Spotkanie służbowe, czyli biznesowy savoir vivre

Organizacja spotkania służbowego to zadanie tylko z pozoru proste. Należy jednak zadbać o wiele szczegółów i niuansów, dzięki czemu unikniecie kosztownej wpadki. Jak takie spotkanie przygotować? Na co zwrócić uwagę przy jego planowaniu i prowadzeniu? Jaki strój założyć? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w naszym artykule.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakimi zasadami kierować się podczas spotkań biznesowych;
✔ jak ubrać się na spotkanie biznesowe;
✔ jak zaplanować i przeprowadzić spotkanie biznesowe.

Biznesowy savoir vivre

W biznesowym świecie trzeba twardo przestrzegać pewnych zasad. W końcu zasada “jak Cię widzą, tak Cię piszą” obowiązuje również i w życiu zawodowym. Wizytówkę wystawiamy sami sobie, poprzez zachowanie, ale również wygląd. To właśnie dzięki stosowaniu się do tych niepisanych reguł możesz otworzyć sobie nowe możliwości: awans, lepszą pracę lub nowe relacje biznesowe.

Oto kilka zasad, jakimi należy kierować się, poruszając się po świecie biznesu.

Bądź punktualny

Przybywanie punktualnie to oznaka szacunku dla osoby, z którą się spotykasz. Jeśli obawiasz się porannych korków – wyjedź wcześniej, niż planowałeś. Zawsze lepiej poczekać w umówionym miejscu na spotkanie niż przyjechać spóźnionym. Jeśli coś Cię jednak zatrzyma, przekaż tę informację telefonicznie osobie, która na Ciebie czeka. Nigdy nie rób tego przez SMS.

Stosuj się do zasad dress code’u

Twój wizerunek mówi wiele nie tylko o Tobie, ale również o firmie, w której pracujesz. Profesjonalny wygląd to obecnie nie tyle zaleta, co wymóg, jeden z obowiązków pracownika. Znajomość dress code’u panującego w danym zakładzie pracy jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu zawodowego i budowania własnej renomy w środowisku pracy.

Wycisz telefon w pracy i podczas spotkań biznesowych

Poświęć cały swój czas i uwagę rozmówcy. Jeśli czekasz na pilny telefon, poinformuj o tym uczestników spotkania przed rozpoczęciem rozmowy. Jeśli nie – wycisz lub nawet wyłącz telefon. Zerkanie co chwilę na ekran telefonu to oznaka braku szacunku dla rozmówcy.

Pamiętaj również o wyciszeniu lub przełączeniu w tryb wibracji telefonu, gdy pracujesz w otwartej przestrzeni biurowej, czyli tak zwanym open space. Nie zmuszaj swoich współpracowników do odsłuchiwania Twoich ulubionych przebojów, gdy zapomnisz zabrać ze sobą telefon idąc po kawę lub do drukarki.

Pamiętaj o hierarchii panującej w Twojej firmie

Biznesowy savoir vivre nie uznaje ani płci ani wieku jeśli chodzi o powitania. Zgodnie z jego zasadami, pierwszy na powitanie kłania się ten zajmujący niższe stanowisko. Rękę jako pierwszy podaje jednak wyższy rangą, a nie na odwrót.

Jeśli osoby, które się spotykają, zajmują porównywalne stanowiska, to kobieta podaje rękę mężczyźnie, a osoba starsza – młodszej.

Na spotkaniu z klientem to Ty powinieneś przywitać się jako pierwszy, ale to klient powinien pierwszy wyciągnąć rękę.

Rodzaje spotkań biznesowych

Nie ma jednej, ogólnie przyjętej definicji spotkania biznesowego (służbowego). Jest to spowodowane mnogością form tego typu zebrań. Wszystkie mają jednak charakter oficjalny.

Szkolenie

Jest to forma wsparcia rozwoju zawodowego pracowników. Dzięki niemu rozwijają swoje umiejętności i kompetencje. W przypadku menedżerów są to na przykład umiejętności skutecznego zarządzania personelem, a wśród pracowników niższego szczebla – szkolenia specjalistyczne. Inwestycja w ludzi to także inwestycja w firmę.

Kluczem do zorganizowania efektywnego szkolenia jest precyzyjne określenie jego celu. Następnie należy odpowiednio dobrać jego tematykę. Ma ona być ukierunkowana przede wszystkim na potrzeby zespołu. Prowadzący powinni także potrafić zaprezentować wybrany zakres materiału w taki sposób, aby uczestnicy spotkania wynieśli z niego jak najwięcej.

Szkolenie powinno zawierać elementy wykładu, ale także praktycznego ćwiczenia w postaci warsztatów. Powinny kończyć się przekazaniem uczestnikom dokumentu potwierdzającego fakt nabycia danych umiejętności, w formie zaświadczenia, dyplomu lub certyfikatu.

