów i usług wymaganych przez przedsiębiorstwo. Proces ten jest pasywnym i operacyjnym działaniem odtwórczym, które obejmuje czynności takie jak zamawianie, kontakt z dostawcami, odbieranie towarów lub usług, weryfikowanie faktur i realizowanie płatności.
Zakupy firmowe zazwyczaj przeprowadzane są w 2 prostych krokach:
Wysyłanie wniosków zakupowych do dostawców
Jeśli korzystamy z platformy lub aplikacji zakupowej, etap pierwszy kończy się wygenerowaniem dokumentu potwierdzającego wysyłkę zamówienia (podobnie, jak zakupy przez internet w segmencie B2C).
Potwierdzenie odbioru zamówień
Polega na przekazaniu i przyjęciu towaru i kończy się wraz z potwierdzeniem jego przyjęcia. Różne systemy inaczej nazywają dokument poświadczający odbiór zamówienia, ale jego forma i funkcja są podobne.
Procurement, czyli zaopatrzenie firmy
Tymczasem procurement jest bardziej złożonym zagadnieniem. W przeciwieństwie do purchasingu, obejmuje całość procesu zakupowego i składa się z:
- poszukiwania dostawców, czyli tak zwanego sourcingu,
- porównania ofert,
- selekcji i wyboru kontrahentów,
- złożenia zamówienia,
- potwierdzenia odbioru zamówienia,
- magazynowania nabytych towarów.
Dodatkowo, jeśli cały ten proces – od znalezienia dostawcy, po magazynowanie – kończy się zapłatą faktury, wtedy posługujemy się nazwą Procure-to-Pay.
Początki procurementu
Szerokie podejście do procesów zakupowych istniało już w fabryce Henry’ego Forda, ale rozpowszechnił je Peter Kraljic, który opisał je na łamach Harvard Business Review w październiku 1983 roku.
Autor tekstu przekonywał, że w świecie wyczerpujących się zasobów naturalnych i dużych wahań cen dostaw administracyjne podejście do zakupów się nie sprawdza się. Podkreślił, że wartość zarządzania zakupami rośnie, gdy stają się strategicznym elementem zarządzania dostawami. Przekonywał, że umiejętne połączenie zakupów i zarządzania bazą dostawców wspierają nie tylko rozwój łańcuchów dostaw, ale też wpływają korzystnie na wzrost efektywności całej organizacji.
Obecnie wszystkie platformy i aplikacje Procure-to-Pay dają użytkownikom możliwość wyselekcjonowania bazy dostawców, składania zamówień, publikacji aukcji, zapytań ofertowych oraz płatności za faktury. Otwarta platforma Aleo oferuje wszystkie te funkcje, a dodatkowo we współpracy z ING Bankiem Śląskim umożliwia swoim użytkownikom szybszą lub terminową zapłatę dostawcom przez usługę Finansowania Dostawców.
Zakupy pośrednie i bezpośrednie
Wzrastająca świadomość, że zakupy są składowym elementem zarządzania przedsiębiorstwem, przyczyniła się do wyodrębnienia kolejnych pojęć, takich jak zakupy pośrednie i bezpośrednie. Firmy, które stosują to rozróżnienie w praktyce potwierdzają, że przyczynia się ono jednocześnie do zwiększenia zysków, jak i oszczędności.
Zakupy bezpośrednie
Procurement bezpośredni polega na pozyskiwaniu surowców i produktów, które są niezbędne do funkcjonowania firmy, czyli tych bezpośrednio związanych z produkcją przedsiębiorstwa. Zakupy takie są częste i cyklicznie, a wolumen zamówień i budżet na nie przeznaczony należą do wysokich.
Zakupy pośrednie
Zakupy pośrednie tak naprawdę podtrzymują życie firmy. Mogą to być komputery, krzesła, artykuły biurowe, środki czystości dla ekipy sprzątającej, ochrona obiektów czy roznoszenie ulotek dla hipermarketów. Zakupy pośrednie w dużych i średnich firmach rosną wprost proporcjonalnie do stopnia ich rozwoju. Mimo, że nie wiążą się bezpośrednio z produkcją, to generują spore koszty, dlatego warto znać ich strukturę. Ułatwia to kontrolę i efektywne zarządzanie.
Przedsiębiorstwa mogą podchodzić do zakupów w przeróżny sposób. Stanowiska kupca, zaopatrzeniowca czy specjalisty procurementu mogą różnić się zakresem odpowiedzialności i liczbą funkcji. Jednak bez świadomego zarządzania strategiami zakupowymi nie ma mowy o efektywności ani o trwałych zyskach.
Jednym z największych wyzwań w tworzeniu sprawnie działającego systemu zamówień jest to, że wiele firm nadal polega na ręcznych, papierowych rozwiązaniach. Wdrożenie automatyzacji zakupów w przedsiębiorstwie, pozytywnie wpłynie na praktycznie każdy aspekt procesu zakupowego. Łatwe w obsłudze oprogramowanie pozwala na szybkie porównywanie ofert różnych dostawców oraz automatycznie śledzi postęp zakupów. Pracownicy mogą za to wprowadzać zamówienia bezpośrednio do systemu, co ułatwia ich generowanie i daje pewność, że wszystkie zakupy są zgodne z zasadami firmy.
Jednym z największych wyzwań w tworzeniu sprawnie działającego systemu zamówień jest to, że wiele firm nadal polega na ręcznych, papierowych rozwiązaniach. Wdrożenie automatyzacji zakupów w przedsiębiorstwie, pozytywnie wpłynie na praktycznie każdy aspekt procesu zakupowego. Łatwe w obsłudze
