Outsourcing – co to jest i kiedy warto po niego sięgnąć? Najważniejsze cechy

Jednym z głównych problemów małych i średnich firm jest zoptymalizowanie kosztów i czasu. Niestety, często stoi to w kolizji z bieżącymi potrzebami, czy koniecznością inwestowania w konkretne rozwiązania. Rozwiązaniem okazuje się outsourcing. Co to jest? Wyjaśniamy poniżej, przy okazji sprawdzając, czy na pewno zawsze będzie opłacalny.

Co to jest outsourcing?

W skrócie jest to przekazywanie określonych zadań zewnętrznym podwykonawcom – zarówno innym firmom, jak i freelancerom. Może to dotyczyć praktycznie wszystkich działań. Przykładowo outsourcing może objąć między innymi:

• usługi;
• wykonanie części do produktu, który składany jest w Twojej firmie;
• obsługę księgową, prawną i informatyczną;
• audyt finansów firmy.

Jak widać możliwości jest wiele. Pozostaje zasadnicze pytanie…

Kiedy warto sięgać po outsourcing?

W roku 2004 amerykański Outsourcing Institute postanowił sprawdzić motywację przedsiębiorców korzystających z outsourcingu. Co łatwe do przewidzenia, ponad połowa z nich odpowiedziała, że dzięki temu mogą obniżyć koszta. Co ciekawe, 53% respondentów stwierdziło, iż delegowanie niektórych zadań na zewnątrz ułatwia skupienie się na ważniejszych działaniach.

Motywacji może być jednak znacznie więcej. Outsourcing księgowości usprawnia rozliczenia finansowe. Zlecanie na zewnątrz bardzo wyspecjalizowanych działań technicznych pozwala korzystać z know-how podwykonawców. Wreszcie warto wspomnieć i o tym, że delegowanie zleceń na zewnątrz pozwala odciążyć firmę w szczytowym momencie sezonu.

Jakie są najpopularniejsze obszary outsourcingu?

Listę z pewnością może otworzyć wspomniana już księgowość i outsourcing kadr i płac. Przyczyna jest bardzo prosta. Małych i średnich firm często nie stać na zatrudnienie osobnej osoby zajmującej się tym tematem. Przyznasz zapewne, że te same fundusze lepiej przeznaczyć na rozwój. Od rozliczeń finansowych i podatkowych jednak nie uciekniesz. Możesz się nimi zająć osobiście, ale to wymaga czasu.

Z drugiej strony outsourcing kadr i płac pozwala zmniejszyć ryzyko związane ze zmianami prawnymi. Po prostu zostawiasz ten temat wyspecjalizowanym kadrowym i księgowym, samemu zajmując się rozwojem swojego biznesu.

Outsourcing informatyczny

Zadania związane z tym tematem to nie tylko programowanie. To także tworzenie stron internetowych, zabezpieczanie baz danych, czy przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informatycznego w firmie.

Zadania te wymagają specjalistów z określonych dziedzin. Ci z kolei mają konkretne wymagania finansowe. Co więcej, programistów i specjalistów do spraw bezpieczeństwa jest po prostu mniej, niż firm, które potrzebują ich usług. Efekt jest taki, że w przypadku większości firm łatwiej i taniej będzie wykorzystać outsourcing informatyczny, niż tworzyć dodatkowy etat związany z tego typu zadaniami.

Outsourcing prawny

Tego typu współpraca ustępuje popularnością outsourcingowi kadr i płac czy informatycznemu, jednak i ona jest mocno doceniana. Dzięki niej można szybko uzyskiwać informacje o zmianach w przepisach, uzyskiwać odpowiedzi w przypadku wątpliwości prawnych, czy unikać ewentualnych problemów z urzędami.

Outsourcing prawny ułatwi Ci między innymi:

• przygotowanie precyzyjnych umów B2B i B2C;
• sprawdzenie, czy regulaminy świadczonych przez Ciebie usług są zgodne z obowiązującymi przepisami;
• w razie zmian legislacyjnych, szybkie dostosowanie umów do nowych zasad;
• sprawniejsze windykowanie należności od niesolidnych kontrahentów.