Konferencja

Różni się nieznacznie od szkolenia – polega głównie na spotkaniu określonej grupy specjalistów z dziedziny będącej tematyką przewodnią konferencji. Dyskusję poprzedzają prezentowane po kolei referaty w rozmaitej formie.

Konferencje mają zatem na celu głównie wymianę opinii, doświadczeń, informacji i wiedzy (a nie nabywanie czy pogłębianie konkretnych umiejętności). Są również skierowane do znacznie szerszego grona odbiorców niż szkolenia.

Zjazd

Zjazdy to spotkania ogólnopolskie (skierowane do pracowników tej samej firmy, pracujących w różnych filiach na terenie kraju) lub międzynarodowe (dla pracowników określonych departamentów firm działających na rynku globalnym). Gromadzą najważniejsze osoby z danej firmy, branży lub sektora. Często dyskutuje się na nich, ale także wypracowuje różne strategiczne decyzje na przyszłość.

Wyjazd integracyjny

Podstawą sukcesu każdej firmy jest zgrany i zaangażowany w swoją pracę zespół. W jego integracji pomagają wszelkiego rodzaju imprezy integracyjne i wyjazdy motywacyjne.

Mają one najmniej formalny charakter ze wszystkich rodzajów spotkań służbowych. Przy ich organizacji stawia się głównie na odpoczynek i odreagowanie stresu związanego z pracą. Należy jednak pamiętać, że mają również realizować ważne cele biznesowe.

Jak się ubrać na spotkanie biznesowe?

Pierwsze wrażenie jest zawsze bardzo ważne i można je wywrzeć tylko jeden raz. Jednym z bardziej istotnych elementów wizerunku jest ubiór. Jaką stylizację wybrać na spotkanie biznesowe?

Podczas konferencji i zjazdów najczęściej wymagany jest business dress code, z kolei podczas szkoleń obowiązuje strój typu casual lub smart casual. Decyzja odnośnie ubioru podczas zjazdu integracyjnego należy do jego organizatorów, jednak ze względu na jego nieformalną formę, często jego użytkownicy mają pełną dowolność w doborze ubrania.

Zasady dotyczące stroju na danym spotkaniu, czyli tak zwany dress code, często umieszczane są jednak wprost na zaproszeniu na szkolenie, konferencję czy zjazd.

Warto uważnie śledzić wszystkie tego typu informacje, by nie popełnić kosztownego faux pas.

Niezależnie od tego warto jednak zadbać o to, aby strój był czysty, schludny i dobrze wyprasowany. Na spotkanie biznesowe należy wybrać także stonowane barwy: granat, błękit, beż, brąz, biel lub czerń.
W ostatnich latach biznesowy dress code uległ jednak pewnemu rozluźnieniu. Można to zaobserwować w wielu firmach. Warto mimo wszystko w doborze stylistyki zachować umiar – nie zakładać pełnego garnituru, ale też nie ubierać “hawajskiej” koszuli i krótkich spodenek.

Plan spotkania biznesowego

Każde spotkanie biznesowe należy poprzedzić mądrym planowaniem.

Pierwsze spotkanie powinno się odbyć w siedzibie przedsiębiorstwa. Przedstawi to gospodarza jako pewnego siebie i dobrze wychowanego. Jeśli nie przyjeżdża on do siedziby firmy własnym samochodem, pierwszą okazją do jego uhonorowania jest osobiste powitanie na dworcu lub lotnisku. Wysłanie po gościa samochodu z samym kierowcą jest dopuszczalne tylko i wyłącznie, gdy odwiedza nas przedstawiciel kontrahenta niższy szczeblem. Jeśli porusza się własnym samochodem – uprzedź odpowiednio wcześniej portiernię lub sekretariat.

Do spotkania biznesowego należy się wcześniej przygotować. Poszukiwanie próbek produktów w trakcie rozmowy czy niedziałający rzutnik to świadectwo złej organizacji oraz przejaw lekceważenia w stosunku do potencjalnego partnera biznesowego.

Warto również wybrać odpowiednie miejsce spotkania. Na atmosferę rozmów źle wpłynie wybór zbyt małego pomieszczenia dla dużej liczby osób (bo spowoduje dyskomfort uczestników) lub zbyt wielkiego dla zaledwie kilku osób (bo spowoduje zakłopotanie i onieśmielenie). W sali konferencyjnej powinno znaleźć się dobrze widoczne logo gospodarza spotkania oraz podstawowe wyposażenie: gniazdka elektryczne, rzutnik, ekran, bezprzewodowy Internet czy katalogi i foldery przedstawiające firmę oraz jej ofertę.

