Od 1 października 2018 roku zmieniło się wiele w kwestii składania sprawozdań finansowych do KRS. Teraz każda firma musi dostarczyć dokumenty finansowe w formie elektronicznej, w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli JPK.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS,
✔ kto musi zapłacić za złożenie dokumentów,
✔ w jaki sposób przedsiębiorcy mogą złożyć dokumenty finansowe.
Kto ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS?
Zgodnie z przepisami są to podmioty wpisane do rejestrów przedsiębiorców KRS, w tym spółki prawa handlowego prowadzące pełną księgowość. Wśród spółek znajdą się spółki:
| osobowe | kapitałowe |
|---|---|
| partnerska | z ograniczoną odpowiedzialnością |
| komandytowa | akcyjna |
| komandytowo – akcyjna | |
| jawna |
Jak wspomnieliśmy wcześniej firmy mają obowiązek sporządzenia sprawozdań w pliku JPK z rozszerzeniem .xml, wyjątkiem są natomiast podmioty prowadzące księgi handlowe w oparciu o Międzynarodowe Standardy Rachunkowości i NGO, dla których nie zostały udostępnione odpowiednie struktury logiczne JPK (czyli oficjalne „szablony” udostępniane przez Ministerstwo Finansów).
Jak przygotować dokumenty?
Sprawozdanie finansowe do KRS można złożyć jedynie po zarejestrowaniu konta na stronie ekrs.ms.gov.pl. Trzeba również pamiętać, że ze wszystkich elementów, które należy złożyć, część nadal można sporządzić w dotychczasowej formie, tj.:
– uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania,
– uchwałę o podziale zysku/pokryciu strat,
– sprawozdanie z działalności.
Jednak nie może to być forma papierowa. Wymagane jest złożenie dokumentów do KRS po podpisaniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP przez wszystkich udziałowców lub wspólników.
Jakie dokumenty złożyć w formacie JPK?
Pozostałe dokumenty, czyli zdecydowana większość, podchodzą już pod nowe wymagania Ministerstwa Finansów. W formacie JPK powinno się dostarczyć:
– wprowadzenie,
– bilans,
– rachunek zysków i strat,
– rachunek przepływów pieniężnych (opcjonalne),
– zestawienie zmian w kapitale własnym (opcjonalne),
– dodatkowe informacje i objaśnienia.
Składanie sprawozdania finansowego do KRS
Miało być łatwiej, a jak jest w rzeczywistości? Bez wątpienia możliwość złożenia sprawozdania finansowego drogą elektroniczną wydaje się optymalną ścieżką. Póki co część firm poradziła sobie bez większych problemów, w odróżnieniu od systemu. Ze względu na jego obciążenie, można było napotkać utrudnienia, które wręcz uniemożliwiły dodanie dokumentów.
Jednak pomijając te niedogodności, do pierwszych dni kwietnia, sprawozdania finansowe do KRS udało się złożyć ponad 14 tys. firmom, co daje około 45 tys. zamieszczonych w systemie dokumentów. W podziale na formy prawne – najwięcej sprawozdań, bo ponad 11 tys., złożyły spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dla porównania za rok poprzedni (2017) około 190 tys. firm złożyło sprawozdania finansowe, kiedy obowiązek ten miało około 407 tys. podmiotów. Poniżej prezentujemy szczegółowe dane za rok 2018 w formie wykresów.
Liczba podmiotów, które złożyły sprawozdania finansowe za rok 2019 do KRS wg miesięcy
Liczba podmiotów, które złożyły sprawozdania finansowe za rok 2018 do KRS wg formy prawnej
Składanie sprawozdań finansowych do KRS krok po kroku
Jeżeli zastanawiasz się, jak należy złożyć dokumenty finansowe do KRS, to mamy dla Ciebie wskazówki. KRS udostępnia dwa sposoby. Pierwszy – zupełnie bezpłatny, dla osób posiadających numer PESEL. Drugi – wiąże się z opłatą i został przewidziany dla spółek reprezentowanych lub zarządzanych przez osoby nieposiadające PESEL-u, czyli przez cudzoziemców.
Jak złożyć dokumenty finansowe, jeżeli posiadam PESEL?
Proces ten jest dość intuicyjny i składa się z kilku kroków. Co należy zrobić:
- Na stronie głównej KRS wybrać „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”, po czym wprowadzić numer KRS.
- Następnie określić rok obrotowy oraz dołączyć niezbędne dokumenty.
- Jeżeli dodano niepodpisany plik, dodatkowo trzeba wprowadzić podpisy w formacie .xades.
- Wprowadzić analogicznie plik z uchwałami i sprawozdania z działalności.
- Na koniec dodać oświadczenie mówiące, że sprawozdanie podpisano zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Po wykonaniu tych czynności sprawozdanie do KRS może przekazać jeden z członków zarządu wskazanego w KRS.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe, jeżeli nie mam PESEL-u?
W tym przypadku należy złożyć sprawozdanie na portalu S24, oczywiście w formie elektronicznej, wypełniając formularz KRS-Z30 o wpis w rejestrze przedsiębiorców. Sam proces jest podobny do bezpłatnej opcji, czyli:
- Do formularza KRS-Z30 należy dołączyć plik sprawozdania finansowego (format .xml), a także pozostałe dokumenty.
- W ostatnim kroku system przekieruje użytkownika do formularza elektronicznej płatności za składany wniosek.
Opłata musi być wykonana poprzez KRS i wynosi 140 zł. Jeżeli sąd rejestrowy wyda postanowienie o wpisie, nastąpi przekazanie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych
Zniesienie obowiązku przekazywania sprawozdań finansowych do Urzędu Celno-Skarbowego
Dzięki elektronicznemu systemowi sprawozdania złożone do KRS zostaną automatycznie przekazane do Krajowej Administracji Skarbowej, nie trzeba więc się martwić o wypełnienie tego obowiązku.
Złożenie sprawozdania finansowego przez osoby fizyczne
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (jeżeli zdecydowały się na ten sposób ewidencjonowania) pod adresem www.podatki.gov.pl znajdą aplikację, która umożliwi złożenie dokumentów nie do KRS, ale do KAS – Krajowej Administracji Skarbowej. Oczywiście złożenie sprawozdania musi być potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.