Przede wszystkim jednak outsourcing prawny, podobnie jak księgowy, da Ci przysłowiowy „święty spokój”. Potwierdzają to badanie przeprowadzone w lutym 2018 roku przez KPMG International. Zgodnie z jego wynikami, 83 proc. firm outsourcujących tego typu zadania przyznało, iż zyskują dzięki temu poczucie bezpieczeństwa. 77 proc. wskazało oszczędność czasu i środków (zauważ, że to znacząco więcej, niż w przytaczanym już raporcie Outsourcing Institute z 2004 roku).

Zalety outsourcingu

Przytoczyliśmy już kilka zalet tego rozwiązania biznesowego. Czas je podsumować i… uzupełnić. Główne zyski to między innymi:

1. Zaoszczędzone środki. Często zamiast tworzenia nowego etatu wystarczy delegować konkretne zadania do zewnętrznych specjalistów.
2. Zaoszczędzony czas. Przekazując czasochłonne zadania podwykonawcom, sam możesz skoncentrować się na bieżących sprawach firmy.
3. Dostęp do lepszej technologii. W niektórych przypadkach outsourcing pozwoli skorzystać z nowocześniejszych narzędzi pracy. Widać to m.in. w przypadku usług informatycznych, czy marketingu internetowego. Często zakup wysoce wyspecjalizowanego oprogramowania nie będzie dla małej firmy opłacalny i lepiej znaleźć podwykonawcę, który je posiada.
4. Odciążenie firmy w szczycie sezonu. W niektórych miesiącach liczba zamówień może chwilowo przekraczać możliwości firmy. Można wtedy pogodzić się z utratą części zysków lub… przekazać część pracy w ramach outsourcingu.
5. Mniejsze ryzyko. Możesz całkiem nieźle radzić sobie z wyliczaniem podatków, ale niekoniecznie nadążać za zmianami prawnymi. Lepiej więc skorzystać z usług kogoś, kto śledzi kolejne modyfikacje ustaw.
6. Lepsza oferta Twojej firmy. Outsourcing może być przydatny, gdy chcesz zadbać o uzupełnienie swojej oferty o usługi dodatkowe, które wyróżnią Cię na tle konkurencji.
7. Obiektywność. Audyty funkcjonowania firmy można prowadzić samodzielnie, jednak zewnętrzni wykonawcy przychodzą ze świeżym spojrzeniem i są wolni od ewentualnych sympatii i antypatii mogących wpłynąć na końcowe wnioski.

Niestety, istnieją też pewne wady, którymi cechuje się outsourcing. Co to oznacza? Że choć zalety wydają się przeważać, nie można traktować ich jako swego rodzaju Złoty Graal. Kilka potencjalnych problemów wymieniamy poniżej.

1. Terminowość. O ile łatwo pilnować współpracowników we własnej firmie, o tyle nigdy nie masz do końca pewności, w jaki sposób działa firma zewnętrzna.
2. Koszty. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, outsourcing zazwyczaj pozwala zmniejszyć wydatki firmy. Zdarza się jednak, że niekompletność wykonanej usługi lub zawodność wykonanego produktu całkowicie zniweluje ten efekt.
3. Potencjalne zastoje. Może się zdarzyć, że zewnętrzny wykonawca z różnych przyczyn zrezygnuje ze współpracy. Jeśli zrobi to bez zapowiedzi, może się pojawić problem z szybkim znalezieniem nowego wykonawcy, który zapewniłby podobną jakość.
4. Potrzeba kontroli. Choć outsourcing pozwala zaoszczędzić czas, musisz pamiętać o kontrolowaniu wykonanych zadań. W końcu to Twoja firma ma najwięcej do stracenia.
5. Rozbieżność oczekiwań. Zdarza się, iż problem we współpracy z firmami zewnętrznymi wynika z niedoprecyzowania szczegółów. Nadmiar ogólników może prowadzić do sytuacji, gdy podwykonawca po prostu źle zrozumie istotę zlecenia. Dlatego zawsze staraj się przygotować odpowiednią specyfikację, włącznie z określeniem zakresu odpowiedzialności za odbiegnięcie od niej.

Czy więc warto sięgać po outsourcing? Tak, ale z głową. Na pewno nie można przesadzić w chęci uzyskania oszczędności – profesjonalni podwykonawcy też mają swoje oczekiwania. Trzeba też pamiętać o sprawdzeniu efektów ich pracy. Jednak odpowiednio przemyślane zlecenia mogą znacząco usprawnić działania Twojej firmy.