Co powinna zawierać klauzula poufności danych, aby chroniła tajemnice przedsiębiorstwa?

Największą wartością danego przedsiębiorstwa jest wiedza. To ona decyduje o sukcesie firmy i jej przewagą nad konkurencją. Aby chronić dane, należy zagwarantować im poufność i sporządzić oświadczenie o zachowaniu tajemnicy. Czym jest ten dokument i jakie informacje powinien zawierać? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ co to jest klauzula poufności i jak jest regulowana
✔ co powinna zawierać, aby była zgodna z przepisami
✔ cczy klauzula obowiązuje po ustaniu stosunku pracy.

Co to jest klauzula poufności?

Kwestie tajemnic firmowych, ich dochowywania i co najgorsze, łamania określa ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Klauzula poufności to umowa mająca na celu ochronę danych i informacji będących tajemnicą przedsiębiorstwa. Ma ona gwarantować poufność przekazywanych informacji wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz w kontaktach z kontrahentami.

Jakie informacje firmowe mogą być tajne? Dane uchodzące za poufne to m.in. własność intelektualna przedsiębiorstwa, dane organizacyjne i inne składowe posiadające wartość gospodarczą.

Obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa reguluje już sam Kodeks pracy (art. 100 §2 pkt 4 i 5) i właściwie nie są potrzebne dodatkowe dokumenty. Wielu przedsiębiorców jednak decyduje się na podpisanie tego dokumentu z pracownikiem, zazwyczaj podczas zawierania umowy o pracę. Można także tego dokonać w trakcie zatrudnienia.

Co powinna zawierać Klauzula poufności?

Aby sporządzić klauzulę poufności, informacje, które mają być chronione, muszą spełniać jeden z warunków:

  • informacja musi posiadać wartość gospodarczą, a jej naruszenie narazi firmę na straty;
  • informacja nie jest publiczna, a przedsiębiorca podejmuje działania by zachować jej poufność.

Jeśli pracodawca chce zabezpieczyć się klauzulą poufności, musi przede wszystkim pamiętać aby była ona zgodna z prawem i nie zawierała klauzuli abuzywnej.

Klauzule abuzywne określa Kodeks cywilny (art. 3851-3853) jako postanowienia umowy sprzeczne z dobrymi obyczajami i rażąco naruszające interesy. Ustawa podaje także przykładowy katalog takich działań.

Forma klauzuli poufności nie jest ściśle określona, ale ważne jest, aby zawierała następujące elementy:

  • określenie czym są tajemnice przedsiębiorstwa
    Wydaje się to oczywiste, jednak często pracownicy mają problem z określeniem takich danych. W sporządzonym dokumencie najlepiej określić listę treści i danych, które powinny być chronione. To na ich podstawie określony zostanie zakres poufności, a pracownikowi będzie łatwiej dysponować przedmiotem ochrony.
  • określenie kiedy można posługiwać się poufnymi danymi
    Sposób, w jaki można używać danych poufnych, powinien być jasno określony w zawieranym dokumencie. Które dane, komu i w jakich sytuacjach mogą być ujawnione powinno być znane pracownikowi np. sprawdzanie umowy przez prawnika.
  • określenie odpowiedzialności za złamanie klauzuli poufności
    O ile oczywistym jest, że łamanie klauzuli poufności to naruszenie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Art. 11.), to świadomość konsekwencji tego czynu jest często pomijana. Według Art.18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przedsiębiorca może żądać:

    – zaniechania niedozwolonych działań;
    – usunięcia skutków niedozwolonych działań;
    – złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie;
    – naprawienia wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych;
    – wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych;
    – zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn – nieuczciwej konkurencji był zawiniony.

  • Określenie przez pracodawcę konsekwencji wyjawienia poufnych danych ułatwi późniejsze dochodzenie swoich praw.

  • określenie czasu trwania poufności
  • Klauzula może określić czas trwania poufności informacji. Jeszcze do niedawna ustawa określała ten czas na 3 lata po ustaniu zatrudnienia (wynikającego na przykład z wypowiedzenia umowy o pracę). 4 września 2018 roku nowelizacja zniosła ten limit.

Klauzula poufności a ustanie zatrudnienia

O ile pracodawca nie określi okresu obowiązywania tajemnicy, to pracownik jest zobowiązany do zachowania jej bezterminowo. Nie znaczy to jednak, że pracownik traci całkowicie prawo do wykorzystywania tych informacji.

Każdy pracownik ma prawo korzystać z wiedzy i doświadczeń zdobytych podczas całego okresu swojego zatrudnienia. Może używać ich do rozwoju własnych umiejętności, w sposób uczciwy i nienaruszający niczyich interesów.

Pracownik lub były pracownik przestaje podlegać klauzuli poufności także, gdy została ujawniona do wiadomości publicznej, utraciła wartość gospodarczą lub przedsiębiorstwo przestało podejmować środki, aby daną informację chronić.

Klauzula poufności może być także złamana, gdy dzieje się to w celu ochrony interesu chronionego prawem czy też w celu ujawnienia nieprawidłowości naruszających prawo.

Czytaj także