Popularność pracy zdalnej, czyli wykonywania obowiązków zawodowych w domu stale rosła jeszcze zanim na świecie na dobre rozgościł się koronawirus COVID-19. Wielu osobom pracującym, a szczególnie freelancerom, nie jest potrzebny fizyczny lokal, gdyż pracę mogą wykonywać siedząc przy własnym biurku w kapciach i piżamie. Nie wszyscy mogą jednak spokojnie pracować w domowym zaciszu. Z myślą o takich osobach powstała idea coworkingu oraz wirtualnych biur.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest coworking i wirtualne biuro;
✔ kto z nich korzysta;
✔ jakie są wady i zalety obydwu rozwiązań.
Czym jest coworking?
Słowo coworking pochodzi z języka angielskiego i oznacza po prostu wspólną pracę. W praktyce oznacza to po prostu biurko do pracy, które można wynająć w wyznaczonej, współdzielonej przez wiele osób, przestrzeni biurowej – zwanej coworkingową.
Sama idea coworkingu trafiła do nas z szeroko rozumianego “zachodu”. Pierwsze tego typu miejsca powstawały tam już pod koniec lat dziewięćdziesiątych. Z początku tworzyły je niewielkie społeczności zrzeszające entuzjastów jakiejś dziedziny gospodarki, ale dosyć szybko zaczęły zyskiwać na popularności. Pierwsze komercyjne biura coworkingowe powstały po 2005 roku.
W Polsce jest to wciąż stosunkowo nowe zjawisko, ale wynajmowanych przestrzeni z biurkami do pracy systematycznie przybywa z każdym rokiem.
Oferta biur coworkingowych obejmuje najczęściej:
• obsługę gości umówionych na spotkania;
• dostęp do kuchni;
• miejsce do przechowywania dokumentów, notatek, przyborów biurowych, a także dostępne dla wszystkich urządzenie wielofunkcyjne;
• bezpłatny parking.
Firmy działające w tej branży umożliwiają wynajem powierzchni do pracy na godziny, dni lub dłuższe okresy. Można również wybrać opcję pracy w wynajętej przestrzeni tylko w wybrane dni.
Coworking – dla kogo?
Odpowiedź na to pytanie brzmi w zasadzie: dla każdego. Szczególnym upodobaniem cieszy się wśród tak zwanych freelancerów: dziennikarzy, fotografów, architektów, projektantów, grafików, tłumaczy, pisarzy, księgowych czy programistów. Są to zatem głównie te osoby, które do pracy potrzebują jedynie laptopa z dostępem do Internetu.
Coworking w Polsce i na świecie
Na koniec 2017 roku w coworkach pracowało około 1,2 miliona osób na całym świecie. Rok później było ich już 17, miliona. Przed wybuchem pandemii szacowano, że pod koniec 2020 roku będzie to już 3,8 miliona, a w 2022 roku nawet 5 milionów osób. Ze względu na wydarzenia tego roku trzeba jednak przyjąć poprawkę na te liczby.
Przestrzenie coworkingowe stanowią obecnie około 3% całej podaży nowoczesnych powierzchni biurowych na świecie.
Polski rynek coworkingowy to mały wycinek światowego, ale dynamika zmian jest podobna. Obecnie w Polsce działa ponad 300 przestrzeni coworkingowych. Według przewidywań serwisu coworkingpoland.pl liczba ta ma rosnąć w tempie co najmniej 20% rok do roku.
Biura coworkingowe znajdują się już w największych miastach Polski (Warszawie, Krakowie, Lublinie, Szczecinie, Gdańsku, Łodzi), ale także w tych mniej zaludnionych.
Coworking – wady i zalety
| Zalety | Wady |
|---|---|
| możliwość nawiązania nowych kontaktów biznesowych | brak prywatności |
| obniżenie wydatków związanych z wynajęciem biura | problemy ze skupieniem ze względu na obecność innych osób dookoła |
| możliwość skupienia się na pracy (odwrotnie niż w domu), w odpowiednio przystosowanym do tego miejscu | dotyczy w zasadzie tylko większych miast |
| możliwość rejestracji firmy na adres coworku |
Wirtualne biuro – co to jest i jak działa?