Jeśli otrzymasz podczas spotkania wizytówkę, najpierw ją przeczytaj, a następnie pozostaw na stole przed sobą do końca spotkania. Jeśli podczas spotkania zapomnisz imienia, nazwiska czy stanowiska rozmówcy, będziesz mógł dyskretnie się nią posiłkować. Po zakończeniu spotkania schowaj ją do specjalnego wizytownika. Nigdy nie chowaj jej do spodni, bo oznacza to brak szacunku dla dającego wizytówkę i podkreśla brak obycia.

Nie zapisuj nic na wizytówce. Jeśli musisz zrobić jakieś notatki, a nie masz pod ręką notesu ani czystej kartki papieru, poproś o to dyskretnie gospodarza.

Na stole można umieścić butelki z wodą mineralną i inne napoje. Jeśli zostanie podana kawa lub herbata w termosach – należy je odpowiednio oznaczyć tak, aby było wiadomo, w którym z nich znajduje się który napój. Często jednak gorące napoje podaje się w przerwie (z przekąskami lub w czasie lunchu). Unika się w ten sposób zalania napojem telefonów, laptopa czy notatek. Podczas negocjacji niedopuszczalne jest podawanie jakichkolwiek napojów alkoholowych.

Rozmieszczenie uczestników przy stole

Żaden z gości nie powinien siedzieć tyłem do wejścia.

Rozsadzania gości przy stole dotyczy również zasada precedencji – najważniejsze osoby powinny znaleźć się jak najbliżej gospodarza spotkania. Trzeba postarać się o to, aby osoby siedzące naprzeciwko siebie miały równorzędne lub podobne stanowiska i pozycję.

Powitanie gości

Jako pierwszy rękę w geście powitania powinien wyciągnąć gospodarz. Uścisk dłoni powinien być zdecydowany, ale nie za mocny. Słaby uścisk (efekt śniętej ryby) może spowodować, że zostaniesz odebrany jako osoba niezdecydowana i nieśmiała, zbyt mocny natomiast (efekt łamiących się kosteczek) – jako osoba agresywna, chcąca przejąć kontrolę. Podając rękę powinno się patrzeć drugiej osobie w oczy – jest to oznaka szczerych chęci. Jednak trwające zbyt długo spojrzenie może zostać odczytane jako wezwanie do walki lub konfrontacji.

Po przywitaniu należy podać gościom coś do picia. Może to zrobić asystentka lub sam gospodarz, zależnie od panujących w firmie zwyczajów. Przed spotkaniem można ustawić na stole kilka butelek z wodą lub sokiem – w trakcie spotkania gość sam będzie mógł sięgnąć po to, na co ma ochotę. Gospodarz także powinien zamówić sobie coś do picia. W ten sposób uniknie skrępowania po stronie gościa, który może czuć się nieswojo pijąc kawę, podczas gdy gospodarz ma pustą filiżankę.

Podziękowanie za spotkanie

Bardzo miłym gestem na zakończenie negocjacji i zawarcie umowy są prezenty wręczane partnerom uczestniczącym w spotkaniu. Powinny one być raczej symboliczne, uniwersalne i wyważone cenowo, na przykład wino, pióro czy elegancki wizytownik.

Bardzo ważnym elementem negocjacji lub po prostu rozmów jest również wysłanie e-maila, listu lub kartki z podziękowaniem za spotkanie. Jest to bardzo miły gest, pomaga w utrwaleniu pozytywnego wrażenia, a jego ważność podkreślają eksperci. Niestety, 95% osób nie zadaje sobie takiego trudu lub nie robi tego w odpowiedni sposób.

Jeśli zdecydujesz się na wysłanie wiadomości z podziękowaniem za dyskusję, pamiętaj o kilku zasadach

  • Wyślij ją w ciągu 24 godzin od spotkania, ale nie zwlekaj zbyt długo.
  • Krótko i zwięźle wyraź wdzięczność za spotkanie.
  • Skup się na tym, co możesz zaoferować firmie.

Do takiej wiadomości warto dodać również coś osobistego, na przykład nawiązanie do tematu lub żartu, który padł podczas spotkania.

Jeśli zostałeś poproszony o kontakt z inną osobą, dołącz ją do korespondencji.

Jak odwołać spotkanie biznesowe?

Nieraz zdarza się, że sprawdzasz swój kalendarz służbowy i nie ma możliwości, abyś zrobił wszystko, co zaplanowałeś, i spotkał się ze wszystkimi, z którymi planowałeś się spotkać. Jak odwołać lub przenieść umówione spotkanie biznesowe wychodząc z tego z twarzą?

Najpierw spójrz w kalendarz, poukładaj priorytety i znajdź termin, co do którego będziesz w 100% pewny. Następnie poinformuj swojego niedoszłego rozmówcę telefonicznie o konieczności przełożenia spotkania. Jest to najwygodniejsza forma kontaktu. Wysyłając maila ryzykujesz, że nie zostanie on odczytany w odpowiednim czasie. Niezależnie od tego, po rozmowie telefonicznej potwierdź jeszcze przełożenie spotkania mailowo.

Czytaj także