Jest to pojęcie dosyć nowe, przez co dla wielu praktycznie nieznane. Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy oraz wykonawcy tak zwanych wolnych zawodów mogą korzystać z takich usług jak:
• odbiór korespondencji;
• odbiór i przekierowywanie telefonów, faksów, poczty elektronicznej;
• przechowywanie i archiwizacja dokumentów;
• usługi księgowe oraz prawne;
• wynajem sal na biznesowe spotkania służbowe.
Sama koncepcja wirtualnego biura powstała w 1994 roku. Jej pomysłodawcą był inwestor venture capital Ralph Gregory. Wiele podróżował lub pracował z domu. Nie potrzebował więc profesjonalnej powierzchni biurowej.
Jego sekretarka przekazywała mu wszystkie rozmowy telefoniczne, bez względu na to, gdzie się aktualnie znajdował. W ten sposób powstał pomysł, na którym korzysta obecnie wiele osób. W 1995 roku założył Intelligent Office, który istnieje do dzisiaj, zapewniając klientom szereg usług: od prestiżowego adresu firmy, poprzez usługi pocztowe, a na przestrzeni do spotkań i wirtualnej recepcji kończąc.
Wirtualne biuro – dla kogo?
Dla większości freelancerów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub przedsiębiorców pracujących z domu albo głównie w terenie wynajem dodatkowego biura nie jest konieczny. Potrzebny jest za to fizyczny adres do korespondencji oraz rejestracji firmy. Problem ten pozwala rozwikłać wynajem wirtualnego biura.
Wirtualne biuro – zalety i wady
| Zalety | Wady |
|---|---|
| lokalizacja, która podnosi prestiż i wizerunek firmy | duża rotacja pracowników wirtualnego biura (brak kontroli nad tym, kto przyjmuje i odbiera korespondencję) |
| anonimowość i prywatność | |
| oszczędność względem kosztów wynajęcia i wyposażenia biura | |
| zawsze zastępowalni pracownicy (na przykład w przypadku choroby) | |
| szereg możliwych do wyboru usług dodatkowych | |
| obsługa korespondencji oraz przesyłek |
Wirtualne biuro a rejestracja podatnika VAT
W 2017 roku zaostrzono procedurę rejestracji przedsiębiorcy jako podatnika VAT. Urząd skarbowy może zdecydować się na kontrolę polegającą na fizycznym sprawdzeniu miejsca wykonywania działalności.
Obecnie obowiązujące przepisy prawa w wyraźny sposób zabraniają posiadania wirtualnego adresu przez przedsiębiorcę chcą dokonać rejestracji VAT. Odpowiednie zapisy widnieją w art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nimi, przeciwwskazaniem do rejestracji jako podatnika VAT może być między innymi:
• podanie adresu i danych niezgodnych z prawdą;
• stwierdzenie, że dany podmiot nie istnieje;
• brak kontaktu z pełnomocnikiem lub podmiotem;
• niestawienie się przez podmiot lub pełnomocnika na wezwania urzędników.
Często zdarza się, że naczelnik urzędu skarbowego wydaje odmowną decyzję ze względu na to, że pod wskazanym przez firmę adresem nie ma możliwości wykonywania jakichkolwiek czynności dotyczących jej funkcjonowania. W związku z tym uznaje, że podane na formularzu dane są niezgodne z prawdą.
Jak wyjść z takiej sytuacji? Należy wybrać ofertę, która nie ogranicza się wyłącznie do adresu pocztowego. Takim rozwiązaniem jest wspomniany już coworking, a więc fizyczne biuro, w którym ktoś pracuje, a więc może prowadzić działalność (a więc także prowadzić posiedzenia zarządu).
Coworking a wirtualne biuro
Wirtualne biuro stanowi część coworkingu. Główna różnica polega na tym, że w przypadku wirtualnego biura wynajmujący nie otrzymuje przestrzeni do pracy, co jest z kolei istotą coworkingu.
Podsumowanie
Zarówno coworking, jak i wirtualne biuro to rozwiązania idealne szczególnie dla freelancerów. Z pierwszej możliwości skorzystają z pewnością osoby, które nie chcą lub nie mogą (ze względu na przykład na małe dzieci czy hałasujące zwierzęta domowe) pracować w domu. Z kolei na drugie rozwiązanie zdecydują się osoby często wyjeżdżające, które potrzebują stałej obsługi poczty elektronicznej czy przekazywania połączeń.
